Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
Voordat u begint
Een herinnering wordt alleen verzonden als de werkstroom een deadline heeft. Hebt u nog geen deadline ingesteld? Lees dan eerst Een deadline instellen voor een werkstroom en kom daarna hier terug.
U stelt de herinneringsmomenten één keer in op accountniveau. Ze gelden voor elke portaalwerkstroom met een deadline.
1. Open de herinneringsinstellingen
Ga naar uw "Bedrijfsinstellingen" (Company Settings), open het tabblad "Werkstromen" (Workflows) en zoek de sectie "Portal Workflow-herinneringen" (Portal Workflow Reminders)
2. Kies wanneer herinneringen worden verzonden
Klik op de knop "+" (+) en kies wanneer de cliënt een e-mail moet ontvangen:
"Twee weken vóór de deadline" (Two weeks before the deadline)
"Een week ervoor" (A week before)
"Drie dagen ervoor" (Three days before)
"De dag ervoor" (The day before)
"Op de dag van de deadline" (On the day it's due)
Voeg zoveel herinneringen toe als u wilt. Door opnieuw op "+" te klikken, kunt u meerdere herinneringen instellen. Zo kan een cliënt een week vóór de deadline een vriendelijke herinnering ontvangen en nog één op de dag ervoor.
Als een herinneringsdatum al verstreken is, wordt de herinnering niet verzonden. Als de deadline van een werkstroom bijvoorbeeld 7 dagen na verzending valt, is er geen verzenddatum meer beschikbaar voor de herinnering "Twee weken vóór de deadline" en wordt deze overgeslagen. De overige herinneringen worden gewoon verzonden.
3. Voeg een eigen bericht toe (optioneel)
Typ uw eigen tekst in het veld "Aangepast bericht" (Custom message), zodat de herinneringen passen bij uw kantoor in plaats van bij een standaard systeeme-mail.
4. "Opslaan" (Save)
Klik op "Opslaan" om uw herinneringsschema toe te passen. Het is direct van kracht voor alle werkstromen met een deadline
Herinneringen uitschakelen of een herinnering verwijderen
Om één herinnering uit te schakelen, gaat u terug naar "Bedrijfsinstellingen" → "Werkstromen" → "Portal Workflow-herinneringen", zet u de schakelaar voor die herinnering uit en klikt u op "Opslaan".
Klik op het prullenbakpictogram om de herinnering volledig te verwijderen. De deadlines blijven gelden en blijven zichtbaar in uw werkstroomlijst. U stuurt de cliënt er alleen geen e-mails meer over.