Примітка: деякі знімки екрана ще показують англійський інтерфейс; перекладені назви наведено в тексті.
Ще не працювали з порталами? Почніть зі статті Як працюють клієнтські портали: почніть тут.
Є чотири способи надати клієнтам доступ до порталів. Виберіть відповідний:
Ситуація | Спосіб |
Новий клієнт | |
Доступ до наявного порталу потрібен ще комусь (іншому директору, чоловіку або дружині) | |
Перенесення багатьох клієнтів одночасно | |
Клієнти мають реєструватися самостійно, наприклад на вашому сайті |
Перш ніж почати: налаштуйте стандартний текст запрошення та нагадування в розділі групи «Налаштування» [Settings] > «Запрошення» [Invitations] (див. нижче Запрошення в очікуванні).
1. Створіть портал і запросіть клієнта
Натисніть «Портали» [Portals], відкрийте групу порталів і натисніть «+» поруч із «Портали».
У полі «Почніть вводити текст для пошуку або створення нового контакту» [Start typing to search or create a new contact] виберіть клієнта з розділу «Контакти» [Contacts] або виберіть «Додати новий контакт» [Add a new contact]. Назва порталу автоматично заповнюється іменем контакту, і ви можете її змінити.
За бажанням додайте «Особисте повідомлення» [Personal message].
Натисніть «Створення порталу та запрошення користувача клієнта» [Create the portal and invite client user].
Ще не готові нікого запрошувати? Залиште поле контакту порожнім і натисніть «Лише створити портал (я запрошу користувачів клієнта пізніше)» [Just create a portal (I will invite client users later)].
2. Додайте учасника до наявного порталу
У списку порталів натисніть значок людей у стовпці «Користувачі» [Users]. Усередині порталу такий самий значок розташований поруч із пунктом «Користувачі порталу» [Portal Users] у меню ліворуч.
У вікні «Керування доступом до порталу» [Manage Portal Access] натисніть «+» поруч із «Учасники» [Members].
Виберіть або створіть контакт і налаштуйте для нього «Дозволи» [Permissions]:
«Повний доступ» [Full Access]: перегляд, завантаження на портал і видалення документів, а також запрошення інших людей до цього порталу.
«Читання/запис» [Read/Write]: перегляд і завантаження документів на портал без можливості запрошувати інших людей.
«Читати» [Read]: лише перегляд. Ви також можете заборонити користувачам із дозволом «Читати» завантажувати файли на свій пристрій у розділі «Налаштування» > «Безпека» [Security].
За бажанням додайте особисте повідомлення, а потім натисніть «Запросити нового учасника» [Invite new member].
Дозвіл за замовчуванням для нових користувачів порталу задається в розділі групи «Налаштування» > «Безпека». Щоб надати одній людині доступ до кількох порталів, повторіть ці кроки для кожного порталу. Для кожного порталу вона отримає окремий електронний лист із запрошенням.
3. Імпортуйте портали з файлу CSV
Відкрийте групу порталів і натисніть «Додавання порталів масово» [Add Portals in Bulk] у меню ліворуч.
Натисніть «Приклад CSV» [Example CSV], щоб завантажити шаблон. Він містить такі стовпці:
«Назва» [name] (обов'язковий): назва порталу
«Електронна пошта» [email], «Ім’я» [firstName], «Прізвище» [lastName]: дані клієнта, якого потрібно запросити. Якщо ви заповнюєте один із цих стовпців, заповніть усі три.
«мітка» [label]: необов'язкова мітка порталу
Перетягніть файл у область «Виберіть файл CSV або перетягніть його сюди» [Choose a CSV file or drop it here], зіставте стовпці з полями, за бажанням додайте вітальне повідомлення та натисніть «Імпорт» [Import].
Для рядків без адреси електронної пошти створюються портали без надсилання запрошень, тож ви можете запросити цих клієнтів пізніше.
4. Поділіться посиланням для самостійної реєстрації
За посиланням для самостійної реєстрації клієнти створюють власний портал і дані для входу, не чекаючи запрошення. Це зручно для кнопок «Стати клієнтом» на сайті та для заходів.
Відкрийте групу порталів і натисніть «Посилання для самостійної реєстрації» у меню ліворуч.
Якщо у вашій групі використовуються ролі порталу, виберіть роль, для якої призначене посилання.
Натисніть «Згенерувати нове посилання» [Generate new link], а потім скопіюйте його на свій сайт або в електронні листи. Ви можете відкликати його будь-коли.
Корисно знати:
Клієнти, які реєструються цим способом, використовують ліцензії гостьових користувачів. Якщо ви досягнете ліміту свого тарифного плану, для нових реєстрацій може знадобитися перейти на вищий тарифний план. Автоматичний перехід доступний не на всіх тарифних планах, тому зверніться на customerservices@mydocsafehq.com, якщо очікуєте велику кількість реєстрацій.
Листи для підтвердження та входу не містять посилання на вашу сторінку входу. Повідомте клієнтам, де входити: додайте на свій сайт кнопку «Вхід для клієнтів» і вкажіть адресу сторінки входу в описі розділу «Панель керування» [Dashboard].
Якщо ви використовуєте власний домен порталу (доповнення «Брендинг» [Branding]), посилання використовуватиме цей домен.
Щоб отримувати сповіщення про нові реєстрації, скористайтеся пунктом «Керуйте цим у своїх параметрах сповіщень» [Manage it in your notification settings] на тій самій сторінці.
Запрошення в очікуванні, нагадування та повторне надсилання
Запрошення залишається в статусі «В очікуванні» [Pending], доки клієнт його не прийме, а його аватар у стовпці «Користувачі» відображається блідим. Перейдіть до розділу групи «Налаштування» > «Запрошення», щоб налаштувати:
«Повідомлення про запрошення нового учасника» [Invite new member message]: стандартний текст, що надсилається із запрошеннями.
«Видалити очікуючі запрошення після, днів» [Remove pending invitations after, days] (за замовчуванням 60): відлік від дати надсилання запрошення або останнього нагадування.
«Нагадування про запрошення» [Invitation reminders] > «Надіслати автоматичне нагадування» [Send automatic reminder]: нагадування тим, хто ще не прийняв запрошення.
Щоб повторно надіслати вручну: позначте потрібні портали у списку порталів і натисніть «Повторно надіслати запрошення, що очікують на розгляд» [Resend pending invites].
Клієнт каже, що запрошення не надійшло? Попросіть його перевірити папку зі спамом і додати MyDocSafe до списку надійних відправників. Також перевірте адресу електронної пошти, оскільки ми не повідомляємо про листи, повернуті через недоставлення.