Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
Antes de começar
Um lembrete só é enviado se o fluxo de trabalho tiver um prazo definido. Se ainda não definiu um prazo, consulte primeiro Como definir um prazo num fluxo de trabalho e depois volte aqui.
O calendário de lembretes é configurado uma única vez ao nível da conta e aplica-se a todos os fluxos de trabalho do portal que tenham um prazo definido.
1. Abra as definições dos lembretes
Aceda a "Definições da empresa" [Company Settings], abra o separador "Fluxos de trabalho" [Workflows] e localize a secção "Lembretes de Fluxo de Trabalho do Portal" [Portal Workflow Reminders]
2. Escolha quando enviar os lembretes
Clique no botão "+" [+] e escolha quando pretende que seja enviado um email ao cliente:
"Duas semanas antes do prazo" [Two weeks before the deadline]
"Uma semana antes" [A week before]
"Três dias antes" [Three days before]
"No dia anterior" [The day before]
"No dia em que termina o prazo" [On the day it's due]
Adicione os lembretes que pretender — clique novamente em "+" para adicionar vários. Assim, o cliente pode receber um lembrete uma semana antes e outro no dia anterior.
Se a data de um lembrete já tiver passado, esse lembrete não é enviado. Por exemplo, se o prazo de um fluxo de trabalho terminar 7 dias após o envio, o lembrete "Duas semanas antes do prazo" não tem uma data de envio possível e é ignorado. Os restantes lembretes são enviados normalmente.
3. Adicione uma mensagem personalizada (opcional)
Introduza o seu texto no campo "Mensagem personalizada" [Custom message] para que os lembretes reflitam o tom da sua empresa, em vez de parecerem um email genérico do sistema.
4. "Guardar" [Save]
Clique em "Guardar" para aplicar o calendário de lembretes. Este entra em vigor imediatamente para todos os fluxos de trabalho com prazos definidos
Desativar lembretes ou remover um lembrete
Para desativar apenas um lembrete, volte a "Definições da empresa" → "Fluxos de trabalho" → "Lembretes de Fluxo de Trabalho do Portal", desative a opção desse lembrete e clique em "Guardar".
Para eliminar o lembrete por completo, clique no ícone do caixote do lixo. Os prazos continuam em vigor e visíveis na lista de fluxos de trabalho — apenas deixa de enviar emails ao cliente sobre esses prazos.