MyDocSafe-Abonnements können je nach Tarif und vertraglicher Vereinbarung monatlich oder jährlich abgerechnet werden. Einige Zusatzleistungen werden getrennt vom Basisabonnement berechnet. Daher können Sie innerhalb eines Abrechnungszeitraums mehrere Rechnungen oder Rechnungspositionen erhalten.
Für die meisten Abonnementabrechnungen und Kartenzahlungen verwenden wir Stripe. MyDocSafe speichert Ihre Zahlungskartendaten nicht vollständig.
Monatliche und jährliche Abrechnung im Vergleich
Die Standardtarife von MyDocSafe können auf monatlicher oder jährlicher Basis gebucht werden.
Monatliche Abrechnung
Die Abonnementgebühren werden jeden Monat berechnet;
geeignet, wenn Sie flexibel bleiben möchten;
zusätzliche Benutzerlizenzen für einen monatlichen Tarif werden in der Regel im selben Rhythmus abgerechnet.
Jährliche Abrechnung
Die Abonnementgebühren werden jährlich im Voraus berechnet;
unsere veröffentlichte Preisübersicht sieht derzeit einen Rabatt bei jährlicher Abrechnung vor;
zusätzliche interne Benutzer eines Jahresabonnements werden in der Regel ebenfalls jährlich abgerechnet.
Aktuelle Tarife und Preise finden Sie auf der MyDocSafe-Preisseite.
Unsere Nutzungsbedingungen legen fest, dass Abonnementgebühren regelmäßig im Voraus abgerechnet werden.
Wie erhalte ich Rechnungen?
Rechnungen werden in der Regel elektronisch ausgestellt. Bei Abonnements, die über Stripe abgerechnet werden, gehen Abrechnungsmitteilungen und Rechnungen an den für Ihr Konto hinterlegten Rechnungskontakt. Das ursprüngliche Abrechnungsverfahren von MyDocSafe nutzte Stripe für wiederkehrende Rechnungen. Zahlungskartendaten können Sie unter „Einstellungen“ (Settings) in Ihrem Konto aktualisieren.
Bei größeren Kunden oder Enterprise-Kunden kann die Rechnungsstellung stattdessen nach den Vereinbarungen in Ihrem Bestellformular, Angebot oder Vertrag erfolgen.
Zusatzleistungen können separat abgerechnet werden
Einige MyDocSafe-Leistungen werden nutzungsabhängig abgerechnet oder zusätzlich zu Ihrem regulären Abonnement erworben.
Dazu können beispielsweise gehören:
Identitätsprüfung;
fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen (AES/QES);
SMS-Gebühren
zusätzliche Gastbenutzerlizenzen;
zusätzlicher Speicherplatz;
API-Nutzung über das enthaltene Kontingent hinaus;
Beratungs- oder Einführungsleistungen;
individuelle Enterprise-Leistungen.
Unsere aktuelle Preisübersicht führt Identitätsprüfung und AES/QES als Leistungen mit nutzungsabhängiger Abrechnung auf. Zusätzliche Gastbenutzerlizenzen und Speicherplatz können separat erworben werden.
Ihre Abrechnung kann sich daher wie folgt zusammensetzen:
Basisabonnement
zuzüglich
zusätzlicher Lizenzen
zuzüglich
nutzungsabhängiger Zusatzleistungen
Je nach Konfiguration Ihres Kontos können diese als separate Rechnungen oder einzelne Rechnungspositionen erscheinen.
Bestellnummer hinzufügen
Wenn Ihre Organisation eine Bestellnummer (PO-Nummer) auf Rechnungen benötigt, teilen Sie uns diese bitte möglichst vor der Rechnungsstellung mit.
Senden Sie uns:
den Namen Ihrer Organisation;
den Namen Ihres MyDocSafe-Kontos;
die Bestellnummer;
gegebenenfalls erforderliche Bestellvermerke oder Referenzen;
den Rechnungskontakt, der die Rechnungen erhalten soll.
