Nota: algunas capturas de pantalla aún muestran la interfaz en inglés; las etiquetas traducidas aparecen en el texto.
¿Prefiere ver un vídeo? Este breve vídeo le guía por todos los pasos. También puede leer las instrucciones que aparecen a continuación.
Enviar una cotización, una propuesta o un flujo de trabajo previo al alta es una forma eficaz de vender servicios profesionales o de evaluar a posibles clientes antes de decidir si desea trabajar con ellos. Su cliente potencial puede revisar la cotización, aceptarla y enviarle documentos, todo desde un mismo lugar.
Antes de empezar, añada sus servicios y precios (consulte 6. Añadir sus servicios).
1. Crear un grupo de propuestas
Haga clic en "Propuestas" [Proposals] en el menú superior. Los grupos de propuestas le permiten organizar sus propuestas por cliente, proyecto, equipo o área de negocio. Ya existe un grupo predeterminado, "Cotizaciones y propuestas" [Quotes & Proposals], que puede utilizar. También puede crear uno propio: haga clic en el botón "+" junto a "Grupos de propuestas" [Proposal Groups], introduzca un nombre y haga clic en "Crear" [Create]. Sus clientes no verán este nombre.
2. Iniciar una nueva propuesta y elegir el destinatario
Abra su grupo y haga clic en el botón "+". En "Paso 1: ¿Quién debería recibir la propuesta?" [Step 1: Who should receive the proposal?], empiece a escribir para buscar en sus contactos o seleccione "Añadir un nuevo contacto" [Add a new contact] para crear uno en ese momento (nombre, apellidos y dirección de correo electrónico).
Deje "Plantilla de propuesta" [Proposal Template] con la opción "Nuevo flujo de trabajo" [New workflow], salvo que ya haya creado plantillas de flujos de trabajo para propuestas. A continuación, haga clic en "Ir al paso 2" [Go to step 2].
3. Crear su flujo de trabajo
Su propuesta es un flujo de trabajo compuesto por pasos ("widgets"). Haga clic en el botón "+" para verlos todos: "Solicitar una firma" [Request a signature], "Solicitar ver y aprobar" [Ask to view and approve], "Cargar documentos" [Upload documents], "Servicios y pago" [Services and payment], "Página de mensaje" [Message Page], "Formulario" [Form], "Verificaciones de identidad" [ID Verifications], "Invitar a TaxNavHQ" [Invite to TaxNavHQ] y "Vídeo" [Video]. Cada widget se configura por separado y puede arrastrar los pasos para cambiar su orden.
4. Añadir el paso "Servicios y pago"
Seleccione "Servicios y pago". En "Pago" [Payment], elija una de estas opciones:
"Sin pago" [No payment]: su cliente potencial ve y aprueba la cotización.
"Stripe" o "GoCardless": su cliente potencial acepta la cotización y paga o configura un método de pago. Conecte primero su cuenta de Stripe o GoCardless (utilice el enlace "Abrir configuración" [Open settings]).
Si utiliza Xero, también puede marcar "Crear factura en Xero" [Create Invoice in Xero] en "Integraciones" [Integrations].
En "Servicios" [Services], haga clic en "Aplicar paquete de servicios" [Apply service package] para añadir un paquete completo de una vez o active los servicios uno a uno. Elija la moneda, compruebe los precios y haga clic en "Guardar" [Save].
5. Añadir más pasos
Añada los demás pasos que necesite. Por ejemplo, añada "Cargar documentos" y utilice el cuadro de instrucciones para solicitar un documento de identidad con fotografía y extractos bancarios recientes una vez aceptada la cotización. Marque "El paso solo está disponible cuando se han completado todos los pasos anteriores" [The step is available only after all previous steps are completed] para que su cliente potencial acepte primero la cotización.
6. "Completar y enviar" [Complete and send]
Cuando esté listo, haga clic en "Completar y enviar", añada un mensaje personal y haga clic en "Enviar" [Send].
7. Su cliente potencial recibe un correo electrónico
Su cliente potencial recibe un correo electrónico de su empresa con el botón "Continuar con la propuesta" [Proceed to proposal].
La propuesta se abre en su navegador. Puede revisar la cotización, descargarla en PDF y hacer clic en "Aceptar cotización" [Accept quote] para pasar después al siguiente paso.
8. Hacer un seguimiento de sus propuestas
De vuelta en su cuenta, la lista de propuestas muestra el número y el estado de cada propuesta, cuándo interactuó el cliente potencial con ella por última vez y a quién se envió.
Consideraciones avanzadas:
Haga clic en "Copiar como plantilla" [Copy as template] en el editor de flujos de trabajo para reutilizar una propuesta rápidamente.
Utilice "Estados del flujo de trabajo" [Workflow statuses] para añadir sus propios estados a cada paso y mejorar los informes, y "Recordatorios" [Reminders] para enviar recordatorios automáticos a sus clientes potenciales.
Una vez aceptada la propuesta, invite a su cliente a un portal habitual.
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