As assinaturas MyDocSafe podem ser faturadas mensal ou anualmente, consoante o plano e as condições comerciais acordadas. Alguns serviços adicionais são cobrados separadamente da assinatura principal, pelo que poderá receber mais do que uma fatura ou rubrica durante um período de faturação.
Utilizamos o Stripe para a maior parte da faturação de assinaturas e dos pagamentos com cartão. O MyDocSafe não armazena os dados completos do seu cartão de pagamento.
Faturação mensal ou anual
Os planos padrão do MyDocSafe podem ser adquiridos com periodicidade mensal ou anual.
Faturação mensal
o valor da assinatura é cobrado todos os meses;
útil se preferir flexibilidade;
as licenças de utilizador adicionais acrescentadas a um plano mensal são normalmente faturadas com a mesma periodicidade.
Faturação anual
o valor da assinatura é cobrado anualmente, de forma antecipada;
os preços publicados incluem atualmente um desconto para a faturação anual;
os utilizadores internos adicionais acrescentados a uma assinatura anual também são normalmente faturados anualmente.
Os planos e preços atuais estão disponíveis na página de preços do MyDocSafe.
Os nossos Termos de Serviço estabelecem que o valor da assinatura é faturado antecipadamente, de forma recorrente.
Como recebo as faturas?
As faturas são normalmente emitidas por via eletrónica. Nas assinaturas faturadas através do Stripe, as notificações de faturação e as faturas são enviadas para o contacto de faturação associado à sua conta. O processo de faturação original do MyDocSafe utilizava o Stripe para as faturas recorrentes, e os dados do cartão de pagamento podem ser atualizados nas definições da conta.
Para clientes de maior dimensão ou com planos Enterprise, a faturação pode, em alternativa, seguir as condições acordadas no formulário de encomenda, na proposta ou no contrato.
Os extras podem ser faturados separadamente
Alguns serviços MyDocSafe são cobrados em função da utilização ou adquiridos como complemento da assinatura habitual.
Os exemplos podem incluir:
verificação de identidade;
assinaturas eletrónicas avançadas ou qualificadas (AES/QES);
custos de SMS
licenças adicionais de utilizador convidado;
armazenamento adicional;
utilização da API acima da quota incluída;
serviços de consultoria ou implementação;
serviços Enterprise personalizados.
A nossa tabela de preços atual apresenta a verificação de identidade e as AES/QES como serviços pagos em função da utilização e permite adquirir separadamente licenças adicionais de utilizador convidado e armazenamento.
Assim, a sua faturação pode incluir:
Assinatura principal
mais
licenças adicionais
mais
extras cobrados em função da utilização
Estes elementos podem constar de faturas separadas ou de rubricas distintas na mesma fatura, consoante a configuração da sua conta.
Adicionar um número de ordem de compra
Se a sua organização exigir que um número de ordem de compra (PO) conste das faturas, informe-nos, sempre que possível, antes da emissão da fatura.
Envie-nos:
o nome da sua organização;
o nome da conta MyDocSafe;
o número de ordem de compra;
qualquer texto ou referência exigidos para a ordem de compra;
o contacto de faturação que deve receber as faturas.
Para clientes Enterprise ou com processos geridos pelo departamento de compras, o número de ordem de compra pode normalmente ser registado durante a configuração das condições comerciais.
Se a sua ordem de compra mudar anualmente, envie o novo número antes de ser gerada a próxima fatura de renovação.
Para os clientes existentes, a forma mais simples é contactar-nos através do suporte na aplicação.
Alterar o contacto de faturação
Se as faturas tiverem de ser enviadas para outra pessoa ou para uma caixa de correio partilhada do departamento financeiro, contacte o suporte MyDocSafe e forneça:
o nome da organização/conta;
o contacto de faturação atual, se for conhecido;
o nome do novo contacto de faturação;
o novo endereço de e-mail de faturação.
Por exemplo, pode preferir que as faturas sejam enviadas para:
accounts@yourfirm.com
em vez de serem enviadas para um colaborador específico.
Utilizar uma caixa de correio partilhada do departamento financeiro pode ajudar a evitar que as notificações de renovação ou pagamento passem despercebidas quando os colaboradores mudam de funções.
Alterar a morada de faturação
Se a morada de faturação da sua empresa ou os dados da entidade jurídica mudarem, contacte-nos antes da próxima fatura.
Forneça:
a denominação da entidade jurídica;
a morada de faturação;
o número de registo da empresa, quando relevante;
o número de identificação para efeitos de IVA, se aplicável;
a data de entrada em vigor da alteração.
Alterar o nome ou a morada da empresa apresentados noutras áreas do MyDocSafe pode não atualizar automaticamente as faturas anteriores, pelo que as alterações aos dados de faturação devem ser comunicadas separadamente.
IVA
O tratamento em sede de IVA das faturas MyDocSafe depende sobretudo de onde o cliente está estabelecido para efeitos de IVA e se atua no âmbito de uma atividade empresarial.
