MyDocSafe unterstützt Organisationen, deren Anforderungen über die standardmäßige Produktkonfiguration hinausgehen.
Wenn Sie maßgeschneiderte Workflows, Integrationen, unternehmensweite Steuerungsfunktionen, eine individuelle Konfiguration oder derzeit nicht verfügbare Funktionen benötigen, wenden Sie sich an den MyDocSafe-Vertrieb, um eine Enterprise- oder individuelle Bereitstellung zu besprechen. Diese baut auf unserem bestehenden Enterprise-Bereitstellungsmodell auf.
Wann sollte ich eine Enterprise- oder individuelle Bereitstellung in Betracht ziehen?
Eine individuelle Bereitstellung kann sinnvoll sein, wenn Sie Folgendes benötigen:
komplexe Workflows zur Aufnahme neuer Mandanten oder zur Fallbearbeitung;
maßgeschneiderte Fragebögen oder Prozesse zur Dokumentenerstellung;
Integrationen mit Ihren bestehenden Systemen;
SSO oder die Erfüllung anderer unternehmensweiter Anforderungen;
eine weitreichende Automatisierung von Workflows;
einen Prozess, der sich mit der Standardkonfiguration von MyDocSafe nicht umsetzen lässt;
neue Funktionen für einen bestimmten Geschäftsprozess.
Wir beginnen in der Regel damit, den Geschäftsprozess und das gewünschte Ergebnis zu verstehen, statt sofort Vorgaben für die Softwareentwicklung festzulegen.
Wie läuft das Verfahren ab?
Die meisten Projekte sind in vier Phasen unterteilt.
1. Anforderungsanalyse
Wir beginnen mit einer kurzen Analysephase, die üblicherweise zu einem Festpreis durchgeführt wird.
Während der Analyse arbeiten wir mit Ihren fachlich und operativ Verantwortlichen zusammen, um folgende Aspekte zu verstehen:
den Prozess, den Sie digitalisieren möchten;
Benutzer und Benutzerrollen;
zu erfassende Informationen;
Entscheidungen und Freigaben;
Dokumente, die erstellt oder unterzeichnet werden müssen;
Benachrichtigungen und Kommunikation;
Integrationen;
Ausnahmen und Sonderfälle;
Anforderungen an die Berichterstattung;
Sicherheits- und Zugriffsanforderungen.
Die Anforderungsanalyse ist bewusst als vergleichsweise risikoarmer erster Auftrag angelegt. Sie ermöglicht beiden Seiten, die Anforderungen genau zu verstehen, bevor sie sich auf ein größeres Umsetzungsprojekt festlegen.
Eine typische Analysephase dauert je nach Komplexität etwa 2–4 Wochen.
2. Workflow-Spezifikation und Angebot
Das zentrale Ergebnis der Analyse ist eine abgestimmte Workflow-Spezifikation.
Sie beschreibt, was MyDocSafe entwickeln oder konfigurieren wird, und bildet die Grundlage für das Umsetzungsprojekt.
Die Spezifikation kann unter anderem folgende Bereiche abdecken:
Workflow-Phasen;
Fragebögen und Formulare;
Benutzerabläufe;
Mandantenportale;
Dokumentvorlagen;
E-Signaturen;
Freigaben;
Benachrichtigungen;
Integrationen;
Berechtigungen;
erforderliche individuelle Entwicklungen.
Sobald die Spezifikation abgestimmt ist, erstellen wir ein förmliches Angebot.
Das Angebot unterscheidet in der Regel zwischen:
Umsetzungskosten — Konfiguration, Integration, Entwicklung und Projektarbeit.
Laufenden Kosten — MyDocSafe-Lizenzen sowie vereinbarte wiederkehrende Leistungen oder Nutzungsgebühren.
So erhalten Sie vor Beginn der Umsetzung einen Überblick sowohl über die Kosten der Projektdurchführung als auch über die zu erwartenden laufenden Lizenzverpflichtungen.
3. Umsetzung
Sobald die Spezifikation und das kaufmännische Angebot genehmigt sind, beginnen wir mit der Umsetzung.
Diese umfasst in der Regel eine Kombination aus folgenden Tätigkeiten:
Konfigurieren bestehender MyDocSafe-Komponenten;
Erstellen von Workflows;
Erstellen von Formularen und Fragebögen;
Konfigurieren von Portalen;
Erstellen von Dokumentvorlagen;
Umsetzen von Integrationen;
Entwickeln der vereinbarten individuellen Funktionen;
internen Tests.
