MyDocSafe peut généralement être évalué de trois façons : un essai gratuit de 30 jours, un projet pilote payant ou une preuve de concept (PoC) plus formelle.
Le choix dépend de la complexité de vos besoins et du niveau de validation interne, d’intégration ou de configuration nécessaire avant de pouvoir prendre une décision d’achat.
Essai gratuit de 30 jours
Pour la plupart des organisations, le mieux est de commencer par un essai gratuit de 30 jours.
L’essai vous permet de découvrir MyDocSafe dans un environnement de travail réel avant de souscrire un abonnement payant.
Aucune carte de paiement n’est requise pour commencer l’essai.
Pendant l’essai, vous pouvez généralement :
configurer votre organisation ;
inviter des collègues ;
créer des portails clients ;
tester les signatures électroniques ;
créer des formulaires et des flux de travail ;
essayer les propositions commerciales et les autres fonctionnalités de gestion de la relation client ;
explorer l’espace d’administration ;
tester la manière dont MyDocSafe pourrait s’intégrer à vos processus existants.
L’objectif de l’essai est de vous aider à répondre à une question concrète :
« MyDocSafe peut-il s’adapter au fonctionnement réel de notre cabinet ? »
Que se passe-t-il à la fin de l’essai gratuit ?
Avant la fin de l’essai, vous pouvez choisir la formule payante adaptée et continuer à utiliser le même compte MyDocSafe.
Vous n’avez pas besoin de tout recommencer.
Votre configuration et vos données existantes sont conservées lors du passage du compte à un abonnement payant. Vous pouvez ainsi continuer à utiliser l’environnement que vous avez déjà configuré, sans recréer de zéro les portails, contacts, modèles ou flux de travail.
Le parcours habituel est le suivant :
Commencer l’essai gratuit → configurer et tester → choisir une formule → ajouter les informations de facturation → continuer avec le même compte
Si vous décidez de ne pas poursuivre, l’essai ne se transforme pas automatiquement en abonnement payant au seul motif que les 30 jours sont écoulés.
Perdrons-nous nos données lors du passage de l’essai à un compte payant ?
Non.
Le passage d’un essai à un compte MyDocSafe payant est conçu pour assurer la continuité du même environnement.
Les données et la configuration existantes de votre compte devraient rester disponibles, notamment :
les contacts ;
les portails ;
les modèles ;
les documents ;
les formulaires ;
les flux de travail ;
les paramètres ;
les utilisateurs et les autorisations.
Vous pouvez ainsi utiliser l’essai pour une véritable mise en œuvre et des tests concrets, plutôt que comme un simple environnement de démonstration temporaire.
Quand un essai gratuit suffit-il ?
Un essai gratuit standard convient généralement lorsque :
vous évaluez les fonctionnalités standard de MyDocSafe ;
seuls quelques décideurs internes sont impliqués ;
aucun travail d’intégration important n’est nécessaire ;
vous pouvez tester votre cas d’usage à l’aide de la configuration habituelle du produit ;
votre processus d’achat n’exige pas de projet formalisé avant l’évaluation.
Pour de nombreux cabinets comptables, juridiques et autres prestataires de services professionnels, cela suffit.
Projets pilotes payants
Un projet pilote payant est plus adapté lorsqu’une évaluation concluante nécessite un travail important de la part de MyDocSafe ou lorsque le client souhaite tester la plateforme dans un environnement de production contrôlé.
Un projet pilote payant peut comprendre :
un groupe défini d’utilisateurs ou de clients ;
la configuration de flux de travail spécifiques ;
un accompagnement à la mise en œuvre ;
des modèles ou formulaires sur mesure ;
des travaux liés à l’API ou à l’intégration ;
la configuration de l’authentification unique (SSO) ;
la migration d’un échantillon de données ;
une formation ;
des critères de réussite convenus ;
des réunions de suivi régulières.
Par exemple, un grand cabinet de services professionnels peut choisir de tester MyDocSafe dans le cadre d’un projet pilote auprès d’un seul service, bureau ou segment de clientèle avant de décider de le déployer plus largement.
Que comprend généralement un projet pilote payant ?
