Tous les secteurs utilisent les mêmes éléments de base : groupes de portail, portails, sous-portails, formulaires et workflows. Si vous découvrez ces éléments, lisez d’abord Comment fonctionnent les portails clients. Le tableau ci-dessous présente les processus que les clients de chaque secteur gèrent le plus souvent via les portails, ainsi que la configuration que nous vous suggérons comme point de départ.
Secteur | Processus courants | Configuration suggérée |
Experts-comptables, teneurs de livres, conseillers fiscaux et services de paie | Lettres de mission, approbation des comptes et des déclarations de TVA, entrée en relation avec les clients et contrôles de lutte contre le blanchiment d’argent, distribution des rapports de paie et des bulletins de salaire | Un groupe de portail nommé « Clients » [Clients], avec un portail par client. Pour les bulletins de salaire, ajoutez un groupe de sous-portails nommé « Salariés » [Employees] et utilisez la distribution sécurisée de documents. Collectez les pièces d’identité et les données de connaissance du client (KYC) à l’aide de formulaires dans les portails. |
Gestionnaires de patrimoine, conseillers financiers indépendants (IFA), organismes de retraite, acteurs du capital-risque et des fusions-acquisitions | Entrée en relation avec les clients, documents de retraite, levées de fonds et salles de données transactionnelles | Un groupe de portail par processus (par exemple « Entrée en relation » [Onboarding] et « Transactions » [Deals]). Pour l’entrée en relation, créez un workflow de portail ; pour une salle de données, un simple portail avec des dossiers suffit généralement. |
Cabinets d’avocats, assistants juridiques et courtiers en assurances | Lettres de mission, questionnaires clients, échange sécurisé d’informations sur les clients, salles de données pour les fusions-acquisitions | Un groupe « Clients » pour les dossiers et un groupe distinct pour les salles de données. Envoyez les questionnaires sous forme de formulaires et les lettres de mission dans un workflow. |
Cabinets de conseil et agences marketing | Lettres de mission, formulaires d’autorisation de paiement par carte, partage de rapports clients confidentiels, entrée en relation | Un seul groupe « Clients ». Utilisez les devis via les portails ou les « Propositions » [Proposals] pour obtenir la mission, puis le portail pour remettre les rapports. |
Immobilier : investisseurs, bailleurs, gestionnaires, conseillers en crédit immobilier | Entrée en relation avec les investisseurs et les locataires, demandes de prêts et de crédits immobiliers, salles de données transactionnelles, équipes de maintenance | Un groupe de portail par public (« Locataires » [Tenants], « Investisseurs » [Investors], « Prestataires » [Contractors]) pour que chacun dispose de ses propres paramètres. Utilisez les diffusions groupées pour demander des documents à jour à plusieurs portails à la fois. |
Conseils d’administration et ressources humaines | Partage sécurisé des dossiers du conseil d’administration, levées de fonds, intégration des salariés | Un groupe pour le conseil d’administration et un groupe distinct pour les salariés. Utilisez les restrictions d’accès pour que seuls les membres concernés de l’équipe puissent voir chaque portail. |
Écoles | Admissions, demandes de bourses, distribution des bulletins scolaires | Un groupe de portail par processus, avec un portail par élève. Utilisez la distribution sécurisée de documents pour les bulletins scolaires. |
Établissements d’hébergement médicalisés et professionnels de santé | Questionnaires et admission des patients et résidents, factures, partage de rapports | Un portail par résident ou patient. Envoyez les questionnaires sous forme de formulaires ; activez l’authentification à deux facteurs pour les utilisateurs du portail dans les paramètres du groupe. |
Vente et développement commercial | Propositions, entrée en relation avec les clients, échange sécurisé d’informations sur les clients | Envoyez des « Propositions » par e-mail, puis transférez les clients ayant signé dans un groupe de portail « Clients ». Un lien d’auto-inscription permet aux prospects d’essayer le portail avant de signer. |
Trois règles applicables à tous les secteurs
Un groupe de portail par processus ou par public. Les paramètres (onglets, « Tableau de bord » [Dashboard], invitations, sécurité) s’appliquent à l’ensemble du groupe : séparez donc les clients, les salariés et les transactions.
Un portail par client, dossier ou transaction. Invitez toutes les personnes qui ont besoin d’accéder à ce portail ; consultez Inviter des clients aux portails.
Fournissez un guide à vos clients. Faites pointer le bouton « Tutoriel » [Tutorial] vers Votre portail client en un coup d’œil pour qu’ils sachent par où commencer.
Vous souhaitez copier une configuration que vous avez déjà créée ? Consultez Comment importer un fichier de configuration de portail. Pour faire créer un workflow sur mesure, contactez customerservices@mydocsafehq.com.