Todos los sectores utilizan los mismos componentes básicos: grupos del portal, portales, subportales, formularios y flujos de trabajo. Si aún no los conoce, lea primero Cómo funcionan los portales de clientes. La siguiente tabla muestra los procesos que los clientes de cada sector gestionan con mayor frecuencia a través de los portales y la configuración que recomendamos como punto de partida.
Sector | Procesos habituales | Configuración recomendada |
Contables, tenedores de libros, asesores fiscales y gestores de nóminas | Cartas de encargo, aprobación de cuentas y declaraciones de IVA, incorporación de clientes y comprobaciones de prevención del blanqueo de capitales, distribución de informes de nóminas y recibos de salarios | Un grupo del portal llamado "Clientes" [Clients] y un portal por cliente. Para los recibos de salarios, añada un grupo de subportales llamado "Empleados" [Employees] y utilice la distribución segura de documentos. Recopile documentos de identidad y datos de conocimiento del cliente (KYC) mediante formularios en los portales. |
Gestores patrimoniales, asesores financieros independientes (IFA), pensiones, capital riesgo y fusiones y adquisiciones | Incorporación de clientes, documentación de pensiones, rondas de inversión y salas de datos para operaciones | Un grupo del portal por proceso (por ejemplo, "Incorporación" [Onboarding] y "Operaciones" [Deals]). Para la incorporación, cree un flujo de trabajo del portal; para una sala de datos, suele bastar con un portal sencillo con carpetas. |
Despachos de abogados, asistentes jurídicos y corredores de seguros | Cartas de encargo, cuestionarios para clientes, intercambio seguro de información de clientes y salas de datos para fusiones y adquisiciones | Un grupo "Clientes" para los asuntos y otro grupo independiente para las salas de datos. Envíe los cuestionarios como formularios y las cartas de encargo dentro de un flujo de trabajo. |
Consultoras y agencias de marketing | Cartas de encargo, formularios de autorización de cargos en tarjeta, uso compartido de informes confidenciales de clientes e incorporación de clientes | Un grupo "Clientes". Utilice presupuestos a través de los portales o "Propuestas" [Proposals] para conseguir el encargo y, después, el portal para entregar los informes. |
Inmuebles: inversores, arrendadores, gestores y asesores hipotecarios | Incorporación de inversores e inquilinos, solicitudes de préstamos e hipotecas, salas de datos para operaciones y equipos de mantenimiento | Un grupo del portal por tipo de destinatario ("Inquilinos" [Tenants], "Inversores" [Investors], "Contratistas" [Contractors]) para que cada uno tenga sus propios ajustes. Utilice comunicaciones masivas para solicitar documentos actualizados a través de varios portales a la vez. |
Consejos de administración y RR. HH. | Uso compartido seguro de documentación para el consejo de administración, rondas de inversión e incorporación de empleados | Un grupo para el consejo de administración y otro independiente para los empleados. Utilice restricciones de acceso para que solo los miembros del equipo correspondientes puedan ver cada portal. |
Escuelas | Admisiones, solicitudes de ayudas económicas y distribución de informes del alumnado | Un grupo del portal por proceso y un portal por alumno. Utilice la distribución segura de documentos para los informes. |
Residencias y profesionales sanitarios | Cuestionarios e incorporación de pacientes y residentes, facturas y uso compartido de informes | Un portal por residente o paciente. Envíe los cuestionarios como formularios; active la autenticación de dos factores para los usuarios del portal en los ajustes del grupo. |
Ventas y desarrollo de negocio | Propuestas, incorporación de clientes e intercambio seguro de información de clientes | Envíe "Propuestas" por correo electrónico y, después, traslade a los clientes que hayan firmado a un grupo del portal "Clientes". Un enlace de autorregistro permite a los clientes potenciales probar el portal antes de firmar. |
Tres reglas aplicables a todos los sectores
Un grupo del portal por proceso o tipo de destinatario. Los ajustes (pestañas, "Panel" [Dashboard], invitaciones y seguridad) se aplican a todo el grupo, por lo que conviene mantener separados a los clientes, los empleados y las operaciones.
Un portal por cliente, asunto u operación. Invite a todas las personas que necesiten acceder a ese portal; consulte Invitar a clientes a los portales.
Proporcione una guía a sus clientes. Configure el botón "Tutorial" [Tutorial] para que enlace a Su portal de cliente de un vistazo, de modo que sepan por dónde empezar.
¿Desea copiar una configuración que ya haya creado? Consulte Cómo cargar un archivo de configuración del portal. Si necesita que creemos un flujo de trabajo a medida, contacte con customerservices@mydocsafehq.com.