Bei Enterprise-Kunden oder Kunden mit zentralem Einkauf lässt sich die Bestellnummer in der Regel im Rahmen der vertraglichen Einrichtung hinterlegen.
Wenn sich Ihre Bestellnummer jährlich ändert, senden Sie uns die neue Nummer bitte, bevor die nächste Verlängerungsrechnung erstellt wird.
Für Bestandskunden ist die Kontaktaufnahme über den Support in der Anwendung am einfachsten.
Rechnungskontakt ändern
Wenn Rechnungen an eine andere Person oder ein gemeinsames Postfach der Buchhaltung gesendet werden sollen, wenden Sie sich an den MyDocSafe-Support und machen Sie folgende Angaben:
Name der Organisation bzw. des Kontos;
bisheriger Rechnungskontakt, sofern bekannt;
Name des neuen Rechnungskontakts;
neue E-Mail-Adresse für Rechnungen.
Beispielsweise können Sie Rechnungen an folgende Adresse senden lassen:
accounts@yourfirm.com
statt an einen einzelnen Mitarbeiter.
Ein gemeinsames Postfach der Buchhaltung hilft, dass Mitteilungen zu Verlängerungen oder Zahlungen bei Zuständigkeitswechseln nicht übersehen werden.
Rechnungsadresse ändern
Wenn sich die Rechnungsadresse Ihres Unternehmens oder die Angaben zum Rechtsträger ändern, kontaktieren Sie uns vor der nächsten Rechnungsstellung.
Bitte übermitteln Sie uns:
den Namen des Rechtsträgers;
die Rechnungsadresse;
gegebenenfalls die Unternehmensregisternummer;
gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
das Datum, ab dem die Änderung gilt.
Wenn Sie den angezeigten Firmennamen oder die Adresse an anderer Stelle in MyDocSafe ändern, werden bereits ausgestellte Rechnungen möglicherweise nicht automatisch aktualisiert. Teilen Sie Änderungen der Rechnungsdaten daher bitte gesondert mit.
Umsatzsteuer
Die umsatzsteuerliche Behandlung von MyDocSafe-Rechnungen hängt hauptsächlich davon ab, wo der Kunde umsatzsteuerlich ansässig ist und ob er als Unternehmer handelt.
Alle MyDocSafe-Preise verstehen sich zuzüglich anfallender Steuern, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben. Unsere Nutzungsbedingungen bestätigen, dass Gebühren keine Steuern enthalten, sofern nicht anders angegeben. (MyDocSafe)
Für Geschäftskunden gilt vereinfacht folgende Übersicht:
Sitz des Kunden | Übliche Behandlung |
Vereinigtes Königreich | In der Regel wird britische Umsatzsteuer berechnet |
Geschäftskunde in der EU | In der Regel wird keine britische Umsatzsteuer berechnet, wenn die B2B-Regelungen zum Leistungsort gelten; gegebenenfalls muss der Kunde die Umsatzsteuer vor Ort im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens abführen |
Geschäftskunde außerhalb des Vereinigten Königreichs und der EU | Nach der allgemeinen B2B-Regelung zum Leistungsort in der Regel nicht im Vereinigten Königreich umsatzsteuerbar |
Verbraucher / nicht unternehmerisch handelnder Kunde außerhalb des Vereinigten Königreichs | Es können andere Regelungen gelten, insbesondere für elektronisch erbrachte Dienstleistungen |
Nach der allgemeinen B2B-Regelung der britischen Steuerbehörde HMRC gelten Dienstleistungen in der Regel dort als erbracht, wo der Geschäftskunde ansässig ist. Ein britischer Anbieter berechnet daher grundsätzlich keine britische Umsatzsteuer, wenn ein B2B-Kunde, der die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt, außerhalb des Vereinigten Königreichs ansässig ist.
Die tatsächliche Behandlung kann von den Umständen des Kunden und der Art der Dienstleistung abhängen. Die von MyDocSafe ausgestellte Rechnung ist daher als maßgeblicher Abrechnungsbeleg anzusehen.
