So erhalten Sie ein Preisangebot oder ein ausführliches Angebot für MyDocSafe
Wenn Sie ein formelleres Dokument als die Preisangaben auf unserer Website benötigen, kann MyDocSafe Ihnen entweder ein Preisangebot oder ein detaillierteres Leistungsangebot erstellen.
Dies ist besonders hilfreich, wenn Ihre Organisation vor dem Kauf eine Bestellung, eine interne Budgetfreigabe, eine Prüfung durch den Einkauf, eine festgelegte Vertragslaufzeit oder einen individuell abgestimmten Leistungsumfang benötigt.
Welche Angaben benötigen wir von Ihnen?
Damit wir ein passendes Angebot erstellen können, senden Sie uns bitte folgende Angaben:
Angabe | Benötigte Informationen |
Rechtsträger | Der vollständige rechtliche Name der Organisation, die MyDocSafe erwerben wird |
Rechnungsadresse | Die Adresse, die auf dem Angebot und den nachfolgenden Rechnungen erscheinen soll |
Anzahl interner Nutzer / Nutzerlizenzen | Wie viele Personen in Ihrer Organisation einen eigenen MyDocSafe-Zugang benötigen |
Erwartete Anzahl an Mandanten / Gastnutzern | Besonders wichtig bei größeren Einführungen oder einer ungewöhnlich hohen Anzahl an Portalen |
Gewünschter Tarif | Business Pro, Accounting Pro, Deal Pro oder Enterprise, sofern bereits bekannt |
Benötigte Funktionen | Zum Beispiel Mandantenportale, E-Signaturen, Webformulare, Angebote, Workflows, API-Zugriff, SSO, Datenräume oder individuelle Anforderungen |
Vertragslaufzeit | Zum Beispiel monatlich, 12 Monate, mehrjährig oder eine andere vereinbarte Laufzeit |
Abrechnungshäufigkeit | Monatlich, jährlich oder nach einer anderen vereinbarten Regelung |
Gewünschtes Startdatum | Besonders hilfreich, wenn das Angebot an einen Beschaffungs- oder Einführungszeitplan gebunden ist |
Anforderungen an Bestellungen | Teilen Sie uns mit, ob Ihre Organisation eine Bestellnummer (PO-Nummer) benötigt, bevor Rechnungen angenommen werden können |
Anforderungen des Einkaufs | Teilen Sie uns mit, ob Sie außerdem eine Leistungsvereinbarung (SLA), einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA), Sicherheitsunterlagen, eine Erklärung zum Datenspeicherort oder weitere Lieferanteninformationen benötigen |
Sie müssen nicht alle Einzelheiten geklärt haben, bevor Sie uns kontaktieren. Bei einfachen Anforderungen reichen in der Regel die Nutzerzahl und die wichtigsten benötigten Funktionen aus, um das Gespräch zu beginnen.
Preisangebot oder Leistungsangebot – was ist der Unterschied?
Ein Preisangebot ist in der Regel bei einfachen Anforderungen ausreichend.
Es enthält üblicherweise:
Kunde/Rechtsträger;
MyDocSafe-Tarif;
Anzahl der Lizenzen;
Einzelpreise;
gegebenenfalls zusätzliche Leistungen oder Nutzungskontingente;
Abrechnungshäufigkeit;
Vertragslaufzeit;
Umsatzsteuer;
Gesamtpreis;
Zahlungsbedingungen;
Gültigkeitsdauer des Angebots.
Bei einem Standardabonnement kann dies bereits alles sein, was Ihr Einkauf benötigt.
Ein ausführliches Leistungsangebot eignet sich eher für größere oder komplexere Projekte. Zusätzlich zu den Preisen kann es Folgendes enthalten:
Ihre Anforderungen;
vorgeschlagene MyDocSafe-Lösung;
Leistungsumfang;
Vorgehen bei der Einführung;
Integrationen;
individuelle Workflow-Anforderungen;
Verantwortlichkeiten der jeweiligen Parteien;
zugrunde liegende Annahmen;
Projektphasen;
vorläufiger Einführungszeitplan;
gegebenenfalls Support- und SLA-Regelungen.
Enterprise-Kunden und Organisationen, die umfangreiche Integrationen oder individuelle Entwicklungen in Betracht ziehen, erhalten in der Regel ein Leistungsangebot statt eines reinen Preisangebots.
