MyDocSafe comprend des outils de gestion du cabinet qui permettent à votre équipe de gérer le travail interne, les tâches des clients et les opérations quotidiennes au même endroit.
Cette fonctionnalité vous aide à savoir qui est responsable de quoi, quelles sont les prochaines étapes et à quel client ou dossier chaque tâche est liée.
À quoi sert la gestion du cabinet ?
Vous pouvez utiliser la gestion du cabinet pour organiser et suivre des activités telles que :
l'intégration des clients
la collecte de documents
les contrôles internes
les actions de suivi
les contrôles de conformité
la préparation des signatures électroniques
les tâches liées au service client
les processus opérationnels récurrents
Plutôt que de suivre les tâches dans des feuilles de calcul, des e-mails ou des notes distincts, votre équipe peut gérer le travail directement dans MyDocSafe, aux côtés des clients, portails, documents et flux de travail concernés.
« Tâches » [Tasks]
Les tâches sont l'élément de base de la gestion du cabinet.
Vous pouvez créer une tâche pour un travail précis et l'attribuer à un membre de l'équipe. Chaque tâche peut inclure des informations utiles, notamment :
le titre de la tâche
une description
la personne responsable
une date d'échéance
un statut
le client ou le portail associé
des commentaires
des informations complémentaires
Il est ainsi plus facile de voir ce qui doit être fait, qui en est responsable et ce qui reste à accomplir.
Attribuer le travail aux membres de l'équipe
Les tâches peuvent être attribuées à des utilisateurs précis de votre organisation.
Les responsables et les membres de l'équipe peuvent ainsi identifier clairement les responsabilités de chacun. Au lieu de dépendre d'échanges informels par e-mail ou de consignes orales, chaque tâche a un responsable clairement désigné.
Les membres de l'équipe peuvent consulter leur liste de tâches pour voir ce qui leur est attribué et hiérarchiser leur travail.
Commentaires et collaboration
Les tâches peuvent inclure des commentaires, ce qui permet aux membres de l'équipe d'échanger sur l'avancement, de poser des questions ou de consigner des décisions.
Les échanges restent ainsi rattachés à la tâche elle-même, au lieu d'être dispersés entre les e-mails et les outils de messagerie. Cela constitue également un historique utile des actions réalisées et de leurs raisons.
« Modèles » [Templates]
Si votre équipe effectue régulièrement le même type de travail, vous pouvez utiliser des modèles de tâches pour gagner du temps.
Les modèles permettent de standardiser les processus courants, comme l'intégration d'un nouveau client, la préparation de documents à signer ou la réalisation de contrôles internes.
L'utilisation de modèles permet de ne pas oublier d'étapes importantes et de traiter le travail de manière cohérente au sein de l'équipe.
Suivi du temps
La gestion du cabinet peut également inclure des outils de suivi du temps, permettant aux utilisateurs d'enregistrer le temps consacré aux tâches.
Cela peut être utile pour :
comprendre le temps nécessaire à la réalisation du travail
évaluer la charge de travail de l'équipe
faciliter la facturation ou les rapports internes
améliorer l'efficacité opérationnelle
Attribuer des tâches aux clients
Les tâches peuvent également être attribuées aux clients et publiées dans leur portail client.
Cela est utile lorsque vous avez besoin qu'un client effectue une action, comme déposer un document, remplir un formulaire, vérifier des informations, signer un document ou confirmer qu'une action a été effectuée.
Lorsqu'une tâche est publiée dans le portail client, le client peut voir ce qu'il doit faire depuis son propre portail. Cela permet de structurer les actions à effectuer par les clients et de réduire le recours aux e-mails de rappel distincts ou aux relances manuelles.
Les tâches des clients peuvent être utilisées en parallèle des tâches internes, ce qui donne à votre équipe une vision plus claire des deux volets du processus : ce que votre équipe doit faire et ce qui est actuellement en attente d'une action du client.
Pourquoi utiliser la gestion du cabinet dans MyDocSafe ?
La gestion du cabinet permet de réunir les aspects opérationnels de votre activité et les outils destinés aux clients déjà disponibles dans MyDocSafe.
Votre équipe peut ainsi gérer les tâches, les portails, les documents, les formulaires, les flux de travail et les signatures électroniques depuis un même système.
Les principaux avantages sont les suivants :
des responsabilités mieux définies
moins de relances oubliées
une meilleure visibilité au sein de l'équipe
des processus plus cohérents
une moindre dépendance aux feuilles de calcul et aux boîtes de réception
une meilleure piste d'audit de l'activité interne
Exemple d'utilisation : intégration d'un client
Un processus d'intégration type peut comporter plusieurs étapes :
Créer un portail client.
Demander des documents au client.
Vérifier les informations transmises.
Préparer une lettre de mission.
Envoyer les documents pour signature électronique.
Effectuer les contrôles de conformité internes.
Marquer le processus d'intégration comme terminé.
Avec la gestion du cabinet, chacune de ces actions peut être représentée par une tâche, attribuée à la bonne personne, suivie jusqu'à son achèvement et faire l'objet d'échanges internes si nécessaire.
Premiers pas
Pour commencer, ouvrez la section « Gestion du cabinet » [Practice Management] ou « Opérations » [Operations] dans MyDocSafe et créez votre première tâche.
Vous pouvez ensuite attribuer la tâche à un membre de l'équipe, ajouter une date d'échéance, inclure les consignes pertinentes et mettre à jour le statut au fur et à mesure de l'avancement du travail.
Pour les processus récurrents, pensez à créer des modèles afin que votre équipe puisse suivre les mêmes étapes à chaque fois.