Cómo obtener un presupuesto o una propuesta formal de MyDocSafe
Si necesita algo más formal que los precios publicados en nuestro sitio web, MyDocSafe puede facilitarle un presupuesto o una propuesta comercial más detallada.
Esto resulta especialmente útil si su organización requiere una orden de compra, la aprobación interna del presupuesto, una revisión por parte del departamento de compras, una duración contractual definida o un alcance personalizado antes de realizar la compra.
¿Qué información necesitamos de usted?
Para preparar un presupuesto preciso, envíenos lo siguiente:
Información | Qué debe facilitar |
Entidad jurídica | La denominación social completa de la organización que adquirirá MyDocSafe |
Dirección de facturación | La dirección que debe figurar en el presupuesto y en las facturas posteriores |
Número de usuarios internos / licencias | Cuántos miembros de su organización necesitarán sus propias credenciales de acceso a MyDocSafe |
Número previsto de clientes / usuarios invitados | Especialmente importante para implantaciones de mayor envergadura o un número de portales fuera de lo habitual |
Plan preferido | Business Pro, Accounting Pro, Deal Pro o Enterprise, si ya lo sabe |
Funcionalidades requeridas | Por ejemplo, portales de clientes, firmas electrónicas, formularios web, propuestas, flujos de trabajo, acceso a la API, SSO, salas de datos o requisitos a medida |
Duración del contrato | Por ejemplo, mensual, 12 meses, varios años u otro plazo acordado |
Frecuencia de facturación | Mensual, anual u otra modalidad acordada |
Fecha de inicio propuesta | Especialmente útil cuando el presupuesto está vinculado a un calendario de compras o de implantación |
Requisitos de la orden de compra | Indíquenos si su organización requiere un número de orden de compra (PO) para poder aceptar facturas |
Requisitos de compras | Indíquenos si también necesita un acuerdo de nivel de servicio (SLA), un acuerdo de tratamiento de datos (DPA), documentación de seguridad, una declaración de residencia de datos u otra información del proveedor |
No necesita tener todos los detalles cerrados antes de ponerse en contacto con nosotros. Si sus requisitos son sencillos, el número de usuarios y las funcionalidades principales requeridas suelen bastar para iniciar la conversación.
Presupuesto o propuesta: ¿cuál es la diferencia?
Un presupuesto suele ser adecuado cuando los requisitos son sencillos.
Normalmente incluye:
cliente/entidad jurídica;
plan de MyDocSafe;
número de licencias;
precio unitario;
servicios adicionales o cuotas de uso incluidas, cuando corresponda;
frecuencia de facturación;
duración del contrato;
IVA;
precio total;
condiciones de pago;
período de validez del presupuesto.
Para una suscripción estándar, esto puede ser todo lo que necesite su equipo de compras.
Una propuesta formal es más adecuada para proyectos de mayor envergadura o complejidad. Además de los precios comerciales, puede incluir:
sus requisitos;
solución de MyDocSafe propuesta;
alcance de los servicios;
enfoque de implantación;
integraciones;
requisitos de flujos de trabajo a medida;
responsabilidades de cada parte;
supuestos;
fases del proyecto;
calendario orientativo de implantación;
condiciones de soporte/SLA, cuando corresponda.
Los clientes de Enterprise y las organizaciones que contemplen integraciones importantes o desarrollos a medida normalmente recibirán una propuesta en lugar de un simple presupuesto.
¿Cuánto tiempo se tarda?
Para un presupuesto de suscripción sencillo, normalmente procuramos entregarlo en el plazo de un día laborable una vez que disponemos de la información necesaria.
Una propuesta formal que incluya flujos de trabajo a medida, integraciones, SSO, volúmenes importantes o requisitos de Enterprise puede requerir una conversación inicial para concretar las necesidades. Prevea unos días laborables, según la complejidad de los requisitos.
Los procesos de compra de gran envergadura pueden tardar más cuando se requiere la participación de los equipos jurídicos, de seguridad de la información o técnicos.
¿Durante cuánto tiempo es válido un presupuesto?
Salvo que se indique lo contrario en el presupuesto, recomendamos considerar que los presupuestos de MyDocSafe tienen una validez de 30 días desde la fecha de emisión. Prevalece el período de validez indicado en el propio presupuesto. Si prevé que su proceso de compra llevará más tiempo, indíquenoslo al solicitar el presupuesto. Es posible que podamos ofrecerle un período de validez más largo o actualizar el presupuesto cuando su organización esté lista para continuar. Una propuesta también puede contener supuestos que deban confirmarse de nuevo si transcurre un tiempo considerable o cambia el alcance.
¿Qué ocurre tras la aceptación?
Para una suscripción estándar, el proceso suele ser el siguiente:
"Aceptar cotización" [Accept quote] → facilitar la orden de compra si se requiere → confirmación de la suscripción/pedido → organización de la facturación → activación de la cuenta de MyDocSafe o conversión de la prueba existente al plan acordado.
Si ya dispone de una prueba de MyDocSafe, normalmente podemos utilizar esa cuenta en lugar de crear un entorno nuevo.
En proyectos de mayor envergadura, la aceptación puede dar paso a:
firma del contrato o del formulario de pedido;
finalización del proceso de compra;
inicio del proyecto;
configuración;
trabajos de integración;
configuración de usuarios;
pruebas;
puesta en producción.
Su propuesta normalmente explicará los pasos de implantación que correspondan.
¿Necesito un presupuesto para adquirir MyDocSafe?
No.
La mayoría de las organizaciones más pequeñas pueden simplemente iniciar una prueba y seleccionar un plan estándar adecuado.
Un presupuesto formal resulta útil cuando su organización:
necesita una aprobación interna de la compra;
requiere una orden de compra;
desea documentar un compromiso anual o de varios años;
tiene un mayor número de usuarios;
necesita funcionalidades de Enterprise;
requiere funcionalidades o integraciones a medida;
está llevando a cabo un proceso formal de compra.
Cómo solicitar un presupuesto
La forma más sencilla es ponerse en contacto con el equipo de ventas de MyDocSafe o, si ya tiene una cuenta, utilizar el canal de soporte de la aplicación y solicitar un presupuesto.
Una solicitud útil puede ser simplemente:
“Les ruego que me faciliten un presupuesto formal de MyDocSafe para [entidad jurídica], para [número] usuarios internos, con periodicidad [mensual/anual]. Necesitamos [plan/funcionalidades] y nos gustaría que la suscripción comenzara en torno al [fecha].”
Si también necesita un SLA, un DPA, una declaración de residencia de datos, documentación de seguridad u otra documentación para el proceso de compra, indíquelo al mismo tiempo para que podamos facilitarle los documentos pertinentes junto con la propuesta comercial.