Kunden fragen gelegentlich, wo MyDocSafe „ansässig“ ist, wo ihre Daten gespeichert werden und ob damit dasselbe gemeint ist. Das ist nicht der Fall.

DocSafe Limited, das Unternehmen hinter MyDocSafe, ist ein britisches Unternehmen, das in England und Wales eingetragen ist. Der eingetragene Sitz ist die offizielle rechtliche Anschrift des Unternehmens und dient gesellschaftsrechtlichen und gesetzlich vorgeschriebenen Zwecken.

Der eingetragene Sitz ist nicht gleichzusetzen mit:

Für Datenschutz und Beschaffung ist in der Regel die Frage wichtiger, wo Kundendaten gespeichert und verarbeitet werden, als die Anschrift des eingetragenen Unternehmenssitzes.

Beim Erstellen eines MyDocSafe-Kontos können Kunden einen bevorzugten Datenspeicherort auswählen.

Zu den derzeitigen Standardoptionen gehören:

Sie können jederzeit prüfen, welchen Standort Ihr Konto verwendet – siehe So prüfen Sie, wo Ihre Daten gespeichert werden.

MyDocSafe empfiehlt, die Region auszuwählen, die Ihren regulatorischen und betrieblichen Anforderungen am besten entspricht. Beispielsweise wählen Organisationen im Vereinigten Königreich üblicherweise das Vereinigte Königreich, während Organisationen in der EU üblicherweise die Europäische Union wählen. Unternehmenskunden mit besonderen Anforderungen können sich an MyDocSafe wenden, um andere Vereinbarungen zu besprechen.

MyDocSafe nutzt Amazon Web Services (AWS) für seine zentrale Hosting-Infrastruktur. In MyDocSafe hochgeladene Dateien werden mit AES-256 verschlüsselt und über die regionale AWS-Infrastruktur gespeichert. (MyDocSafe)

Datenresidenz bezeichnet im Allgemeinen die geografische Region, in der Ihre Kundendaten gespeichert werden. Wenn Ihre Organisation beispielsweise die Datenresidenz im Vereinigten Königreich ausgewählt hat, sollen die betreffenden Kundendaten in der für Ihr Konto konfigurierten Hosting-Region im Vereinigten Königreich gespeichert werden.

Dies ist vom eingetragenen Sitz von MyDocSafe zu unterscheiden und kann auch von den Standorten abweichen, von denen aus bestimmte Support-, Infrastruktur- oder Unterauftragsverarbeitungstätigkeiten ausgeführt werden.

Laut den veröffentlichten DSGVO-Informationen von MyDocSafe können Kunden Rechenzentren im Vereinigten Königreich, in der EU oder in den USA auswählen. Die zentrale Datenverarbeitung erfolgt in Dublin, Irland.

Daher ist es sinnvoll, zwischen folgenden Begriffen zu unterscheiden:

Speicherort — die für Ihr Konto ausgewählte Region, etwa das Vereinigte Königreich oder die EU.

Verarbeitungsort — Standorte, von denen aus Systeme oder autorisierte Dienstleister Daten verarbeiten können, um die Leistung zu erbringen.

Für Organisationen mit besonders strengen Anforderungen an die Datenresidenz, etwa Finanzdienstleister, öffentliche Stellen oder Organisationen mit vertraglichen Vorgaben zur Datenlokalisierung, können diese Unterschiede wichtig sein.

Wie die meisten SaaS-Anbieter nutzt MyDocSafe spezialisierte externe Dienstleister, um Teile seiner Leistungen bereitzustellen. Der veröffentlichte Auftragsverarbeitungsvertrag nennt als Unterauftragsverarbeiter unter anderem AWS für das Hosting sowie spezialisierte Anbieter für Funktionen wie E-Mail-Versand, Zahlungen und Identitätsprüfung.

Dass Ihre zentralen MyDocSafe-Daten in einer bestimmten Region gespeichert werden, bedeutet nicht zwangsläufig, dass sämtliche Daten im Zusammenhang mit jedem optionalen Dienst ausschließlich innerhalb dieser Region verarbeitet werden.

Beispielsweise kann die Nutzung von:

weitere Auftragsverarbeiter und Standorte einbeziehen.

Wenn dies für Ihre Organisation relevant ist, empfehlen wir Ihnen, eine Erklärung zur Datenresidenz anzufordern, die die konkret vorgesehenen MyDocSafe-Dienste abdeckt.

Ja.

Wählen Sie beim Einrichten eines MyDocSafe-Kontos den für Ihre Organisation geeigneten Datenspeicherort aus.

Unsere allgemeine Empfehlung lautet:

Siehe: So wählen Sie Ihren Datenspeicherort aus.

Wenn Ihre Organisation besondere vertragliche oder regulatorische Anforderungen hat, verlassen Sie sich nicht allein auf diese allgemeine Empfehlung. Bitten Sie uns, die von Ihnen vorgesehene Konfiguration zu bestätigen.

Wenn Ihr Team für Compliance, Informationssicherheit oder Beschaffung eine schriftliche Bestätigung benötigt, wenden Sie sich an MyDocSafe und bitten Sie um eine Erklärung zur Datenresidenz.

Am einfachsten erreichen Sie uns über die Hilfe innerhalb der Anwendung, während Sie bei MyDocSafe angemeldet sind, oder indem Sie unser Supportteam kontaktieren.

Bitte geben Sie Folgendes an:

Wir können Ihnen dann eine auf Ihr Konto abgestimmte Erklärung bereitstellen und bei Bedarf die relevanten Unterauftragsverarbeiter benennen.

Für die meisten Beschaffungsverfahren reicht folgende Formulierung aus:

„Bitte stellen Sie uns eine aktuelle Erklärung zur Datenresidenz für unser MyDocSafe-Konto zur Verfügung. Diese sollte den Speicherort der zentralen Kundendaten, die relevanten Verarbeitungsstandorte und die wesentlichen Unterauftragsverarbeiter für die von uns genutzten Dienste bestätigen.“

Für eine eingehendere Sorgfaltsprüfung können Sie außerdem Folgendes anfordern:

MyDocSafe ist nach ISO 27001:2022 zertifiziert. Aktuelle Informationen zur Zertifizierung finden Sie auf unserer Seite mit der Sicherheitsübersicht. (MyDocSafe)

Wichtig: Wenn für Ihre Organisation die strikte Vorgabe gilt, dass Daten unter keinen Umständen ein bestimmtes Land oder eine bestimmte Region verlassen dürfen, teilen Sie uns dies bitte vor der Einführung mit. So können wir bestätigen, ob die erforderliche MyDocSafe-Konfiguration und etwaige optionale Dienste von Drittanbietern mit dieser Anforderung vereinbar sind.