MyDocSafe può supportare le organizzazioni con esigenze che vanno oltre la configurazione standard del prodotto.
Se ha bisogno di flussi di lavoro su misura, integrazioni, controlli di livello aziendale, configurazioni personalizzate o funzionalità attualmente non disponibili, contatti il team commerciale di MyDocSafe per valutare un'implementazione Enterprise o personalizzata. Questo approccio si basa sul nostro modello di implementazione Enterprise esistente.
Quando è opportuno valutare un'implementazione Enterprise o personalizzata?
Un'implementazione personalizzata può essere adatta se ha bisogno di:
flussi di lavoro complessi per l'onboarding o la gestione delle pratiche;
questionari su misura o processi di generazione dei documenti;
integrazioni con i sistemi esistenti;
SSO o altri requisiti di livello aziendale;
un'automazione significativa dei flussi di lavoro;
un processo non realizzabile con la configurazione standard di MyDocSafe;
nuove funzionalità necessarie per uno specifico processo aziendale.
Di norma iniziamo analizzando il processo aziendale e il risultato desiderato, anziché definire immediatamente le specifiche per lo sviluppo del software.
Come si svolge il processo?
La maggior parte dei progetti si articola in quattro fasi.
1. Analisi preliminare
Iniziamo con una breve fase di analisi preliminare, solitamente a prezzo fisso.
Durante l'analisi preliminare collaboriamo con i Suoi referenti aziendali e operativi per comprendere:
il processo che desidera digitalizzare;
gli utenti e i relativi ruoli;
le informazioni da raccogliere;
le decisioni e le approvazioni;
i documenti da generare o firmare;
le notifiche e le comunicazioni;
le integrazioni;
le eccezioni e i casi limite;
i requisiti di reportistica;
i requisiti di sicurezza e accesso.
L'analisi preliminare è concepita come un primo incarico a rischio relativamente contenuto. Consente a entrambe le parti di comprendere a fondo le esigenze prima di impegnarsi in un progetto di implementazione più ampio.
Una fase di analisi preliminare richiede in genere circa 2–4 settimane, a seconda della complessità.
2. Specifiche del flusso di lavoro e preventivo
Il principale risultato dell'analisi preliminare è un documento condiviso di specifiche del flusso di lavoro.
Questo documento descrive ciò che MyDocSafe svilupperà o configurerà e costituisce la base del progetto di implementazione.
Le specifiche possono riguardare aspetti quali:
le fasi del flusso di lavoro;
i questionari e i moduli;
i percorsi utente;
i portali clienti;
i modelli di documento;
le firme elettroniche;
le approvazioni;
le notifiche;
le integrazioni;
le autorizzazioni;
lo sviluppo su misura necessario.
Una volta concordate le specifiche, forniamo un preventivo formale.
Il preventivo distingue di norma tra:
Costi di implementazione — configurazione, integrazione, sviluppo e attività di progetto.
Costi ricorrenti — licenze MyDocSafe ed eventuali servizi ricorrenti o costi di utilizzo concordati.
In questo modo, prima di passare all'implementazione, dovrebbe avere un quadro chiaro sia del costo di realizzazione del progetto sia dell'impegno economico previsto per le licenze nel tempo.
3. Implementazione
Una volta approvate le specifiche e la proposta commerciale, passiamo all'implementazione.
Questa comprende di norma una combinazione delle seguenti attività:
configurazione dei componenti MyDocSafe esistenti;
creazione dei flussi di lavoro;
creazione di moduli e questionari;
configurazione dei portali;
creazione dei modelli di documento;
realizzazione delle integrazioni;
sviluppo delle funzionalità su misura concordate;
test interni.
Una fase di implementazione richiede in genere circa 4–12 settimane, anche se le tempistiche effettive dipendono dall'ambito del progetto e dalla disponibilità dei referenti del cliente e delle integrazioni.
Uno dei vantaggi dell'approccio MyDocSafe è che molte esigenze possono essere soddisfatte combinando componenti di flusso di lavoro esistenti e riutilizzabili, anziché sviluppare da zero un'applicazione software interamente su misura.
4. Test degli utenti e avvio
Quando l'implementazione è sostanzialmente completata, la soluzione passa ai test di accettazione degli utenti (UAT).
I referenti selezionati del cliente verificano i flussi di lavoro concordati e forniscono un riscontro.
Questa fase serve a:
confermare che il processo concordato funzioni;
individuare le modifiche da apportare alla configurazione;
testare scenari realistici;
verificare le autorizzazioni e i percorsi utente;
preparare il rilascio.
La fase di test si conclude di norma con l'approvazione dell'avvio.
Per molti progetti, occorre prevedere circa 2–4 settimane per i test e la preparazione alla messa in produzione.
Il percorso complessivo è quindi:
Analisi preliminare → Specifiche del flusso di lavoro → Preventivo e approvazione → Implementazione → Test degli utenti → Avvio
Cosa succede dopo l'avvio?
Un'implementazione personalizzata di MyDocSafe non dovrebbe renderLa dipendente da noi per ogni piccola modifica.
Dopo il passaggio di consegne, i clienti possono di norma gestire autonomamente molti elementi operativi dei propri flussi di lavoro, tra cui:
i questionari;
i modelli di documento;
i contenuti e le configurazioni supportati dalla piattaforma.
MyDocSafe rimane a disposizione qualora abbia bisogno di assistenza per perfezionare i flussi di lavoro, introdurre ulteriori casi d'uso o sviluppare nuove funzionalità.
In questo modo, un'implementazione può evolvere al mutare dei processi aziendali, anziché restare un progetto software statico e isolato.
Tempistiche tipiche
Fase | Durata tipica |
Analisi preliminare e specifiche | 2–4 settimane |
Implementazione | 4–12 settimane |
Test degli utenti e avvio | 2–4 settimane |
Queste tempistiche sono indicative, non garantite. Integrazioni complesse, sviluppo di nuovo software, requisiti di approvvigionamento o ritardi nei riscontri del cliente possono prolungare i tempi.
Perché iniziare con l'analisi preliminare?
Il modello di analisi preliminare mira a ridurre il rischio per entrambe le parti.
Anziché chiederLe di impegnarsi in un progetto di grandi dimensioni sulla base di una descrizione generale, investiamo prima del tempo nella comprensione del processo e nella definizione di specifiche condivise.
Al termine dell'analisi preliminare dovrebbe disporre di:
una descrizione chiara della soluzione proposta;
specifiche concordate del flusso di lavoro;
una comprensione dei requisiti di implementazione;
un calendario del progetto;
un preventivo formale per l'implementazione;
un quadro chiaro dei costi ricorrenti delle licenze MyDocSafe.
Potrà quindi decidere consapevolmente se procedere con l'implementazione.
Come iniziare
Contatti il team commerciale di MyDocSafe fornendo una breve descrizione del processo o del problema che desidera affrontare.
È utile includere:
la Sua organizzazione;
il numero approssimativo di utenti interni;
il numero approssimativo di clienti/utenti finali coinvolti;
una descrizione del processo;
i sistemi esistenti che potrebbero richiedere un'integrazione con MyDocSafe;
i principali risultati che desidera ottenere;
le tempistiche di implementazione desiderate.
Di norma, da un primo colloquio possiamo stabilire se le esigenze siano gestibili tramite la configurazione standard di MyDocSafe o se sia più appropriato un progetto formale di analisi preliminare.