Nota: algunas capturas de pantalla aún muestran la interfaz en inglés; las etiquetas traducidas aparecen en el texto.
Antes de empezar
Solo se envía un recordatorio si el flujo de trabajo tiene una fecha de vencimiento. Si aún no ha establecido una, consulte primero Cómo establecer una fecha de vencimiento en un flujo de trabajo y después vuelva aquí.
La programación de los recordatorios se configura una sola vez para toda la cuenta y se aplica a todos los flujos de trabajo del portal que tengan una fecha de vencimiento.
1. Abra los ajustes de los recordatorios
Vaya a "Ajustes de la compañía" [Company Settings], abra la pestaña "Flujos de trabajo" [Workflows] y busque la sección "Recordatorios de flujo de trabajo del portal" [Portal Workflow Reminders]
2. Elija cuándo se envían los recordatorios
Haga clic en el botón "+" y elija cuándo desea que enviemos un correo electrónico al cliente:
"Dos semanas antes del vencimiento" [Two weeks before the deadline]
"Una semana antes" [A week before]
"Tres días antes" [Three days before]
"El día anterior" [The day before]
"El día del vencimiento" [On the day it's due]
Añada tantos como desee: al hacer clic de nuevo en "+", puede añadir varios recordatorios para que, por ejemplo, el cliente reciba un aviso una semana antes y otro el día anterior.
Si la fecha de un recordatorio ya ha pasado, no se envía. Por ejemplo, si un flujo de trabajo vence 7 días después de su envío, el recordatorio de "dos semanas antes" queda fuera del plazo y se omite. Los demás recordatorios se siguen enviando con normalidad.
3. Añada un mensaje personalizado (opcional)
Escriba su propio texto en el campo "Mensaje personalizado" [Custom message] para que los recordatorios reflejen el estilo de su despacho en lugar de parecer un correo genérico del sistema.
4. "Guardar" [Save]
Haga clic en "Guardar" para aplicar la programación de los recordatorios. Se aplica de inmediato a todos los flujos de trabajo con fecha de vencimiento
Desactivar los recordatorios o eliminar uno
Para desactivar un recordatorio concreto, vuelva a "Ajustes de la compañía" → "Flujos de trabajo" → "Recordatorios de flujo de trabajo del portal", desactive el interruptor de ese recordatorio y haga clic en "Guardar".
Para eliminar el recordatorio por completo, haga clic en el icono de la papelera. Las fechas de vencimiento siguen vigentes y continúan apareciendo en su lista de flujos de trabajo; simplemente, ya no se enviarán correos electrónicos al cliente para recordárselas.