Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
Neste artigo, explicamos como gerimos as cópias dos documentos assinados.
Por predefinição, os documentos assinados são guardados numa pasta especial chamada "Documentos assinados" [Signed Documents], uma pasta de sistema criada para guardar todos os documentos assinados através da sua conta. Pode considerar os ficheiros guardados nessa pasta como "cópias principais dos documentos assinados". É provável que essa pasta fique cheia e se torne difícil de gerir com o tempo. Por isso, recomendamos que continue a ler para saber como configurar o MyDocSafe para ajudar na organização.
O sistema também cria uma segunda cópia de cada documento assinado. A localização dessa segunda cópia depende da forma como utiliza o MyDocSafe:
Por predefinição, se enviar documentos a partir de qualquer pasta ou portal no MyDocSafe, será guardada uma cópia assinada na mesma pasta do documento original.
Se enviar um documento a um utilizador que:
conste dos seus "Contactos" [Contacts],
tenha uma "pasta de arquivamento" [filing folder] atribuída, e
tenha ativado a opção global "Arquivar na pasta associada ao contacto" [file in folder associated with contact] em "Inicial" [Home]/"Definições" [Settings]/"Assinatura eletrónica" [Esignature], então
a cópia assinada do documento será guardada na pasta designada.
A pasta "Documentos assinados" é um repositório central dos documentos que assinou através do MyDocSafe.
Pode iniciar processos de assinatura eletrónica importando documentos para qualquer localização no sistema, clicando neles com o botão direito do rato e seguindo o processo de configuração através do botão "Enviar para assinatura eletrónica" [send for e-signing].
3. Se enviar documentos para assinar através de software de terceiros utilizando a nossa integração, o MyDocSafe criará uma pasta separada (chamada Zoho, Outlook ou BTC Software), onde os documentos assinados serão guardados por predefinição.
Com o tempo, essa pasta começará a ficar cheia. Poderá querer começar a organizar os dados que lá se encontram.
Eis uma forma de o fazer:
1. Crie uma pasta, um portal ou uma subpasta onde pretenda guardar os documentos assinados, por exemplo, por John Smith.
2. Aceda a "Contactos" e localize o registo de John Smith
3. Clique no ícone '...' e em "Editar contacto" [edit contact]
4. Clique em "Editar detalhes" [edit details]
5. Selecione o botão "Selecionar uma pasta" [Select a folder]
6. Navegue até à pasta ou ao portal que criou acima e selecione-o. Em seguida, clique em "guardar" [save].
7a. Da próxima vez que enviar um documento para assinar, aceda a "Opções avançadas" [advanced options] e assinale a caixa junto a "Arquivar o documento assinado numa pasta específica associada ao destinatário" [File the signed document in a specific folder associated with the recipient]
7b. Pode tornar esta definição permanente selecionando também "Guardar como opções de assinatura predefinidas" [Save as default signing options] no mesmo ecrã. Em alternativa, pode aceder mais tarde às definições globais de assinatura eletrónica para fazer o mesmo:
A partir desse momento, assim que um documento for assinado, será arquivado na pasta/subpasta/portal associado ao destinatário e deixará de ser colocado por baixo do documento original.
Tenha em atenção que continuará a receber uma cópia principal do documento, que continuará a ser guardada em "Documentos assinados".