Las suscripciones de MyDocSafe pueden facturarse mensual o anualmente, según el plan y el acuerdo comercial. Algunos servicios adicionales se cobran por separado de la suscripción principal, por lo que puede recibir más de una factura o concepto de factura durante un período de facturación.
Utilizamos Stripe para la mayor parte de la facturación de suscripciones y los pagos con tarjeta. MyDocSafe no almacena los datos completos de su tarjeta de pago.
Facturación mensual frente a anual
Los planes estándar de MyDocSafe pueden contratarse con periodicidad mensual o anual.
Facturación mensual
las cuotas de suscripción se cobran cada mes;
es útil si prefiere flexibilidad;
las licencias de usuario adicionales que se añaden a un plan mensual normalmente se facturan con la misma periodicidad.
Facturación anual
las cuotas de suscripción se cobran anualmente por adelantado;
nuestras tarifas publicadas ofrecen actualmente un descuento por facturación anual;
los usuarios internos adicionales que se añaden a una suscripción anual normalmente también se facturan anualmente.
Puede consultar los planes y precios actuales en la página de precios de MyDocSafe.
Nuestras Condiciones del servicio establecen que las cuotas de suscripción se facturan por adelantado de forma recurrente.
¿Cómo recibo las facturas?
Las facturas normalmente se emiten electrónicamente. En las suscripciones facturadas a través de Stripe, las notificaciones de facturación y las facturas se envían al contacto de facturación asociado a su cuenta. El proceso de facturación original de MyDocSafe utilizaba Stripe para las facturas recurrentes, y los datos de la tarjeta de pago pueden actualizarse desde los ajustes de la cuenta.
Para los clientes de mayor tamaño o con un plan Enterprise, la facturación puede seguir, en su lugar, lo acordado en el formulario de pedido, el presupuesto o el contrato.
Los servicios adicionales pueden facturarse por separado
Algunos servicios de MyDocSafe se cobran según el uso o se contratan como complemento de su suscripción habitual.
Algunos ejemplos son:
verificación de identidad;
firmas electrónicas avanzadas o cualificadas (AES/QES);
cargos por SMS
licencias adicionales de usuarios invitados;
almacenamiento adicional;
uso de la API por encima del límite incluido;
servicios de consultoría o implantación;
servicios Enterprise a medida.
Nuestras tarifas actuales incluyen la verificación de identidad y las firmas AES/QES como servicios de pago por uso, y permiten contratar por separado licencias adicionales de usuarios invitados y almacenamiento.
Por tanto, su facturación puede incluir:
Suscripción principal
más
licencias adicionales
más
servicios adicionales según el uso
Estos cargos pueden aparecer en facturas separadas o como conceptos separados en una misma factura, según la configuración de su cuenta.
Añadir un número de orden de compra
Si su organización necesita que figure un número de orden de compra (PO) en las facturas, comuníquenoslo antes de que se emita la factura siempre que sea posible.
Envíenos:
el nombre de su organización;
el nombre de la cuenta de MyDocSafe;
el número de orden de compra;
cualquier texto o referencia que deba incluirse en relación con la orden de compra;
el contacto de facturación que debe recibir las facturas.
Para los clientes Enterprise o aquellos cuyas compras gestiona un departamento de compras, el número de orden de compra normalmente puede registrarse durante la configuración comercial inicial.
Si su orden de compra cambia cada año, envíe el nuevo número antes de que se genere la siguiente factura de renovación.
Para los clientes actuales, la vía más sencilla es ponerse en contacto con nosotros a través del soporte de la aplicación.
Cambiar el contacto de facturación
Si las facturas deben enviarse a otra persona o a un buzón compartido del departamento financiero, póngase en contacto con el soporte de MyDocSafe y facilite:
el nombre de la organización o cuenta;
el contacto de facturación actual, si lo conoce;
el nombre del nuevo contacto de facturación;
la nueva dirección de correo electrónico de facturación.
Por ejemplo, puede que prefiera que las facturas se envíen a:
accounts@yourfirm.com
en lugar de a un empleado concreto.
Utilizar un buzón compartido del departamento financiero puede ayudar a evitar que se pasen por alto las notificaciones de renovación o pago cuando el personal cambia de funciones.
Cambiar la dirección de facturación
Si cambia la dirección de facturación de su empresa o los datos de la entidad jurídica, póngase en contacto con nosotros antes de su próxima factura.
Facilite los siguientes datos:
la denominación de la entidad jurídica;
la dirección de facturación;
el número de registro de la empresa, cuando corresponda;
el número de identificación a efectos del IVA, si procede;
la fecha de entrada en vigor del cambio.
Cambiar el nombre o la dirección de la empresa que se muestran en otras secciones de MyDocSafe puede no actualizar automáticamente las facturas anteriores, por lo que los cambios de facturación deben comunicarse por separado.
IVA
El tratamiento del IVA en las facturas de MyDocSafe depende principalmente de dónde está establecido el cliente a efectos del IVA y de si actúa como empresa.