EU-Kunden und Reverse-Charge-Verfahren
Als Geschäftskunden in der EU bitten wir Sie möglicherweise um Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und weitere Nachweise dafür, dass Sie MyDocSafe als Unternehmer erwerben.
Wenn die üblichen grenzüberschreitenden B2B-Regelungen gelten:
berechnet MyDocSafe keine britische Umsatzsteuer;
kann die Rechnung darauf hinweisen, dass die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse-Charge-Verfahren) gilt;
ist der Kunde dafür verantwortlich, die in seinem Land gegebenenfalls anfallende Umsatzsteuer abzuführen.
Die Hinweise der HMRC bestätigen, dass bei grenzüberschreitenden digitalen B2B-Dienstleistungen grundsätzlich der Geschäftskunde für die Abführung der Umsatzsteuer in seinem Steuergebiet verantwortlich ist.
Erwirbt beispielsweise eine umsatzsteuerlich registrierte Steuerberatungskanzlei in Frankreich MyDocSafe für ihre Geschäftstätigkeit, wird der Vorgang vorbehaltlich der geltenden Umsatzsteuervorschriften normalerweise als B2B-Leistung behandelt, ohne dass britische Umsatzsteuer berechnet wird.
Geschäftskunden im übrigen Ausland
Ist ein Geschäftskunde sowohl außerhalb des Vereinigten Königreichs als auch außerhalb der EU ansässig, ist die Leistung nach der allgemeinen B2B-Regelung zum Leistungsort in der Regel nicht im Vereinigten Königreich umsatzsteuerbar.
Im Land des Kunden können dennoch lokale Steuern anfallen.
Kunden sind dafür verantwortlich, die für sie geltenden lokalen Steuern ordnungsgemäß abzuführen.
Warum benötigen Sie meine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hilft uns, grenzüberschreitende Käufe durch Unternehmen steuerlich korrekt zu behandeln.
Wenn Sie Geschäftskunde in der EU sind, stellen Sie bitte sicher, dass die an MyDocSafe übermittelte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Angaben zum Rechtsträger korrekt sind.
Wenn Sie nicht ausreichend nachweisen, dass Sie als Unternehmer kaufen, können andere Umsatzsteuerregelungen gelten. Die Hinweise der HMRC betonen ausdrücklich, dass die Unternehmereigenschaft des Kunden für die umsatzsteuerliche Behandlung grenzüberschreitender digitaler Dienstleistungen relevant ist.
Zahlungsmethode aktualisieren
Wenn Ihr Abonnement über Stripe bezahlt wird, können Sie Ihre Zahlungsdaten über Ihr MyDocSafe-Konto verwalten.
Gehen Sie zu:
„Startseite“ (Home) → „Einstellungen“ → „Abonnement und Abrechnung“ (Subscription & Billing)
Die bisherigen Abrechnungshinweise besagen, dass Zahlungskartendaten bei Stripe und nicht bei MyDocSafe gespeichert werden und dass Stripe Sie benachrichtigen kann, wenn eine hinterlegte Karte bald abläuft.
Laut der aktuellen Preisübersicht von MyDocSafe werden außerdem gängige Kreditkarten, Lastschrift und bei Enterprise-Tarifen auch Banküberweisungen unterstützt.
Bei Fragen zur Abrechnung
Kontaktieren Sie MyDocSafe über den Support in der Anwendung und geben Sie Folgendes an:
den Namen Ihrer Organisation;
den Kontonamen;
gegebenenfalls die Rechnungsnummer;
die E-Mail-Adresse für Rechnungen;
gegebenenfalls die Bestellnummer;
gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
eine kurze Erläuterung der gewünschten Änderung.
Bei Fragen zur Umsatzsteuer oder Beschaffung kontaktieren Sie uns am besten, bevor die nächste Rechnung erstellt wird. So können der richtige Rechtsträger, die Rechnungsadresse, die Bestellnummer und die Umsatzsteuerangaben von Anfang an berücksichtigt werden.