Примітка: деякі знімки екрана ще показують англійський інтерфейс; перекладені назви наведено в тексті.
Віддаєте перевагу відео? У цьому короткому відео показано всі кроки. Або прочитайте інструкції нижче.
Додати контакт дуже просто: ви можете додавати їх по одному або імпортувати одразу багато з файлу CSV. Усе розміщено в розділі «Контакти» (Contacts) у верхньому меню.
Є два типи контактів:
«Фізичні особи» (Individuals) — люди. Для кожного контакту потрібні «Ім’я» (First name), «Прізвище» (Last name) та унікальна адреса електронної пошти.
«Організації» (Organisations) — компанії та інші організації. Для кожного контакту потрібні «Назва компанії» (Company name), «Номер компанії» (Company Number) та «Тип» (Type).
1. Відкрийте «Контакти»
Натисніть «Контакти» у верхньому меню. Відкриється розділ «Усі контакти» (All contacts).
Перемикайтеся між типами контактів за допомогою вкладок «Усі» (All), «Фізичні особи» та «Організації».
Шукайте за ім’ям або назвою чи звузьте список за допомогою фільтрів «Статус» (Status), «Тип організації» (Organisation type) та «Теги» (Tags). Натисніть «+ Фільтр» (+ Filter), щоб додати інші фільтри.
За потреби натисніть значок стовпців праворуч, щоб вибрати, які стовпці відображати.
2. Додайте контакт
Натисніть кнопку «+» поруч із «Усі контакти» та виберіть один із варіантів:
«Створити новий індивідуальний контакт» (Create a new individual contact)
«Створити новий контакт в організації» (Create a new organisation contact)
«Імпорт контактів фізичних осіб» (Import individual contacts) (див. розділ 3)
2a. Контакт фізичної особи
Заповніть поля «Ім’я», «Прізвище» та «Електронна пошта» (Email).
За потреби заповніть поля «Телефон» (Phone), «Назва компанії», «Ідентифікатор» (Id) (ваше власне позначення контакту), «Статус» («Активний» (Active), «Потенційний клієнт» (Prospect), «Загублений» (Lost) або «Видалено» (Deleted)) та «Мова» (Language).
За потреби задайте «Стандартний пароль для підпису документів» (Default password for signing documents). Він знадобиться підписувачам, щоб відкрити надіслані вами документи.
За потреби заповніть «Деталі податків Великобританії» (UK tax details) — «Номер соціального страхування (NINO)» (National Insurance Number (NINO)) та «Унікальна ідентифікація платника податків (UTR)» (Unique Taxpayer Reference (UTR)).
За потреби натисніть «+» поруч із «Адреси» (Addresses), щоб додати адресу.
За потреби натисніть «Виберіть папку» (Select a folder), щоб вибрати місце зберігання документів, які підписує цей контакт. Див. Збереження підписаних документів.
За потреби заповніть «Спеціальні поля» (Custom Fields) унизу форми.
Натисніть «Зберегти» (Save).
2b. Контакт організації
Заповніть поля «Назва компанії», «Номер компанії» та «Тип».
За потреби заповніть поля «Бізнес-сектор» (Business sector), «Статус», «Мова», «Електронна пошта», «Податковий ідентифікатор» (Tax ID), «Адреси» та «Спеціальні поля».
Натисніть «Зберегти».
3. Імпортуйте контакти з файлу CSV
Натисніть кнопку «+» поруч із «Усі контакти», а потім — «Імпорт контактів фізичних осіб».
За потреби натисніть «Приклад CSV» (Example CSV), щоб завантажити шаблон.
Перетягніть файл CSV у відповідну область або натисніть її, щоб вибрати файл.
Зіставте свої стовпці з нашими полями та завершіть імпорт.
Ваш файл має містити стовпці firstName, lastName та email (адреси електронної пошти мають бути унікальними). За потреби додайте phone, companyName та id. Стовпці можуть мати інші назви — ви зіставите їх після завантаження.
Варто знати: імпорт доступний лише для фізичних осіб. Організації додавайте по одній.
4. Працюйте з контактом
Натисніть ім’я або назву контакту, щоб відкрити його. Ви побачите чотири вкладки — «Контактні дані» (Contact details), «Файли» (Files), «Індивідуальні ціни» (Custom pricing) та «Активність» (Activity), а праворуч:
«Перевірки особи» (ID Verifications) — перевірки особи контакту.
«Посилання» (Links) — натисніть «+», щоб пов’язати цей контакт з іншим, і виберіть «Тип» зв’язку (наприклад, «Директор» (Director), «Акціонер» (Shareholder), «Власник» (Owner), «Сім'я» (Family) або «Партнер» (Partner)). Пов’язані контакти відображаються тут для швидкого переходу між ними.
«Портали» (Portals) — усі портали, до яких контакт має доступ.
«Теги» — введіть текст у поле «Додати тег» (Add a tag), щоб додати тег до контакту.
«Коментарі» (Comments) — нотатки для вашої команди.
Натисніть «Редагувати» (Edit), щоб змінити дані контакту. У меню з трьома крапками поруч доступні «Журнал активності» (Activity Log), «Експорт у CSV» (Export to CSV) та «Видалити» (Delete).
Розширені сценарії
Зверніть увагу: у списку контактів доступні й інші можливості. Ви можете:
позначити кілька контактів і натиснути «Повідомити вибрані контакти» (Message selected contacts), щоб надіслати їм електронні листи одночасно;
експортувати один контакт через меню з трьома крапками в його рядку («Експорт у CSV») або всі контакти через меню з трьома крапками вгорі праворуч («Експортувати всі контакти» (Export all contacts));
відстежувати складні структури — директорів, акціонерів, членів сім’ї — за допомогою зв’язків між фізичними особами та організаціями.
Наступний крок: 6. Додайте свої послуги