Les abonnements MyDocSafe peuvent être facturés mensuellement ou annuellement, selon l’offre et les conditions commerciales convenues. Certains services supplémentaires sont facturés séparément de l’abonnement principal ; vous pouvez donc recevoir plusieurs factures ou voir plusieurs lignes de facturation au cours d’une même période.
Nous utilisons Stripe pour la plupart des opérations de facturation des abonnements et des paiements par carte. MyDocSafe ne conserve pas l’intégralité des données de votre carte de paiement.
Facturation mensuelle ou annuelle
Les offres standard de MyDocSafe peuvent être souscrites sur une base mensuelle ou annuelle.
Facturation mensuelle
les frais d’abonnement sont facturés chaque mois ;
cette formule convient si vous privilégiez la flexibilité ;
les licences utilisateur supplémentaires ajoutées à une offre mensuelle sont normalement facturées au même rythme.
Facturation annuelle
les frais d’abonnement sont facturés annuellement, à l’avance ;
nos tarifs publiés prévoient actuellement une remise pour la facturation annuelle ;
les utilisateurs internes supplémentaires ajoutés à un abonnement annuel sont normalement facturés annuellement eux aussi.
Les offres et tarifs en vigueur sont disponibles sur la page des tarifs MyDocSafe.
Nos conditions d’utilisation précisent que les frais d’abonnement sont facturés à l’avance, de manière récurrente.
Comment recevoir mes factures ?
Les factures sont normalement émises par voie électronique. Pour les abonnements facturés via Stripe, les notifications de facturation et les factures sont envoyées au contact de facturation associé à votre compte. Le processus de facturation initial de MyDocSafe utilisait Stripe pour les factures récurrentes, et les données de carte de paiement peuvent être mises à jour dans les paramètres du compte.
Pour les grandes organisations ou les clients de l’offre Entreprise, la facturation peut suivre les modalités convenues dans le bon de commande, le devis ou le contrat.
Les services supplémentaires peuvent être facturés séparément
Certains services MyDocSafe sont facturés à l’usage ou achetés en complément de votre abonnement habituel.
Il peut s’agir, par exemple, des services suivants :
vérification d’identité ;
signatures électroniques avancées ou qualifiées (AES/QES) ;
frais de SMS
licences supplémentaires pour les utilisateurs invités ;
stockage supplémentaire ;
utilisation de l’API au-delà du quota inclus ;
prestations de conseil ou de mise en œuvre ;
services sur mesure pour l’offre Entreprise.
Nos tarifs actuels prévoient une facturation à l’usage pour la vérification d’identité et les signatures AES/QES, ainsi que l’achat séparé de licences supplémentaires pour les utilisateurs invités et de stockage supplémentaire.
Votre facturation peut donc comprendre :
Abonnement principal
plus
licences supplémentaires
plus
services supplémentaires facturés à l’usage
Ces éléments peuvent figurer sur des factures distinctes ou sur des lignes distinctes d’une même facture, selon la configuration de votre compte.
Ajouter un numéro de bon de commande
Si votre organisation exige qu’un numéro de bon de commande figure sur les factures, veuillez nous en informer avant l’émission de la facture, dans la mesure du possible.
Veuillez nous transmettre :
le nom de votre organisation ;
le nom du compte MyDocSafe ;
le numéro de bon de commande ;
toute mention ou référence requise concernant le bon de commande ;
le contact de facturation qui doit recevoir les factures.
Pour les clients de l’offre Entreprise ou ceux dont les achats sont gérés par un service achats, le numéro de bon de commande peut normalement être enregistré lors de la mise en place des conditions commerciales.
Si votre bon de commande change chaque année, veuillez envoyer le nouveau numéro avant la génération de la prochaine facture de renouvellement.
Pour les clients existants, le plus simple est de nous contacter via l’assistance intégrée à l’application.
Modifier le contact de facturation
Si les factures doivent être envoyées à une autre personne ou à une boîte de messagerie partagée du service comptable, contactez l’assistance MyDocSafe et indiquez :
le nom de l’organisation ou du compte ;
le contact de facturation actuel, si vous le connaissez ;
le nom du nouveau contact de facturation ;
la nouvelle adresse e-mail de facturation.
Par exemple, vous pouvez préférer que les factures soient envoyées à :
accounts@yourfirm.com
plutôt qu’à un collaborateur en particulier.
L’utilisation d’une boîte de messagerie partagée du service comptable peut éviter de manquer des notifications de renouvellement ou de paiement lorsque des collaborateurs changent de fonction.
Modifier l’adresse de facturation
Si l’adresse de facturation de votre entreprise ou les informations relatives à votre entité juridique changent, contactez-nous avant votre prochaine facture.
Veuillez fournir :
la dénomination de l’entité juridique ;
l’adresse de facturation ;
le numéro d’immatriculation de l’entreprise, le cas échéant ;
le numéro de TVA, le cas échéant ;
la date de prise d’effet du changement.
La modification du nom ou de l’adresse de l’entreprise affichés ailleurs dans MyDocSafe ne met pas nécessairement à jour les factures antérieures. Les changements concernant la facturation doivent donc être signalés séparément.
