Примітка: деякі знімки екрана ще показують англійський інтерфейс; перекладені назви наведено в тексті.
Перш ніж почати:
Налаштуйте принаймні одну валюту в розділі «Пропозиції» (Proposals)/«Валюти» (Currencies) — див. 6. Додайте свої послуги.
За бажанням додайте послуги й податки, щоб ціни та податки заповнювалися автоматично в кожному рядку.
За бажанням підключіть Stripe (оплата карткою) та/або GoCardless (прямий дебет) у розділі «Домашня сторінка» (Home)/«Налаштування» (Settings)/«Інтеграції» (Integrations), щоб клієнти могли платити онлайн.
За бажанням налаштуйте вигляд рахунків-фактур — див. розділ 5.
1. Створіть новий рахунок-фактуру
Натисніть «Пропозиції» у верхньому меню, а потім «Рахунки-фактури» в меню ліворуч.
Натисніть кнопку «+». Відкриється новий рахунок-фактура з уже заповненим наступним номером рахунку-фактури.
Корисно знати: номери рахунків-фактур відповідають вашому шаблону нумерації. Якщо ви зміните номер, наприклад, на «MY-001», наступний рахунок-фактура матиме номер «MY-002».
2. Заповніть рахунок-фактуру
a) Додайте клієнта й дати
У полі «Клієнт» (Client) почніть вводити ім’я або адресу електронної пошти клієнта та виберіть його.
Якщо клієнта ще немає серед ваших контактів, введіть його адресу електронної пошти й натисніть «Додати новий контакт» (Add New Contact). Адреса електронної пошти заповниться автоматично.
Укажіть «Дата випуску» (Issue date) та «Строк оплати» (Due date).
За потреби змініть значення поля «Валюта» (Currency).
b) Додайте позиції для оплати
У першому рядку почніть вводити текст у полі «Елемент» (Item). Під час введення з’являтимуться ваші послуги, згруповані за розділами.
Виберіть послугу — її «Ціна» (price) та «Податок» (tax) заповняться автоматично. Або введіть власну назву позиції та вкажіть ціну вручну.
Укажіть «Кількість» (quantity).
Повторіть ці дії для кожного рядка. Проміжний підсумок, податок і загальна сума розраховуються автоматично під час заповнення.
Порада: щоб надати знижку, додайте рядок, наприклад «Знижка», з від’ємною ціною (наприклад -20)
c) За бажанням додайте нотатки
У полі «Нотатки» (Notes) додайте інформацію, яку має побачити клієнт, наприклад ідентифікатор або інструкції з оплати. Вона відображатиметься в PDF-файлі рахунку-фактури.
3. Збережіть і надішліть
У верхній частині рахунку-фактури виберіть одну з дій:
«Зберегти та надіслати» — зберігає рахунок-фактуру й одразу відкриває вікно «Надіслати» (Send).
«Зберегти та закрити» (Save & close) — зберігає рахунок-фактуру зі статусом «Чернетка» (Draft), щоб ви могли надіслати його пізніше.
«Скасувати» (Cancel) — виходить без збереження змін.
a) Виберіть отримувача та способи оплати
У вікні «Надіслати рахунок-фактуру» (Send Invoice):
Перевірте поле «Отримувач» (Recipient). Зазвичай у ньому вже вказано клієнта з рахунку-фактури; ви можете вибрати інший контакт.
За бажанням заповніть поле «Особисте повідомлення» (Personal Message). Повідомлення відображатиметься в електронному листі над коротким викладом рахунку-фактури.
За бажанням натисніть «Шаблони» (Templates), щоб вставити збережене повідомлення, або «Шаблони» → «Зберегти як шаблон» (Save as a template), щоб повторно використовувати щойно написаний текст.
За бажанням позначте способи онлайн-оплати для клієнта:
«Кредитна/дебетова картка (Stripe)» (Credit/Debit Card (Stripe))
«Прямий дебет (GoCardless)» (Direct Debit (GoCardless))
Відображатимуться лише підключені способи оплати. Залиште обидва варіанти непозначеними, якщо клієнт платитиме іншим способом, наприклад банківським переказом.
Натисніть «Надіслати рахунок-фактуру».
Корисно знати: у Stripe є мінімальна сума платежу (наприклад $0.50 USD). Якщо загальна сума рахунку-фактури менша, варіант Stripe буде неактивним.
Що бачить ваш клієнт
Клієнт отримує електронний лист, що містить:
номер рахунку-фактури, дати, усі рядки, а також проміжний підсумок, податок і загальну суму;
ваше особисте повідомлення, якщо ви його додали;
рахунок-фактуру у вкладеному PDF-файлі з назвою Invoice-[number].pdf;
кнопку «Переглянути та оплатити» (Review and pay), якщо ви позначили спосіб оплати.
Коли клієнт натискає «Переглянути та оплатити», відкривається сторінка оплати з вашим логотипом, рахунком-фактурою та кнопкою «Оплатити» (Pay). Входити в обліковий запис не потрібно.
Якщо ви запропонували і оплату карткою, і прямий дебет, клієнт спочатку вибирає один зі способів.
Корисно знати:
Посилання для оплати діє протягом 30 днів.
Після оплати за посиланням відображається лише «Оплату завершено» (Payment completed), тож клієнт не зможе оплатити рахунок двічі.
4. Керуйте рахунками-фактурами
Усі рахунки-фактури доступні в розділі «Пропозиції»/«Рахунки-фактури» з номерами, датами, загальними сумами та статусами («Чернетка», «Надіслано» (Sent), «Оплачено» (Paid) або «Анульовано» (Voided)). Натисніть меню з трьома крапками поруч із рахунком-фактурою або всередині нього, щоб вибрати дію:
«Завантажити PDF» (Download PDF) — відкриває PDF-файл рахунку-фактури у браузері.
«Дублювати» (Duplicate) — створює нову чернетку з тим самим клієнтом, валютою, нотатками й рядками. Зручно для виправлення рахунку-фактури або повторного виставлення рахунку за ту саму роботу.
«Видалити» (Delete) — лише для рахунків-фактур зі статусом «Чернетка». Чернетка видаляється, а її номер рахунку-фактури звільняється.
«Анулювати» (Void) — для рахунків-фактур зі статусом «Надіслано» або «Оплачено». Рахунок-фактура залишається у списку зі статусом «Анульовано» для обліку. Після анулювання надісланого рахунку-фактури його посилання для оплати перестає працювати.
5. За бажанням налаштуйте вигляд рахунків-фактур
У PDF-файлі рахунку-фактури використовуються логотип і фірмовий колір вашої компанії, її адреса, а також банківські реквізити, податковий ідентифікатор і реєстраційний номер, якщо ви їх додали. Телефон клієнта, реєстраційний номер його компанії та податковий ідентифікатор відображаються в розділі «Рахунок для» (Bill To), якщо вони вказані в контакті.
Щоб додати умови внизу кожного рахунку-фактури:
Перейдіть до розділу «Налаштування»/«Налаштування рахунків-фактур» (Invoice Settings).
Введіть свої умови.
Натисніть «Зберегти» (Save).
