Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.

Häufig liegen beim Senden eines Workflows an den Mandanten noch nicht alle für einen Vertrag erforderlichen Mandantendaten vor (zum Beispiel Adresse, Geburtsdatum usw.).

Eine Möglichkeit ist, die erforderlichen Datenfelder direkt in den Vertrag einzufügen und den Mandanten zu bitten, sie auszufüllen. Wenn Sie den Mandanten jedoch auch einen Fragebogen ausfüllen lassen, kann es einfacher sein, die Daten dort zu erfassen und automatisch in den Vertrag zu übernehmen.

So gehen Sie vor:

Öffnen Sie unter „Angebots-Workflow-Vorlagen“ (Proposal workflow templates) Ihre Vorlage und fügen Sie einen Schritt „Formular“ (Form) hinzu.

Wählen Sie ein zuvor erstelltes Formular aus und geben Sie unter „Variable“ einen Namen für das Formular ein, zum Beispiel Form1.

Speichern Sie das Widget und fügen Sie einen Schritt „Unterschrift anfordern“ (Request a signature) hinzu. Dieser muss nach dem Schritt „Formular“ stehen, jedoch nicht unbedingt unmittelbar danach.

Fügen Sie als Nächstes Ihr Dokument hinzu. Fügen Sie beim Platzieren der Unterschriftsfelder ein Feld vom Typ „Text“ (Text) hinzu und tragen Sie als Standardwert den Variablenpfad in doppelten geschweiften Klammern ein: {{Form1.DateOfBirth}}. Aktivieren Sie bei Bedarf „Nur lesen“ (Read only), damit Ihr Mandant den Wert nicht ändern kann.

Speichern Sie die Vorlage.

Gehen Sie zu „Angebotsliste“ (Proposal list), klicken Sie auf die Schaltfläche „+“, wählen Sie Ihren Mandanten und die „Angebotsvorlage“ (Proposal Template) aus und senden Sie das Angebot.

Ihr Mandant füllt das Formular aus und reicht es ein.

Im Schritt zur Unterzeichnung ist das Feld bereits ausgefüllt.

Gut zu wissen: Dies funktioniert sowohl in Angeboten als auch in Workflows im Mandanten-Portal.