Eine typische Umsetzungsphase dauert etwa 4–12 Wochen. Der tatsächliche Zeitplan hängt jedoch vom Umfang sowie von der Verfügbarkeit der Verantwortlichen auf Kundenseite und der Integrationen ab.
Ein Vorteil des MyDocSafe-Ansatzes besteht darin, dass sich viele Anforderungen mit bestehenden, wiederverwendbaren Workflow-Komponenten umsetzen lassen, statt eine vollständig individuelle Softwareanwendung von Grund auf entwickeln zu müssen.
4. Benutzertests und Inbetriebnahme
Sobald die Umsetzung weitgehend abgeschlossen ist, beginnt der Abnahmetest durch die Benutzer (UAT).
Ausgewählte Beteiligte auf Kundenseite testen die vereinbarten Workflows und geben Rückmeldung.
Diese Phase dient dazu:
zu bestätigen, dass der vereinbarte Prozess funktioniert;
notwendige Konfigurationsänderungen zu ermitteln;
realistische Szenarien zu testen;
Berechtigungen und Benutzerabläufe zu überprüfen;
die Einführung vorzubereiten.
Die Testphase endet in der Regel mit der Freigabe zur Inbetriebnahme.
Planen Sie bei vielen Projekten etwa 2–4 Wochen für Tests und die Vorbereitung der Inbetriebnahme ein.
Der gesamte Ablauf sieht somit wie folgt aus:
Anforderungsanalyse → Workflow-Spezifikation → Angebot und Genehmigung → Umsetzung → Benutzertests → Inbetriebnahme
Was geschieht nach der Inbetriebnahme?
Eine individuelle MyDocSafe-Implementierung sollte Sie nicht bei jeder kleinen Änderung von uns abhängig machen.
Nach der Übergabe können Kunden viele alltägliche Bestandteile ihrer Workflows in der Regel selbst verwalten, darunter:
Fragebögen;
Dokumentvorlagen;
Inhalte und Konfigurationen, die von der Plattform unterstützt werden.
MyDocSafe steht Ihnen weiterhin zur Verfügung, wenn Sie Unterstützung bei der Optimierung von Workflows, der Einführung zusätzlicher Anwendungsfälle oder der Entwicklung neuer Funktionen benötigen.
So kann sich eine Bereitstellung mit Ihren Geschäftsprozessen weiterentwickeln, statt ein starres, einmaliges Softwareprojekt zu bleiben.
Typischer Zeitrahmen
Phase | Typische Dauer |
Anforderungsanalyse und Spezifikation | 2–4 Wochen |
Umsetzung | 4–12 Wochen |
Benutzertests und Inbetriebnahme | 2–4 Wochen |
Diese Zeitangaben sind Richtwerte, keine garantierten Fristen. Komplexe Integrationen, neue Softwareentwicklungen, Beschaffungsanforderungen oder verzögerte Rückmeldungen auf Kundenseite können den Zeitplan verlängern.
Warum mit einer Anforderungsanalyse beginnen?
Das Analysemodell soll das Risiko für beide Seiten verringern.
Statt Sie auf Grundlage einer groben Beschreibung um die Zusage zu einem großen Projekt zu bitten, investieren wir zunächst Zeit darin, den Prozess zu verstehen und eine abgestimmte Spezifikation zu erstellen.
Am Ende der Analyse sollten Ihnen folgende Ergebnisse vorliegen:
eine klare Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung;
eine abgestimmte Workflow-Spezifikation;
ein Verständnis der Anforderungen an die Umsetzung;
ein Projektzeitplan;
ein förmliches Angebot für die Umsetzung;
ein Überblick über die laufenden MyDocSafe-Lizenzkosten.
Anschließend können Sie fundiert entscheiden, ob Sie mit der Umsetzung fortfahren möchten.
So beginnen Sie
Wenden Sie sich mit einer kurzen Beschreibung des Prozesses oder Problems, das Sie angehen möchten, an den MyDocSafe-Vertrieb.
Folgende Angaben sind hilfreich:
Ihre Organisation;
ungefähre Anzahl interner Benutzer;
ungefähre Anzahl der beteiligten Mandanten/Endbenutzer;
Beschreibung des Prozesses;
bestehende Systeme, die möglicherweise mit MyDocSafe integriert werden müssen;
die wichtigsten Ergebnisse, die Sie erzielen möchten;
gewünschter Zeitrahmen für die Umsetzung.
In einem ersten Gespräch können wir in der Regel feststellen, ob sich die Anforderung mit der Standardkonfiguration von MyDocSafe umsetzen lässt oder ob ein förmliches Projekt zur Anforderungsanalyse sinnvoller wäre.