Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Jeder Portalbenutzer hat eine von drei Berechtigungsstufen. Sie legen fest, was die Person mit Dokumenten im Portal tun kann.
Mögliche Aktionen mit Dokumenten | „Lesen“ | „Lesen/Schreiben“ | „Voller Zugriff“ |
Öffnen und anzeigen | Ja | Ja | Ja |
„Herunterladen“ (Download) | Ja (sofern Sie dies nicht sperren, siehe unten) | Ja | Ja |
„Hochladen“ (Upload) | Nein | Ja | Ja |
„Umbenennen“ (Rename) | Nein | Ja | Ja |
„In den Papierkorb verschieben“ (Move to Bin) | Nein | Nein | Ja |
So sieht die Registerkarte „Dokumente“ (Documents) für Mandanten je nach Berechtigungsstufe aus:
„Lesen“: keine Schaltfläche „Hochladen“; nur „Dokument anzeigen“ (View document) und „Herunterladen“.
„Lesen/Schreiben“: Schaltfläche „Hochladen“ sowie „Umbenennen“.
„Voller Zugriff“: alle Funktionen, einschließlich „In den Papierkorb verschieben“.
Berechtigungsstufe einer Person ändern
Öffnen Sie die Portalgruppe, klicken Sie neben dem Namen des Portals auf das Symbol „Benutzer“ (Users), wählen Sie in der Liste „Berechtigungen“ (Permissions) neben der Person eine Stufe aus und klicken Sie auf „Speichern“ (Save).
Standardberechtigungen für neue Portalbenutzer festlegen
Öffnen Sie die Portalgruppe und klicken Sie auf „Einstellungen“ (Settings) > „Sicherheit“ (Security). „Standardberechtigungen“ (Default permissions) legt fest, welche Berechtigungsstufe Personen bei Ihrer Einladung erhalten.
Auf derselben Seite blendet die Option „Portalbenutzer mit Leseberechtigung am Herunterladen von Dateien hindern“ (Prevent portal users with Read access from downloading files) die Bedienelemente zum Herunterladen, Exportieren und Drucken für Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Lesen“ aus. Diese können Dokumente weiterhin öffnen und anzeigen. Verwenden Sie diese Option für Dokumente, die Mandanten einsehen, aber nicht behalten sollen, etwa Berichtsentwürfe.
Welche Berechtigungsstufe sollte ich verwenden?
Für die meisten Mandanten: „Lesen/Schreiben“, damit sie angeforderte Unterlagen hochladen können, ohne Ihre Dokumente in den Papierkorb verschieben zu können.
Für Personen, die nur Einsicht benötigen (zum Beispiel einen Berater des Mandanten, der nur die Buchhaltungsunterlagen einsehen muss): „Lesen“.
„Voller Zugriff“ nur für Personen, denen Sie die Verwaltung der Dokumente im Portal anvertrauen, etwa den Finanzleiter eines Mandanten.