Wie lange dauert die Erstellung?
Bei einem einfachen Abonnementangebot streben wir in der Regel an, es innerhalb eines Arbeitstags bereitzustellen, sobald uns alle benötigten Angaben vorliegen.
Für ein ausführliches Leistungsangebot mit individuellen Workflows, Integrationen, SSO, großen Nutzungsvolumen oder Enterprise-Anforderungen kann zunächst ein Gespräch zur Bedarfsklärung erforderlich sein. Planen Sie je nach Komplexität der Anforderungen einige Arbeitstage ein.
Umfangreiche Beschaffungsverfahren können länger dauern, wenn die Rechtsabteilung, die Informationssicherheit oder technische Teams einbezogen werden müssen.
Wie lange ist ein Preisangebot gültig?
Sofern im Angebot nichts anderes angegeben ist, empfehlen wir, bei MyDocSafe-Preisangeboten von einer Gültigkeit von 30 Tagen ab Ausstellungsdatum auszugehen. Maßgeblich ist die tatsächlich im Angebot angegebene Gültigkeitsdauer. Wenn Ihr Beschaffungsprozess voraussichtlich länger dauert, teilen Sie uns dies bei der Angebotsanfrage mit. Möglicherweise können wir eine längere Gültigkeitsdauer vorsehen oder das Angebot aktualisieren, sobald Ihre Organisation zum Abschluss bereit ist. Ein Leistungsangebot kann außerdem Annahmen enthalten, die nach längerer Zeit oder bei Änderungen des Leistungsumfangs erneut bestätigt werden müssen.
Was geschieht nach der Annahme?
Bei einem Standardabonnement ist der Ablauf üblicherweise wie folgt:
„Angebot annehmen“ (Accept quote) → bei Bedarf Bestellung vorlegen → Abonnement/Bestellung bestätigt → Abrechnung eingerichtet → MyDocSafe-Konto aktiviert oder bestehender Testzugang auf den vereinbarten Tarif umgestellt.
Wenn Sie bereits einen MyDocSafe-Testzugang haben, können wir in der Regel dieses Konto weiterverwenden, statt eine neue Umgebung einzurichten.
Bei größeren Projekten können nach der Annahme stattdessen folgende Schritte folgen:
Unterzeichnung des Vertrags oder Bestellformulars;
Abschluss des Beschaffungsverfahrens;
Projektauftakt;
Konfiguration;
Integrationsarbeiten;
Einrichtung der Nutzer;
Tests;
Inbetriebnahme.
Ihr Leistungsangebot erläutert in der Regel die jeweils vorgesehenen Einführungsschritte.
Benötige ich ein Angebot, um MyDocSafe zu kaufen?
Nein.
Die meisten kleineren Organisationen können einfach einen Testzugang starten und einen passenden Standardtarif auswählen.
Ein formelles Angebot ist sinnvoll, wenn Ihre Organisation:
eine interne Beschaffungsfreigabe benötigt;
eine Bestellung voraussetzt;
eine jährliche oder mehrjährige Vertragsbindung dokumentieren möchte;
eine größere Anzahl an Nutzern hat;
Enterprise-Funktionen benötigt;
individuelle Funktionen oder eine Integration benötigt;
ein formelles Beschaffungsverfahren durchführt.
So fordern Sie ein Angebot an
Am einfachsten wenden Sie sich an den MyDocSafe-Vertrieb oder nutzen, falls Sie bereits ein Konto haben, die Supportfunktion in der Anwendung, um ein Preisangebot anzufordern.
Eine hilfreiche Anfrage kann ganz einfach so lauten:
„Bitte erstellen Sie ein formelles MyDocSafe-Preisangebot für [Rechtsträger] mit [Anzahl] internen Nutzern auf [monatlicher/jährlicher] Basis. Wir benötigen [Tarif/Funktionen] und möchten das Abonnement etwa am [Datum] beginnen lassen.“
Wenn Sie außerdem eine SLA, einen DPA, eine Erklärung zum Datenspeicherort, Sicherheitsunterlagen oder weitere Beschaffungsunterlagen benötigen, erwähnen Sie dies bitte gleich mit, damit wir die entsprechenden Dokumente zusammen mit dem Leistungsangebot bereitstellen können.