Un projet pilote payant est généralement décrit dans une courte proposition ou un bon de commande précisant :
Rubrique | Contenu habituel |
Périmètre | Ce qui sera testé |
Utilisateurs | Nombre d’utilisateurs internes et/ou de clients concernés |
Durée | Souvent plusieurs semaines ou quelques mois |
Configuration | Flux de travail, portails, formulaires, modèles ou intégrations nécessaires |
Responsabilités | Ce que MyDocSafe et le client fourniront respectivement |
Critères de réussite | Ce qui doit être démontré |
Frais | Frais d’abonnement, de mise en œuvre ou de conseil |
Point de décision | Moment où les parties décident de procéder ou non à un déploiement plus large |
Un projet pilote doit être suffisamment étendu pour démontrer une valeur réelle, tout en restant assez limité pour être mis en œuvre rapidement.
Les frais du projet pilote sont-ils déduits du futur abonnement ?
Cela dépend de l’accord commercial.
Pour certains projets, le pilote constitue simplement la première étape d’une mise en œuvre plus large. Dans d’autres cas, des frais distincts peuvent être facturés pour le pilote afin de couvrir la configuration, le conseil ou les travaux sur mesure.
Si la déduction des frais du projet pilote du coût d’un futur déploiement est importante pour vous, demandez à ce que cela soit consigné dans la proposition avant le début du pilote.
Preuves de concept
Une preuve de concept est généralement utilisée lorsque la question principale est d’ordre technique, plutôt que de savoir simplement si le produit plaît aux utilisateurs.
Voici quelques exemples :
MyDocSafe peut-il s’intégrer à un système interne particulier ?
Un processus d’entrée en relation sur mesure peut-il être reproduit ?
L’authentification unique (SSO) peut-elle fonctionner avec le fournisseur d’identité du client ?
Une intégration API peut-elle prendre en charge le volume requis ?
Un flux de travail complexe peut-il être automatisé ?
MyDocSafe peut-il répondre à une exigence particulière d’architecture d’entreprise ?
Une PoC comporte normalement :
un objectif technique précisément défini ;
un périmètre limité ;
des données de test convenues ;
des critères de réussite convenus ;
une date de début et une date de fin ;
un point de décision à l’issue du projet.
Elle ne doit normalement pas se transformer en projet de développement sans échéance définie.
Comparaison entre essai, projet pilote et PoC
Option | Usage le plus adapté | Engagement du client | Implication de MyDocSafe |
Essai gratuit de 30 jours | Évaluation standard du produit | Faible | Accompagnement à la prise en main et assistance standard |
Projet pilote payant | Évaluation contrôlée en conditions réelles | Modéré | Configuration, mise en œuvre et, éventuellement, conseil |
Preuve de concept | Test d’une exigence technique spécifique | Projet défini | Implication des équipes techniques et produit |
Quelle option choisir ?
Optez pour un essai gratuit si votre question principale est :
« MyDocSafe nous convient-il et peut-il prendre en charge nos processus habituels ? »
Optez pour un projet pilote payant si la question est :
« Pouvons-nous le faire fonctionner pour une équipe ou un processus client particulier avant de le déployer ? »
Optez pour une preuve de concept si la question est :
« MyDocSafe peut-il techniquement réaliser cette opération précise ? »
Passer de l’évaluation à la production
L’un des avantages de l’environnement d’essai ou de projet pilote MyDocSafe est qu’il peut généralement servir de base à votre compte de production.
Lorsque cela est adapté, nous pouvons passer de :
Essai → Abonnement payant
ou de :
Projet pilote → Déploiement plus large
sans recréer le compte.
Pour les mises en œuvre de plus grande ampleur, nous pouvons convenir d’un court plan de transition couvrant notamment :
les utilisateurs en production ;
les autorisations définitives ;
les données de production ;
les intégrations ;
la facturation ;
la formation ;
les modalités d’assistance ;
la date de mise en production.
Comment commencer
Pour une évaluation standard, commencez simplement un essai gratuit de 30 jours.
Si vous pensez avoir besoin d’un projet pilote payant ou d’une PoC formelle, contactez l’équipe commerciale de MyDocSafe en décrivant brièvement :
ce que vous souhaitez tester ;
le nombre d’utilisateurs ;
le volume de clients prévu ;
les fonctionnalités requises ;
les intégrations concernées ;
le calendrier souhaité ;
la manière dont vous définiriez un résultat concluant.
Nous pourrons alors vous conseiller sur l’option la plus adaptée à votre besoin : essai gratuit, projet pilote payant ou preuve de concept.