MyDocSafe suele poder evaluarse de tres formas: mediante una prueba gratuita de 30 días, un proyecto piloto de pago o una prueba de concepto (PoC) más formal.
La opción adecuada depende de la complejidad de sus requisitos y del grado de aprobación interna, integración o configuración necesario antes de tomar una decisión de compra.
Prueba gratuita de 30 días
Para la mayoría de las organizaciones, lo mejor es empezar con una prueba gratuita de 30 días.
La prueba está diseñada para que pueda explorar MyDocSafe en un entorno de trabajo real antes de contratar una suscripción de pago.
No se necesita una tarjeta de pago para iniciar la prueba.
Durante la prueba, normalmente puede:
configurar su organización;
invitar a sus compañeros;
crear portales de clientes;
probar las firmas electrónicas;
crear formularios y flujos de trabajo;
probar las propuestas y otras funciones de relación con los clientes;
explorar el área de administración;
comprobar cómo podría encajar MyDocSafe en sus procesos actuales.
El objetivo de la prueba es ayudarle a responder a una pregunta práctica:
«¿Puede MyDocSafe adaptarse a la forma en que trabaja realmente nuestro despacho?»
¿Qué ocurre al finalizar la prueba gratuita?
Antes de que finalice la prueba, puede elegir el plan de pago adecuado y seguir utilizando la misma cuenta de MyDocSafe.
No necesita empezar de nuevo.
Su configuración y sus datos se conservan al pasar la cuenta a una suscripción de pago. Esto significa que puede seguir utilizando el entorno que ya ha configurado, en lugar de volver a crear portales, contactos, plantillas o flujos de trabajo desde cero.
El proceso habitual es:
Iniciar la prueba gratuita → configurar y probar → elegir un plan → añadir los datos de facturación → continuar con la misma cuenta
Si decide no continuar, la prueba no se convertirá automáticamente en una suscripción de pago por el mero hecho de que hayan transcurrido los 30 días.
¿Perderemos nuestros datos al pasar de la prueba a una cuenta de pago?
No.
El paso de una prueba a una cuenta de pago de MyDocSafe está pensado para dar continuidad al mismo entorno.
Los datos y la configuración de su cuenta deberían seguir estando disponibles, incluidos elementos como:
contactos;
portales;
plantillas;
documentos;
formularios;
flujos de trabajo;
ajustes;
usuarios y permisos.
Esto permite utilizar la prueba para realizar una implantación y pruebas reales, en lugar de tratarla como un entorno de demostración desechable.
¿Cuándo basta con una prueba gratuita?
Una prueba gratuita estándar suele ser adecuada cuando:
se evalúan las funciones estándar de MyDocSafe;
solo unas pocas personas intervienen en la decisión interna;
no se requiere un trabajo de integración considerable;
puede probar su caso de uso con la configuración habitual del producto;
su proceso de compra no exige un proyecto formal previo a la evaluación.
Para muchos despachos contables, jurídicos y otras empresas de servicios profesionales, esto es suficiente.
Proyectos piloto de pago
Un proyecto piloto de pago es más adecuado cuando una evaluación satisfactoria requiere un trabajo considerable por parte de MyDocSafe o cuando el cliente desea probar la plataforma en un entorno de producción controlado.
Un proyecto piloto de pago puede incluir:
un grupo definido de usuarios o clientes;
la configuración de flujos de trabajo específicos;
asistencia para la implantación;
plantillas o formularios a medida;
trabajos con la API o de integración;
la configuración del inicio de sesión único (SSO);
la migración de datos de muestra;
formación;
criterios de éxito acordados;
reuniones de seguimiento periódicas.
Por ejemplo, una empresa de servicios profesionales de mayor tamaño podría optar por probar MyDocSafe en un departamento, una oficina o un segmento de clientes antes de decidir si amplía su implantación.
¿Qué suele incluir un proyecto piloto de pago?
