Domicilio social, operaciones y residencia de los datos
A veces, los clientes preguntan dónde está «ubicado» MyDocSafe, dónde se almacenan sus datos y si ambas cosas son lo mismo. No lo son.
Domicilio social frente a ubicación operativa
DocSafe Limited, la empresa responsable de MyDocSafe, es una empresa británica registrada en Inglaterra y Gales. Su domicilio social es la dirección legal oficial de la empresa y se utiliza a efectos societarios y legales.
El domicilio social no debe confundirse con:
el lugar donde se aloja la aplicación MyDocSafe;
el lugar donde se almacenan los archivos de los clientes;
el lugar donde se encuentra la infraestructura en la nube; o
el lugar donde operan determinados proveedores o subencargados del tratamiento.
A efectos de protección de datos y contratación de proveedores, las cuestiones más relevantes suelen ser dónde se almacenan y se tratan los datos de los clientes, más que la dirección del domicilio social de la empresa.
¿Dónde se almacenan los datos de los clientes de MyDocSafe?
Al crear una cuenta de MyDocSafe, los clientes pueden seleccionar su ubicación preferida para el almacenamiento de datos.
Actualmente, las opciones estándar incluyen:
"Reino Unido" [United Kingdom]
"Unión Europea (Irlanda)" [European Union (Ireland)]
"Estados Unidos" [United States]
Puede comprobar en cualquier momento qué ubicación utiliza su cuenta; consulte Cómo comprobar dónde se almacenan sus datos.
MyDocSafe recomienda elegir la región que mejor se ajuste a sus requisitos normativos y operativos. Por ejemplo, las organizaciones del Reino Unido normalmente seleccionarían el Reino Unido, mientras que las de la UE normalmente seleccionarían la Unión Europea. Los clientes empresariales con requisitos específicos pueden ponerse en contacto con MyDocSafe para estudiar otras opciones.
MyDocSafe utiliza Amazon Web Services (AWS) para su infraestructura principal de alojamiento. Los archivos subidos a MyDocSafe se cifran mediante AES-256 y se almacenan en la infraestructura regional de AWS. (MyDocSafe)
¿Qué significa «residencia de los datos»?
La residencia de los datos suele referirse a la región geográfica en la que se almacenan sus datos como cliente. Por ejemplo, si su organización ha seleccionado la residencia de los datos en el Reino Unido, el objetivo es que los datos del cliente correspondientes se almacenen en la región de alojamiento del Reino Unido configurada para su cuenta.
Esto es distinto de la ubicación del domicilio social de MyDocSafe y también puede diferir de las ubicaciones desde las que se realizan determinadas actividades de asistencia, infraestructura o subcontratación del tratamiento.
Tratamiento en el Reino Unido y la UE
La información publicada por MyDocSafe sobre el RGPD indica que los clientes pueden seleccionar centros de datos del Reino Unido, la UE o Estados Unidos, y que el tratamiento principal de los datos se lleva a cabo en Dublín, Irlanda.
Por ello, conviene distinguir entre:
Ubicación de almacenamiento: la región seleccionada para su cuenta, como el Reino Unido o la UE.
Ubicación de tratamiento: las ubicaciones desde las que los sistemas o los proveedores de servicios autorizados pueden tratar datos para prestar el servicio.
Estas distinciones pueden ser importantes para las organizaciones con requisitos de residencia especialmente estrictos, como las empresas de servicios financieros, los organismos del sector público o las organizaciones sujetas a requisitos contractuales de localización.
¿Qué ocurre con los proveedores externos?
Como la mayoría de los proveedores de SaaS, MyDocSafe recurre a proveedores externos especializados para prestar partes del servicio. Su acuerdo de encargo del tratamiento publicado identifica a los subencargados del tratamiento, entre ellos AWS para el alojamiento y proveedores especializados para funciones como el envío de correos electrónicos, los pagos y la verificación de identidad.
El hecho de que sus datos principales de MyDocSafe se almacenen en una región determinada no significa necesariamente que todos los datos asociados a cada servicio opcional se traten exclusivamente dentro de esa región.
Por ejemplo, el uso de:
la verificación de identidad;
el procesamiento de pagos;
el envío de correos electrónicos;
las integraciones; u
otros servicios de terceros
puede implicar encargados del tratamiento y ubicaciones adicionales.
Si esto es importante para su organización, recomendamos solicitar una declaración de residencia de los datos que abarque los servicios específicos de MyDocSafe que tenga previsto utilizar.
¿Puedo elegir la región de almacenamiento de mis datos?
Sí.
Al configurar una cuenta de MyDocSafe, elija la ubicación de almacenamiento de datos adecuada para su organización.
Nuestra orientación general es la siguiente:
Organización | Elección habitual |
Organización del Reino Unido | Reino Unido |
Organización de la UE | Unión Europea (Dublín, Irlanda) |
Organización de Estados Unidos | Estados Unidos |
Organización con requisitos específicos de residencia de los datos | Póngase en contacto con MyDocSafe |
Si su organización tiene requisitos contractuales o normativos específicos, no se base únicamente en esta orientación general. Pídanos que confirmemos la configuración que propone.
Cómo solicitar una declaración de residencia de los datos
Si su equipo de cumplimiento normativo, seguridad de la información o compras necesita una confirmación por escrito, póngase en contacto con MyDocSafe y solicite una declaración de residencia de los datos.
La forma más sencilla es utilizar la asistencia desde la aplicación mientras tiene una sesión iniciada en MyDocSafe, o ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia.
Incluya lo siguiente:
el nombre de su organización;
el nombre o ID de su cuenta de MyDocSafe;
la región de almacenamiento de datos que necesita;
si su consulta se refiere únicamente al almacenamiento o también al tratamiento;
qué servicios de MyDocSafe utiliza o tiene previsto utilizar, en particular las integraciones opcionales y los servicios de pagos o verificación de identidad;
si necesita la declaración para una finalidad normativa, contractual o de contratación de proveedores concreta.
Así podremos facilitarle una declaración adecuada para su cuenta y, cuando sea necesario, identificar a los subencargados del tratamiento pertinentes.
¿Qué debo solicitar?
Para la mayoría de los procesos de contratación de proveedores, basta con el siguiente texto:
«Les rogamos que nos faciliten una declaración actualizada de residencia de los datos de nuestra cuenta de MyDocSafe que confirme la ubicación de almacenamiento de los datos principales del cliente, las ubicaciones de tratamiento pertinentes y los subencargados del tratamiento relevantes para los servicios que utilizamos».
Para una evaluación de diligencia debida más detallada, también puede solicitar:
el acuerdo de encargo del tratamiento de MyDocSafe;
información actualizada sobre los subencargados del tratamiento;
información sobre seguridad;
detalles de la certificación ISO 27001; e
información sobre transferencias internacionales.
MyDocSafe cuenta con la certificación ISO 27001:2022; la información actualizada sobre la certificación está disponible en nuestra página de información general sobre seguridad. (MyDocSafe)
Más información
Importante: Si su organización exige estrictamente que los datos no salgan de un país o región determinados bajo ninguna circunstancia, comuníquenoslo antes de la implantación para que podamos confirmar si la configuración de MyDocSafe requerida y los servicios opcionales de terceros son compatibles con ese requisito.