Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Wenn Sie häufig Dokumente versenden, die zunächst von Ihrer Vertragspartei und anschließend von Ihnen gegengezeichnet werden müssen, können Sie wie folgt einen Ablauf einrichten, den Sie später schnell wiederverwenden können:
Wenn Sie häufig Dokumente versenden, die zunächst von Ihrer Vertragspartei und anschließend von Ihnen gegengezeichnet werden müssen, können Sie wie folgt einen Ablauf einrichten, den Sie später schnell wiederverwenden können:
Erstellen Sie ein Formular, mit dem Sie die für den Vertrag benötigten Daten Ihrer Vertragspartei abfragen. Weisen Sie jedem Feld, dessen Inhalt in den Vertrag übernommen werden soll, einen eindeutigen Variablennamen zu. Klicken Sie dazu beim jeweiligen Feld auf „Erweiterte Einstellungen“ (advanced settings), scrollen Sie zum Abschnitt „Variable“ (variable) und vergeben Sie einen Namen Ihrer Wahl ohne Leerzeichen. Wenn sich das Feld in einem Abschnitt befindet, weisen Sie auch diesem Abschnitt einen Namen zu. Dies ist wichtig, da Sie beim Verweis auf den Feldwert sowohl den Abschnittsnamen als auch den Feldnamen in folgender Form angeben müssen: {name_of_section.name_of_field}
Richten Sie eine „Dynamische Vorlage“ (Dynamic Template) mit dem Vertragstext ein, indem Sie den Inhalt ausschneiden und in eine neue Vorlage einfügen. Erstellen Sie Variablen, indem Sie diese in geschweifte Klammern {} setzen. Beispielsweise können {name}, {address}, {company_name} auf Werte aus dem Formular mit den Variablennamen "name", "address", "company_name" verweisen. Gehen Sie für die Unterschriftsfelder wie folgt vor:
Verwenden Sie {#signature.1#} als Unterschriftsplatzhalter für Ihren Mandanten.
Verwenden Sie {#signature.2#} als Unterschriftsplatzhalter für sich selbst.
Erstellen Sie einen Workflow mit zwei Schritten:
Das in Schritt 1 oben eingerichtete Formular
Die in Schritt 2 oben eingerichtete „Dynamische Vorlage“. Aktivieren Sie unbedingt das Kontrollkästchen „Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn eine zweite Person dieses Dokument unterzeichnen muss...“ (tick this box if there is a second person who needs to sign this document...). Geben Sie im Abschnitt „E-Mail-Adresse“ (Email address) Ihre eigene E-Mail-Adresse ein.
Speichern Sie den Workflow. Um ihn zu versenden, doppelklicken Sie auf den Workflow, klicken Sie auf „Teilen“ (share) und geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Mandanten an. Ihr Mandant erhält eine E-Mail, um den Ablauf zu starten. Sobald er den zweiten Schritt erreicht und das Dokument unterzeichnet hat, erhalten Sie eine E-Mail zur Gegenzeichnung.