MyDocSafe puede dar respuesta a organizaciones cuyas necesidades van más allá de la configuración estándar del producto.
Si necesita flujos de trabajo a medida, integraciones, controles empresariales, una configuración personalizada o funciones que no están disponibles actualmente, póngase en contacto con el equipo de ventas de MyDocSafe para estudiar una implementación Enterprise o a medida. Este servicio se basa en nuestro modelo actual de implementación Enterprise.
¿Cuándo debería plantearse una implementación Enterprise o a medida?
Una implementación a medida puede ser adecuada si necesita:
flujos de trabajo complejos para la incorporación de clientes o la gestión de expedientes;
cuestionarios o procesos de generación de documentos a medida;
integraciones con sus sistemas actuales;
inicio de sesión único (SSO) u otros requisitos empresariales;
un alto grado de automatización de los flujos de trabajo;
un proceso que no pueda implementarse con la configuración estándar de MyDocSafe;
nuevas funciones necesarias para un proceso de negocio concreto.
Normalmente empezamos por comprender el proceso de negocio y el resultado deseado, en lugar de definir de inmediato el desarrollo de software.
¿Cómo funciona el proceso?
La mayoría de los proyectos se dividen en cuatro etapas.
1. Análisis inicial
Comenzamos con una breve fase de análisis inicial, normalmente a precio fijo.
Durante el análisis inicial, trabajamos con los responsables de negocio y de operaciones de su organización para comprender:
el proceso que desea digitalizar;
los usuarios y sus roles;
la información que debe recopilarse;
las decisiones y aprobaciones;
los documentos que deben generarse o firmarse;
las notificaciones y comunicaciones;
las integraciones;
las excepciones y los casos atípicos;
los requisitos de informes;
los requisitos de seguridad y acceso.
El análisis inicial se plantea deliberadamente como una primera colaboración de riesgo relativamente bajo. Permite a ambas partes comprender bien las necesidades antes de comprometerse con un proyecto de implementación de mayor envergadura.
Una fase de análisis inicial suele durar unas 2–4 semanas, según la complejidad.
2. Especificación del flujo de trabajo y presupuesto
El principal resultado del análisis inicial es una especificación del flujo de trabajo acordada entre ambas partes.
Esta describe lo que MyDocSafe desarrollará o configurará y sirve de base para el proyecto de implementación.
La especificación puede abarcar aspectos como:
las etapas del flujo de trabajo;
los cuestionarios y formularios;
los recorridos de los usuarios;
los portales de clientes;
las plantillas de documentos;
las firmas electrónicas;
las aprobaciones;
las notificaciones;
las integraciones;
los permisos;
el desarrollo a medida necesario.
Una vez acordada la especificación, presentamos un presupuesto formal.
El presupuesto suele distinguir entre:
Costes de implementación — configuración, integración, desarrollo y trabajos del proyecto.
Costes recurrentes — licencias de MyDocSafe y los servicios recurrentes o cargos por uso que se hayan acordado.
De este modo, antes de pasar a la implementación, debería conocer tanto el coste de ejecución del proyecto como el compromiso económico previsto en concepto de licencias recurrentes.
3. Implementación
Una vez aprobadas la especificación y la propuesta comercial, pasamos a la implementación.
Esta suele combinar las siguientes tareas:
configurar componentes existentes de MyDocSafe;
crear flujos de trabajo;
crear formularios y cuestionarios;
configurar portales;
crear plantillas de documentos;
implementar integraciones;
desarrollar las funciones a medida acordadas;
realizar pruebas internas.
Una fase de implementación suele durar unas 4–12 semanas, aunque el calendario real depende del alcance y de la disponibilidad de los responsables del cliente y de las integraciones.
Una de las ventajas del enfoque de MyDocSafe es que muchas necesidades pueden resolverse combinando componentes de flujos de trabajo reutilizables ya existentes, sin tener que desarrollar desde cero una aplicación de software totalmente a medida.
4. Pruebas de usuario y puesta en marcha
Cuando la implementación está prácticamente terminada, la solución pasa a las pruebas de aceptación del usuario (UAT).
Los representantes designados por el cliente prueban los flujos de trabajo acordados y aportan sus comentarios.
Esta etapa sirve para:
confirmar que el proceso acordado funciona;
identificar cambios de configuración;
probar situaciones realistas;
verificar los permisos y los recorridos de los usuarios;
preparar el despliegue.
La fase de pruebas suele culminar con la aprobación de la puesta en marcha.
En muchos proyectos, conviene prever aproximadamente 2–4 semanas para las pruebas y la preparación de la puesta en producción.
Por tanto, el proceso completo es:
Análisis inicial → Especificación del flujo de trabajo → Presupuesto y aprobación → Implementación → Pruebas de usuario → Puesta en marcha
¿Qué ocurre después de la puesta en marcha?
Una implementación de MyDocSafe a medida no debería obligarle a depender de nosotros para cada pequeño cambio.
Tras la entrega, los clientes normalmente pueden gestionar por sí mismos muchos de los elementos cotidianos de sus flujos de trabajo, entre ellos:
los cuestionarios;
las plantillas de documentos;
el contenido y la configuración que admite la plataforma.
MyDocSafe sigue a su disposición si necesita ayuda para perfeccionar los flujos de trabajo, incorporar casos de uso adicionales o desarrollar nuevas funciones.
Esto permite que una implementación evolucione a medida que cambian sus procesos de negocio, en lugar de convertirse en un proyecto de software estático y puntual.
Plazos habituales
Fase | Duración habitual |
Análisis inicial y especificación | 2–4 semanas |
Implementación | 4–12 semanas |
Pruebas de usuario y puesta en marcha | 2–4 semanas |
Estos plazos son orientativos, no garantizados. Las integraciones complejas, el desarrollo de nuevo software, los requisitos de contratación o los retrasos en los comentarios del cliente pueden alargar el calendario.
¿Por qué empezar con un análisis inicial?
El modelo de análisis inicial tiene como objetivo reducir el riesgo para ambas partes.
En lugar de pedirle que se comprometa con un proyecto de gran envergadura basándose en una descripción general, primero dedicamos tiempo a comprender el proceso y elaborar una especificación acordada.
Al finalizar el análisis inicial, debería disponer de:
una descripción clara de la solución propuesta;
una especificación acordada del flujo de trabajo;
una visión clara de los requisitos de implementación;
un calendario del proyecto;
un presupuesto formal de implementación;
información clara sobre los costes recurrentes de las licencias de MyDocSafe.
Así podrá tomar una decisión informada sobre si desea seguir adelante con la implementación.
Cómo empezar
Póngase en contacto con el equipo de ventas de MyDocSafe y facilite una breve descripción del proceso o problema que desea abordar.
Conviene incluir:
su organización;
el número aproximado de usuarios internos;
el número aproximado de clientes/usuarios finales implicados;
una descripción del proceso;
los sistemas existentes que puedan necesitar integrarse con MyDocSafe;
los principales resultados que desea lograr;
el plazo de implementación deseado.
Normalmente, una conversación inicial nos permite determinar si la necesidad puede resolverse mediante la configuración estándar de MyDocSafe o si sería más adecuado un proyecto formal de análisis inicial.