MyDocSafe lässt sich in der Regel auf drei Arten evaluieren: mit einer kostenlosen 30-tägigen Testphase, einem kostenpflichtigen Pilotprojekt oder einem stärker formalisierten Machbarkeitsnachweis (PoC).
Welche Option geeignet ist, hängt davon ab, wie komplex Ihre Anforderungen sind und welche internen Freigaben, Integrationen oder Konfigurationen vor einer Kaufentscheidung erforderlich sind.
Kostenlose 30-tägige Testphase
Für die meisten Organisationen ist eine kostenlose 30-tägige Testphase der beste Einstieg.
In der Testphase können Sie MyDocSafe in einer realen Arbeitsumgebung kennenlernen, bevor Sie ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen.
Zum Starten der Testphase ist keine Zahlungskarte erforderlich.
Während der Testphase können Sie in der Regel:
Ihre Organisation konfigurieren;
Kollegen einladen;
Portale für Mandanten erstellen;
E-Signaturen testen;
Formulare und Workflows erstellen;
Angebote und weitere Funktionen für die Mandantenzusammenarbeit ausprobieren;
den Verwaltungsbereich kennenlernen;
testen, wie sich MyDocSafe in Ihre bestehenden Abläufe einfügen könnte.
Die Testphase soll Ihnen helfen, eine praktische Frage zu beantworten:
„Kann MyDocSafe die tatsächliche Arbeitsweise unserer Kanzlei oder unseres Unternehmens unterstützen?“
Was passiert am Ende der kostenlosen Testphase?
Bevor die Testphase endet, können Sie den passenden kostenpflichtigen Tarif wählen und dasselbe MyDocSafe-Konto weiterverwenden.
Sie müssen nicht von vorn beginnen.
Ihre bestehende Konfiguration und Ihre Daten bleiben erhalten, wenn das Konto auf ein kostenpflichtiges Abonnement umgestellt wird. Sie können also die bereits eingerichtete Umgebung weiterverwenden, statt Portale, Kontakte, Vorlagen oder Workflows von Grund auf neu anzulegen.
Der übliche Ablauf ist:
Kostenlose Testphase starten → konfigurieren und testen → Tarif wählen → Rechnungsdaten hinzufügen → dasselbe Konto weiterverwenden
Wenn Sie sich gegen eine weitere Nutzung entscheiden, wird die Testphase nicht allein durch den Ablauf der 30 Tage automatisch zu einem kostenpflichtigen Abonnement.
Gehen beim Wechsel von der Testphase zum kostenpflichtigen Konto Daten verloren?
Nein.
Beim Umstellen auf ein kostenpflichtiges MyDocSafe-Konto soll dieselbe Umgebung weitergeführt werden.
Ihre vorhandenen Kontodaten und Ihre Konfiguration sollten weiterhin verfügbar sein, darunter:
Kontakte;
Portale;
Vorlagen;
Dokumente;
Formulare;
Workflows;
Einstellungen;
Benutzer und Berechtigungen.
So können Sie die Testphase für die tatsächliche Einführung und Erprobung nutzen, statt sie als reine Demonstrationsumgebung zu betrachten, die anschließend verworfen wird.
Wann reicht eine kostenlose Testphase aus?
Eine reguläre kostenlose Testphase eignet sich in der Regel, wenn:
Sie die Standardfunktionen von MyDocSafe evaluieren;
nur wenige interne Entscheidungsträger beteiligt sind;
keine umfangreichen Integrationsarbeiten erforderlich sind;
Sie Ihren Anwendungsfall mit der üblichen Produktkonfiguration testen können;
Ihr Beschaffungsprozess kein formelles Projekt vor der Evaluierung voraussetzt.
Für viele Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien sowie andere professionelle Dienstleistungsunternehmen reicht dies aus.
Kostenpflichtige Pilotprojekte
Ein kostenpflichtiges Pilotprojekt eignet sich eher, wenn eine erfolgreiche Evaluierung erhebliche Arbeiten durch MyDocSafe erfordert oder wenn der Kunde die Plattform in einer kontrollierten Produktivumgebung testen möchte.
Ein kostenpflichtiges Pilotprojekt kann Folgendes umfassen:
eine festgelegte Gruppe von Benutzern oder Mandanten;
die Konfiguration bestimmter Workflows;
Unterstützung bei der Einführung;
individuell angepasste Vorlagen oder Formulare;
API- oder Integrationsarbeiten;
SSO-Konfiguration;
Migration von Beispieldaten;
Schulungen;
vereinbarte Erfolgskriterien;
regelmäßige Besprechungen zur Auswertung.
Beispielsweise könnte eine größere Kanzlei oder ein größeres Dienstleistungsunternehmen MyDocSafe zunächst in einer Abteilung, an einem Standort oder für eine Mandantengruppe erproben, bevor über eine breitere Einführung entschieden wird.
Was umfasst ein kostenpflichtiges Pilotprojekt üblicherweise?