Un proyecto piloto de pago suele documentarse en una breve propuesta o un formulario de pedido que detalla:
Área | Contenido habitual |
Alcance | Qué se va a probar |
Usuarios | Número de usuarios internos y/o clientes participantes |
Duración | A menudo, varias semanas o unos meses |
Configuración | Flujos de trabajo, portales, formularios, plantillas o integraciones necesarios |
Responsabilidades | Qué aportarán MyDocSafe y el cliente, respectivamente |
Criterios de éxito | Qué debe demostrarse |
Honorarios | Cargos por suscripción, implantación o consultoría |
Momento de revisión | Cuándo decidirán las partes si amplían la implantación |
Un proyecto piloto debe tener un alcance suficiente para demostrar un valor real, pero lo bastante limitado como para implantarse con rapidez.
¿Se descuenta el coste del proyecto piloto de la suscripción posterior?
Depende del acuerdo comercial.
En algunos proyectos, el piloto es simplemente la primera fase de una implantación más amplia. En otros, puede haber un cargo independiente por el piloto que cubra la configuración, la consultoría o el trabajo a medida.
Si para usted es importante que el coste del piloto se descuente de una futura ampliación de la implantación, solicite que quede documentado en la propuesta antes de iniciar el piloto.
Pruebas de concepto
Una prueba de concepto suele utilizarse cuando la cuestión principal es técnica y no simplemente si el producto gusta a los usuarios.
Por ejemplo:
¿Puede MyDocSafe integrarse con un sistema interno concreto?
¿Se puede reproducir un proceso de incorporación a medida?
¿Puede funcionar el SSO con el proveedor de identidad del cliente?
¿Puede una integración mediante API soportar el volumen requerido?
¿Se puede automatizar un flujo de trabajo complejo?
¿Puede MyDocSafe cumplir un requisito concreto de arquitectura empresarial?
Una PoC suele tener:
un objetivo técnico definido con precisión;
un alcance limitado;
datos de prueba acordados;
criterios de éxito acordados;
una fecha de inicio y otra de finalización;
un punto de decisión al finalizar.
Por lo general, no debería convertirse en un proyecto de desarrollo de duración indefinida.
Comparación entre prueba gratuita, proyecto piloto y PoC
Opción | Más adecuada para | Compromiso del cliente | Participación de MyDocSafe |
Prueba gratuita de 30 días | Evaluación estándar del producto | Bajo | Incorporación y asistencia estándar |
Proyecto piloto de pago | Evaluación controlada en condiciones reales | Medio | Configuración, implantación y, posiblemente, consultoría |
Prueba de concepto | Comprobación de un requisito técnico específico | Proyecto definido | Participación del equipo técnico o de producto |
¿Qué opción deberíamos elegir?
Utilice una prueba gratuita si su principal pregunta es:
«¿Nos gusta MyDocSafe y puede adaptarse a nuestros procesos habituales?»
Utilice un proyecto piloto de pago si la pregunta es:
«¿Podemos hacer que funcione para un equipo o un proceso de clientes concreto antes de ampliar su implantación?»
Utilice una prueba de concepto si la pregunta es:
«¿Puede MyDocSafe hacer técnicamente esto en concreto?»
Paso de la evaluación a producción
Una ventaja de utilizar el entorno de prueba o del proyecto piloto de MyDocSafe es que, por lo general, puede convertirse en la base de su cuenta de producción.
Cuando corresponda, podemos pasar de:
Prueba → Suscripción de pago
o de:
Proyecto piloto → Implantación más amplia
sin volver a crear la cuenta.
Para implantaciones de mayor tamaño, podemos acordar un breve plan de transición que abarque aspectos como:
usuarios del entorno de producción;
permisos definitivos;
datos de producción;
integraciones;
facturación;
formación;
condiciones de asistencia;
fecha de puesta en marcha.
Cómo empezar
Para una evaluación estándar, basta con iniciar una prueba gratuita de 30 días.
Si cree que necesita un proyecto piloto de pago o una PoC formal, póngase en contacto con el equipo de ventas de MyDocSafe e incluya una breve descripción de:
lo que desea probar;
el número de usuarios;
el volumen de clientes previsto;
las funciones requeridas;
las integraciones implicadas;
el plazo deseado;
cómo definiría un resultado satisfactorio.
A partir de ahí, podemos asesorarle sobre si lo más adecuado para sus necesidades es una prueba gratuita, un proyecto piloto de pago o una prueba de concepto.