Debe considerarse que todos los precios de MyDocSafe excluyen los impuestos aplicables, salvo que se indique expresamente lo contrario. Nuestras Condiciones del servicio confirman que las tarifas no incluyen impuestos, salvo que se indique lo contrario. (MyDocSafe)
Esta es una guía simplificada para clientes empresariales:
Ubicación del cliente | Tratamiento habitual |
Reino Unido | Normalmente se aplica el IVA del Reino Unido |
Cliente empresarial de la UE | Normalmente no se aplica el IVA del Reino Unido cuando son aplicables las reglas de localización de las prestaciones de servicios entre empresas (B2B); el cliente puede tener que declarar el IVA en su país mediante la inversión del sujeto pasivo |
Cliente empresarial de fuera del Reino Unido y de la UE | Normalmente no está sujeto al IVA del Reino Unido conforme a la regla general de localización de las prestaciones de servicios B2B |
Consumidor o cliente no empresarial de fuera del Reino Unido | Pueden aplicarse reglas diferentes, especialmente para los servicios prestados por vía electrónica |
La regla general B2B de HMRC establece que los servicios normalmente se consideran prestados donde está establecido el cliente empresarial. Por tanto, un proveedor del Reino Unido generalmente no aplica el IVA del Reino Unido cuando un cliente B2B que cumple los requisitos está establecido fuera del Reino Unido.
El tratamiento concreto puede depender de las circunstancias del cliente y de la naturaleza del servicio, por lo que la factura emitida por MyDocSafe debe considerarse el documento de facturación definitivo.
Clientes de la UE e inversión del sujeto pasivo
Si es un cliente empresarial de la UE, podemos pedirle que facilite su número de identificación a efectos del IVA y otros justificantes que confirmen que contrata MyDocSafe como empresa.
Cuando se aplican las reglas habituales para operaciones transfronterizas B2B:
MyDocSafe no aplica el IVA del Reino Unido;
la factura puede indicar que se aplica la inversión del sujeto pasivo;
el cliente es responsable de declarar el IVA local que corresponda en su país.
Las directrices de HMRC confirman que, en los servicios digitales transfronterizos B2B, el cliente empresarial generalmente es responsable de declarar el IVA en su propia jurisdicción.
Por ejemplo, para un despacho contable registrado a efectos del IVA en Francia que contrata MyDocSafe para su actividad, lo habitual sería que la operación se tratara como una prestación B2B en lugar de aplicar el IVA del Reino Unido, con sujeción a las normas de IVA aplicables.
Clientes empresariales del resto del mundo
Cuando un cliente empresarial está establecido fuera tanto del Reino Unido como de la UE, la regla general de localización de las prestaciones de servicios B2B normalmente implica que la prestación no está sujeta al IVA del Reino Unido.
No obstante, pueden aplicarse impuestos locales en el país del cliente.
Los clientes son responsables de asegurarse de declarar los impuestos locales que les correspondan.
¿Por qué necesitan mi número de identificación a efectos del IVA?
El número de identificación a efectos del IVA nos ayuda a determinar el tratamiento fiscal correcto de las compras empresariales transfronterizas.
Si es un cliente empresarial de la UE, asegúrese de que el número de identificación a efectos del IVA y los datos de la entidad jurídica facilitados a MyDocSafe sean correctos.
Si no aporta pruebas suficientes de que contrata como empresa, pueden aplicarse otras reglas de IVA. Las directrices de HMRC señalan expresamente que la condición empresarial del cliente es relevante para determinar el tratamiento del IVA de los servicios digitales transfronterizos.
Actualizar su método de pago
Si su suscripción se paga a través de Stripe, puede gestionar los datos de pago desde su cuenta de MyDocSafe.
Vaya a:
"Inicio" [Home] → "Ajustes" [Settings] → "Suscripción y facturación" [Subscription & Billing]
La documentación de facturación existente indica que Stripe, y no MyDocSafe, almacena los datos de las tarjetas de pago y que Stripe puede avisarle cuando una tarjeta guardada esté a punto de caducar.
Las opciones de pago de las tarifas actuales de MyDocSafe también incluyen las principales tarjetas de crédito, la domiciliación bancaria y, para los planes Enterprise, la transferencia bancaria.
Si tiene alguna duda sobre la facturación
Póngase en contacto con MyDocSafe a través del canal de soporte de la aplicación e incluya:
el nombre de su organización;
el nombre de la cuenta;
el número de factura, si procede;
el correo electrónico de facturación;
el número de orden de compra, si corresponde;
el número de identificación a efectos del IVA, cuando corresponda;
una breve explicación de lo que debe cambiarse.
Para consultas sobre el IVA o la gestión de compras, lo mejor es ponerse en contacto con nosotros antes de que se genere la siguiente factura, para que los datos de la entidad jurídica, la dirección de facturación, la orden de compra y el IVA sean correctos desde el principio.