Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Sie können in MyDocSafe eigene Formulare erstellen und auf verschiedene Weise verwenden. Dieser Artikel hilft Ihnen beim Einstieg.
Überlegen Sie zunächst: Wie sollen Ihre Mandanten das Formular nutzen?
1. Wenn Sie das Formular auf Ihrer Website einbinden oder per E-Mail zum Ausfüllen auffordern möchten, legen Sie es im Bereich „Dokumente“ (Documents) an:
2. Wenn Sie Formulare in Mandantenportalen anbieten möchten, öffnen Sie die gewünschte „Mandantengruppe“ (Client Group), wechseln Sie zu „Formularvorlagen“ (Form Templates) und erstellen Sie dort Ihr Formular:
3. Wenn Sie Formulare bei der Aufnahme neuer Mandanten anbieten möchten, legen Sie Ihr Formular in der „Interessenten-Portalgruppe“ (Prospect Portal group) an:
Wenn Sie bereits ein Formular im Bereich „Dokumente“ erstellt haben und es nach „Mandantenportale“ (Client Portals) verschieben möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Rechtsklick -> „Verschieben“ (Move)
2. Wählen Sie „Portale“ (Portals), dann die gewünschte „Mandantengruppe“, dann „Geteilt“ (Shared) und anschließend „Formulare“ (Forms).
3. Um ein Formular nach „Interessenten“ (Prospects) zu verschieben, öffnen Sie es unter „Dokumente“ und klicken Sie auf „In die Zwischenablage kopieren“ (copy to clipboard). Wechseln Sie dann zu „Interessent“ (Prospect), öffnen Sie ein leeres Formular und wählen Sie „Aus der Zwischenablage einfügen“ (paste from clipboard).
Siehe auch diesen Artikel.
Beginnen Sie anschließend mit dem Aufbau Ihres Formulars
Sie können Ihr Formular von Grund auf erstellen, indem Sie die benötigten Formularelemente nacheinander anklicken.
Diese Arten von Formularelementen sind in Formularen unter „Dokumente“ verfügbar:
Diese Arten von Formularelementen sind in Formularen unter „Interessenten“ oder „Portale“ verfügbar:
Beschreibung der verfügbaren Formularelemente:
„Statischer Text“ (Static text) – Verwenden Sie dieses Feld, um Hinweise bereitzustellen oder ein Bild mit einer Anleitung hochzuladen.
„Kurzer Text“ (Short text) – Erstellen Sie eine Frage, deren Antwort in eine einzelne Textzeile passt.
„E-Mail“ (Email) – Fragen Sie eine E-Mail-Adresse ab.
„Nummer“ (Number) – Fragen Sie eine Zahl ab.
„Datum“ (Date) – Fragen Sie ein Datum ab.
„Langer Text“ (Long text) – Erstellen Sie eine Frage, deren Antwort mehrere Textzeilen benötigt.
„Kontrollkästchen“ (Checkboxes) – Erstellen Sie eine Frage mit mehreren vordefinierten Antworten, bei der 1 oder mehrere Antworten ausgewählt werden können.
„Einfachauswahl“ (Multiple choice) – Erstellen Sie eine Frage mit mehreren vordefinierten Antworten, bei der nur 1 Antwort ausgewählt werden kann.
„Ja/Nein“ (Yes/No) – Erstellen Sie eine Frage, die mit Ja oder Nein beantwortet werden muss.
„Datei hochladen“ (File upload) – Fordern Sie eine Datei an.
„Video“ (Video) – Betten Sie ein Video ein.
„Adresse“ (Address) – Adresssuche (wir verwenden die Adresssuche von Google). Premium-Optionen sind verfügbar.
„Telefon“ (Phone) – Fragen Sie eine Telefonnummer ab (das Format der Telefonnummer wird geprüft).
„Land“ (Country) – Fragen Sie ein Land ab.
„Unternehmenssuche“ (Company lookup) – Fragen Sie Unternehmensdaten ab (verfügbare Quellen: Companies House in UK und staatliche Quellen aus Singapur).
„Abschnitt“ (Section) – Eine Zusammenstellung von Fragen.
„Raster“ (Grid) – Eine Tabelle mit mehreren Spalten; jede Spalte kann einen anderen Fragetyp enthalten.
„Listenauswahl“ (ArrayChooser) – Ein erweitertes Formularelement, das auf eine Liste benutzerdefinierter Antworten verweist (nur in Enterprise-Tarifen).
„Formel“ (Formula) – Ein erweitertes Formularelement für Berechnungen, z. B. zur Ermittlung eines Risikowerts für einen Mandanten (nur in Enterprise-Tarifen).
„Unterschrift“ (Signature) – Legen Sie fest, wo das Unterschriftsfeld platziert werden soll, wenn das Formular unterzeichnet werden soll.
„Kontakt“ (Contact) – Mit diesem Formularelement können Portalnutzer Kontaktdaten eingeben, die automatisch mit Ihrem Kontaktblatt synchronisiert werden.
Alternativ können Sie über die Schaltfläche „Aus Vorlage importieren“ (import from template) sehen, welche Formulararten wir bereits erstellt haben. Nach dem Speichern können Sie das Formular in einem anderen Fenster als Vorschau öffnen, um sein Aussehen zu prüfen.
Weiterführende Themen finden Sie in diesen Artikeln:
Formulare versenden
1. Über „Dokumente“ – Doppelklicken Sie auf das Formular, klicken Sie auf „Teilen“ (Share), wählen Sie die Versandmethode und versenden Sie das Formular.
2. Über „Portale“ – Öffnen Sie das betreffende Portal, klicken Sie auf „Formulare“ und dann auf „...“ -> „Informationen anfordern“ (Request information).
3. Über „Angebote“ (Proposals) – Fügen Sie das Formular einem neuen Angebot hinzu.