Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
La plupart des entreprises doivent régulièrement recueillir des données personnelles auprès de leurs clients : au début de la relation ou chaque année, pour des raisons réglementaires. MyDocSafe propose plusieurs moyens de le faire (via des formulaires web ou des portails). Cet article explique comment procéder via les portails clients.
Accédez à « Portails » [Portals], cliquez sur les trois points à côté du groupe de portails souhaité et choisissez « Modèles de formulaire » [Form templates]. (Vous pouvez aussi ouvrir le groupe et cliquer sur « Modèles de formulaire » dans le menu de gauche.)
Vous pouvez ensuite ajouter votre premier formulaire :
Après avoir cliqué sur « Ajouter un formulaire » [Add Form], vous pourrez importer un formulaire depuis notre bibliothèque ou en créer un de toutes pièces à l’aide d’un large choix de widgets. Veillez à activer les notifications par e-mail pour être averti lorsqu’un client soumet un nouveau formulaire.
Une fois le formulaire créé, cliquez sur « Retour aux documents » [return to documents] pour le retrouver dans la liste des formulaires disponibles. Cliquez ensuite sur l’icône des paramètres, comme indiqué ci-dessous.
Cochez l’option « Plusieurs lignes » [multiple rows] si vous souhaitez que votre client puisse remplir le même formulaire plusieurs fois.
Si vous souhaitez que le formulaire apparaisse uniquement dans les portails portant une étiquette précise (si vos portails ont des étiquettes), saisissez cette étiquette dans « Afficher ce formulaire uniquement pour les portails avec étiquettes » [Show this form only for portals with labels].
Laissez les champs « Variable » [Variable] et « Source de données » [Data Source] vides.
Cliquez sur « Enregistrer » [Save].
Vous pouvez maintenant ouvrir n’importe quel portail du groupe de portails choisi pour voir comment le formulaire s’affichera pour vos clients :
Vous pouvez maintenant informer vos clients qu’un formulaire les attend, directement depuis MyDocSafe :
Pour un seul client : ouvrez son portail, accédez à « messages » [Messages], envoyez un message et choisissez « Demander des informations » [Request information].
Pour plusieurs clients à la fois : utilisez « Message diffusé » [Broadcast Message] et choisissez « Demander des informations ».