TVA
Le traitement des factures MyDocSafe en matière de TVA dépend principalement du lieu d’établissement du client aux fins de la TVA et du fait qu’il agisse ou non en tant que professionnel.
Tous les prix MyDocSafe s’entendent hors taxes applicables, sauf mention contraire expresse. Nos conditions d’utilisation confirment que les frais s’entendent hors taxes, sauf mention contraire. (MyDocSafe)
Voici un récapitulatif simplifié pour les clients professionnels :
Lieu d’établissement du client | Traitement habituel |
Royaume-Uni | La TVA britannique est normalement facturée |
Client professionnel dans l’UE | La TVA britannique n’est normalement pas facturée lorsque les règles de territorialité des prestations B2B s’appliquent ; le client peut être tenu d’autoliquider la TVA dans son pays |
Client professionnel hors du Royaume-Uni et de l’UE | Généralement hors du champ d’application de la TVA britannique selon la règle générale de territorialité des prestations B2B |
Consommateur ou client non professionnel hors du Royaume-Uni | Des règles différentes peuvent s’appliquer, notamment pour les services fournis par voie électronique |
Selon la règle générale B2B de HMRC, les services sont normalement considérés comme fournis au lieu d’établissement du client professionnel. Un prestataire britannique ne facture donc généralement pas de TVA britannique lorsqu’un client B2B remplissant les conditions requises est établi hors du Royaume-Uni.
Le traitement effectif peut dépendre de la situation du client et de la nature du service. La facture émise par MyDocSafe doit donc être considérée comme le document de référence pour la facturation.
Clients de l’UE et autoliquidation
Si vous êtes un client professionnel de l’UE, nous pouvons vous demander de fournir votre numéro d’identification à la TVA ainsi que d’autres justificatifs confirmant que vous achetez MyDocSafe à titre professionnel.
Lorsque les règles habituelles applicables aux opérations B2B transfrontalières s’appliquent :
MyDocSafe ne facture pas de TVA britannique ;
la facture peut indiquer que l’autoliquidation s’applique ;
il incombe au client de déclarer toute TVA locale exigible dans son pays.
Les directives de HMRC confirment que, pour les services numériques B2B transfrontaliers, le client professionnel est généralement responsable de la déclaration de la TVA dans sa propre juridiction.
Par exemple, un cabinet comptable immatriculé à la TVA en France qui achète MyDocSafe pour son activité doit normalement s’attendre à ce que l’opération soit traitée comme une prestation B2B, sans facturation de TVA britannique, sous réserve des règles de TVA applicables.
Clients professionnels dans le reste du monde
Lorsqu’un client professionnel est établi hors du Royaume-Uni et de l’UE, la règle générale de territorialité des prestations B2B signifie habituellement que la prestation est hors du champ d’application de la TVA britannique.
Des taxes locales peuvent néanmoins s’appliquer dans le pays du client.
Il incombe aux clients de veiller à déclarer toutes les taxes locales qui leur sont applicables.
Pourquoi avez-vous besoin de mon numéro de TVA ?
Le numéro de TVA nous aide à déterminer le traitement fiscal approprié pour les achats professionnels transfrontaliers.
Si vous êtes un client professionnel de l’UE, veuillez vérifier que le numéro de TVA et les informations relatives à l’entité juridique fournis à MyDocSafe sont exacts.
Si vous ne fournissez pas de justificatifs suffisants attestant que vous achetez à titre professionnel, des règles de TVA différentes peuvent s’appliquer. Les directives de HMRC précisent que le statut professionnel du client est un élément à prendre en compte pour déterminer le traitement des services numériques transfrontaliers en matière de TVA.
Mettre à jour votre moyen de paiement
Lorsque votre abonnement est payé via Stripe, vous pouvez gérer vos informations de paiement depuis votre compte MyDocSafe.
Accédez à :
« Page d'accueil » [Home] → « Paramètres » [Settings] → « Abonnement et facturation » [Subscription & Billing]
La documentation existante sur la facturation indique que les données de carte de paiement sont conservées par Stripe, et non par MyDocSafe, et que Stripe peut vous avertir lorsqu’une carte enregistrée arrive à expiration.
La grille tarifaire actuelle de MyDocSafe prévoit également le paiement par les principales cartes de crédit, par prélèvement automatique et, pour les offres Entreprise, par virement bancaire.
Si vous avez une question sur la facturation
Contactez MyDocSafe via l’assistance intégrée à l’application et indiquez :
le nom de votre organisation ;
le nom du compte ;
le numéro de facture, le cas échéant ;
l’adresse e-mail de facturation ;
le numéro de bon de commande, le cas échéant ;
le numéro de TVA, le cas échéant ;
une brève explication des modifications nécessaires.
Pour les questions relatives à la TVA ou aux achats, il est préférable de nous contacter avant la génération de la prochaine facture, afin que les informations correctes concernant l’entité juridique, l’adresse de facturation, le bon de commande et la TVA puissent être appliquées dès le départ.