Ein kostenpflichtiges Pilotprojekt wird in der Regel in einem kurzen Angebot oder Bestellformular dokumentiert, das Folgendes festhält:
Bereich | Typischer Inhalt |
Umfang | Was getestet wird |
Benutzer | Anzahl der beteiligten internen Benutzer und/oder Mandanten |
Dauer | Oft mehrere Wochen oder einige Monate |
Konfiguration | Benötigte Workflows, Portale, Formulare, Vorlagen oder Integrationen |
Verantwortlichkeiten | Welche Leistungen MyDocSafe und der Kunde jeweils erbringen |
Erfolgskriterien | Was nachgewiesen werden muss |
Gebühren | Abonnement-, Einführungs- oder Beratungskosten |
Entscheidungszeitpunkt | Wann die Parteien über eine breitere Einführung entscheiden |
Ein Pilotprojekt sollte groß genug sein, um einen tatsächlichen Nutzen nachzuweisen, aber klein genug, um sich zügig umsetzen zu lassen.
Wird die Pilotgebühr auf das spätere Abonnement angerechnet?
Das hängt von der vertraglichen Vereinbarung ab.
Bei manchen Projekten ist das Pilotprojekt einfach die erste Phase einer umfassenderen Einführung. Bei anderen kann eine separate Pilotgebühr anfallen, die Konfiguration, Beratung oder individuelle Anpassungen abdeckt.
Wenn Ihnen die Anrechnung der Pilotgebühren auf eine spätere breitere Einführung wichtig ist, lassen Sie dies vor Beginn des Pilotprojekts im Angebot festhalten.
Machbarkeitsnachweise
Ein Machbarkeitsnachweis wird in der Regel eingesetzt, wenn eine technische Frage im Mittelpunkt steht und nicht nur die Frage, ob den Benutzern das Produkt gefällt.
Beispiele hierfür sind:
Lässt sich MyDocSafe in ein bestimmtes internes System integrieren?
Lässt sich ein individueller Aufnahmeprozess für neue Mandanten abbilden?
Funktioniert SSO mit dem Identitätsanbieter des Kunden?
Kann eine API-Integration das erforderliche Volumen bewältigen?
Lässt sich ein komplexer Workflow automatisieren?
Kann MyDocSafe eine bestimmte Anforderung an die Unternehmensarchitektur erfüllen?
Ein PoC hat üblicherweise:
ein klar eingegrenztes technisches Ziel;
einen begrenzten Umfang;
vereinbarte Testdaten;
vereinbarte Erfolgskriterien;
ein Start- und Enddatum;
einen Entscheidungszeitpunkt zum Abschluss.
Daraus sollte in der Regel kein Entwicklungsprojekt mit offenem Ende werden.
Testphase, Pilotprojekt und PoC im Vergleich
Option | Besonders geeignet für | Einsatz des Kunden | Beteiligung von MyDocSafe |
Kostenlose 30-tägige Testphase | Reguläre Produktevaluierung | Gering | Standardmäßige Einführung und Unterstützung |
Kostenpflichtiges Pilotprojekt | Kontrollierte Evaluierung unter realen Bedingungen | Mittel | Konfiguration, Einführung und gegebenenfalls Beratung |
Machbarkeitsnachweis | Prüfung einer bestimmten technischen Anforderung | Klar definiertes Projekt | Beteiligung der Technik- und Produktverantwortlichen |
Welche Option sollten Sie wählen?
Wählen Sie eine kostenlose Testphase, wenn Ihre wichtigste Frage lautet:
„Gefällt uns MyDocSafe, und kann es unsere üblichen Abläufe unterstützen?“
Wählen Sie ein kostenpflichtiges Pilotprojekt, wenn die Frage lautet:
„Können wir die Lösung für ein bestimmtes Team oder einen bestimmten Mandantenprozess nutzbar machen, bevor wir sie breiter einführen?“
Wählen Sie einen Machbarkeitsnachweis, wenn die Frage lautet:
„Kann MyDocSafe diese konkrete Aufgabe technisch umsetzen?“
Von der Evaluierung zum Produktivbetrieb
Ein Vorteil der MyDocSafe-Test- oder Pilotumgebung ist, dass sie in der Regel die Grundlage für Ihr produktiv genutztes Konto bilden kann.
Wo dies sinnvoll ist, können wir den Übergang ermöglichen von:
Testphase → kostenpflichtiges Abonnement
oder:
Pilotprojekt → breitere Einführung
ohne das Konto neu anzulegen.
Bei größeren Einführungen können wir einen kurzen Übergangsplan vereinbaren, der unter anderem folgende Bereiche abdeckt:
Benutzer im Produktivbetrieb;
endgültige Berechtigungen;
Produktivdaten;
Integrationen;
Abrechnung;
Schulungen;
Vereinbarungen zur Unterstützung;
Starttermin für den Produktivbetrieb.
So beginnen Sie
Für eine reguläre Evaluierung starten Sie einfach eine kostenlose 30-tägige Testphase.
Wenn Sie ein kostenpflichtiges Pilotprojekt oder einen formellen PoC für erforderlich halten, wenden Sie sich an den MyDocSafe-Vertrieb und beschreiben Sie kurz:
was Sie testen möchten;
die Anzahl der Benutzer;
die erwartete Anzahl der Mandanten;
die erforderlichen Funktionen;
die vorgesehenen Integrationen;
den gewünschten Zeitrahmen;
wie Sie ein erfolgreiches Ergebnis definieren würden.
Wir können Sie dann beraten, ob sich Ihre Anforderungen am besten mit einer kostenlosen Testphase, einem kostenpflichtigen Pilotprojekt oder einem Machbarkeitsnachweis prüfen lassen.