Deve considerar-se que todos os preços do MyDocSafe não incluem os impostos aplicáveis, salvo indicação expressa em contrário. Os nossos Termos de Serviço confirmam que os valores cobrados não incluem impostos, salvo indicação em contrário. (MyDocSafe)
Segue-se um guia simplificado para clientes empresariais:
Localização do cliente | Tratamento habitual |
Reino Unido | É normalmente cobrado IVA do Reino Unido |
Cliente empresarial da UE | Normalmente não é cobrado IVA do Reino Unido quando se aplicam as regras de localização das prestações de serviços B2B; o cliente poderá ter de liquidar o IVA localmente ao abrigo do mecanismo de autoliquidação |
Cliente empresarial fora do Reino Unido e da UE | Geralmente não está sujeito a IVA do Reino Unido ao abrigo da regra geral de localização das prestações de serviços B2B |
Consumidor / cliente não empresarial fora do Reino Unido | Podem aplicar-se regras diferentes, nomeadamente para serviços prestados por via eletrónica |
A regra geral B2B da HMRC estabelece que os serviços são normalmente considerados prestados no local onde o cliente empresarial está estabelecido. Por conseguinte, um fornecedor do Reino Unido geralmente não cobra IVA do Reino Unido quando um cliente B2B que preencha os requisitos está estabelecido fora do Reino Unido.
O tratamento efetivo pode depender das circunstâncias do cliente e da natureza do serviço, pelo que a fatura emitida pelo MyDocSafe deve ser considerada o documento de faturação definitivo.
Clientes da UE e autoliquidação
Se for um cliente empresarial da UE, poderemos pedir-lhe o seu número de identificação para efeitos de IVA e outros comprovativos de que está a adquirir o MyDocSafe no âmbito de uma atividade empresarial.
Quando se aplicam as regras normais para operações B2B transfronteiriças:
o MyDocSafe não cobra IVA do Reino Unido;
a fatura pode indicar que se aplica o mecanismo de autoliquidação;
o cliente é responsável por liquidar o IVA local exigido no seu país.
As orientações da HMRC confirmam que, nos serviços digitais B2B transfronteiriços, o cliente empresarial é geralmente responsável por liquidar o IVA na sua própria jurisdição.
Por exemplo, uma empresa de contabilidade em França, registada para efeitos de IVA, que adquira o MyDocSafe para a sua atividade deverá normalmente esperar que a operação seja tratada como uma prestação de serviços B2B, em vez de lhe ser cobrado IVA do Reino Unido, nos termos das regras de IVA aplicáveis.
Clientes empresariais do resto do mundo
Quando um cliente empresarial está estabelecido fora do Reino Unido e da UE, a regra geral de localização das prestações de serviços B2B implica normalmente que a prestação não está sujeita a IVA do Reino Unido.
Ainda assim, podem aplicar-se impostos locais no país do cliente.
Os clientes são responsáveis por assegurar a liquidação de quaisquer impostos locais que lhes sejam aplicáveis.
Porque precisam do meu número de identificação para efeitos de IVA?
O número de identificação para efeitos de IVA ajuda-nos a determinar o tratamento fiscal correto das aquisições empresariais transfronteiriças.
Se for um cliente empresarial da UE, certifique-se de que o número de identificação para efeitos de IVA e os dados da entidade jurídica fornecidos ao MyDocSafe estão corretos.
Se não fornecer comprovativos suficientes de que está a adquirir o serviço no âmbito de uma atividade empresarial, poderão aplicar-se regras de IVA diferentes. As orientações da HMRC referem expressamente que o estatuto empresarial do cliente é relevante para determinar o tratamento em sede de IVA dos serviços digitais transfronteiriços.
Atualizar o método de pagamento
Se a sua assinatura for paga através do Stripe, pode gerir os dados de pagamento na sua conta MyDocSafe.
Aceda a:
"Inicial" [Home] → "Definições" [Settings] → "Assinatura e cobrança" [Subscription & Billing]
As orientações de faturação existentes indicam que os dados do cartão de pagamento são guardados pelo Stripe, e não pelo MyDocSafe, e que o Stripe pode notificá-lo quando um cartão guardado estiver prestes a expirar.
As condições de pagamento atuais do MyDocSafe também permitem os principais cartões de crédito, débito direto e, nos planos Enterprise, transferência bancária.
Se tiver uma dúvida sobre faturação
Contacte o MyDocSafe através do suporte na aplicação e inclua:
o nome da sua organização;
o nome da conta;
o número da fatura, se aplicável;
o e-mail de faturação;
o número de ordem de compra, se relevante;
o número de identificação para efeitos de IVA, quando relevante;
uma breve explicação do que precisa de ser alterado.
Para questões de IVA ou de compras, é preferível contactar-nos antes de ser gerada a próxima fatura, para que os dados corretos da entidade jurídica, da morada de faturação, da ordem de compra e do IVA possam ser utilizados desde o início.