Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Si un signataire n'a pas encore signé votre document, nous pouvons lui envoyer un rappel par e-mail. Vous disposez de deux possibilités :
Les rappels automatiques sont envoyés selon le calendrier que vous définissez.
Les rappels manuels sont envoyés immédiatement, pour un seul document ou plusieurs à la fois.
Configurer les rappels automatiques pour tous les documents
Lorsque vous configurez les rappels au niveau du compte, tous les documents que vous envoyez suivent le même calendrier de rappel. Ces paramètres s'appliquent également aux documents envoyés pour signature via notre API.
Cliquez sur la flèche à côté du nom de votre entreprise en haut à gauche, puis sélectionnez « Paramètres » [Settings]
Accédez à l'onglet « Signature électronique » [E-signature]
Activez « Envoyer un rappel automatique » [Send automatic reminder].
Choisissez le nombre de répétitions du rappel et la fréquence d'envoi. Par exemple : « Répéter » [Repeat] 2 « fois chaque » [time(s) every] 2 « jour(s) » [day(s)].
Modifier les rappels pour un seul document
Les paramètres de rappel de votre compte s'affichent dans la visionneuse lorsque vous préparez un document. Vous pouvez les modifier pour ce document uniquement.
Ouvrez le document à envoyer. Sous « Options avancées » [Advanced options] à droite, repérez « Envoyer un rappel automatique ».
Si nécessaire, désactivez les rappels ou modifiez leur nombre (jusqu'à 5) et leur fréquence.
Cliquez sur « Envoyer le document » [Send Document].
Les paramètres de rappel choisis s'appliquent uniquement à ce document.
Envoyer un rappel manuel pour un document
Accédez à « Signatures » [Signatures]/« Tableau de bord » [Dashboard].
Recherchez votre document. Si nécessaire, utilisez le champ de recherche ou les filtres « Statut » [Status], « Expéditeur » [Sender] et « Date » [Date] pour affiner la liste.
Cliquez sur l'icône « i » dans la colonne « Actions » [Actions]. La page « Actions de signature de documents » [Document signing actions] s'ouvre.
Sur la fiche du signataire auquel vous souhaitez envoyer un rappel, cliquez sur « Envoyer un rappel » [Send reminder].
Nous envoyons immédiatement un e-mail au signataire.
Envoyer des rappels pour plusieurs documents à la fois
Accédez à « Signatures »/« Tableau de bord »
Cliquez sur le filtre « Statut »
Sélectionnez uniquement « Non signé » [Unsigned].
Cochez les documents pour lesquels vous souhaitez envoyer des rappels.
Cliquez sur « Envoyer un rappel aux signataires » [Send reminder to signers] dans la barre qui apparaît au-dessus de la liste.
Le message « Rappel envoyé » [Reminder sent] s'affiche et votre sélection est effacée.
Le bouton « Envoyer un rappel aux signataires » n'apparaît que lorsque « Non signé » est le seul statut sélectionné. Si vous avez sélectionné plusieurs statuts ou aucun, le bouton ne s'affiche pas.
L'icône « i » ou l'option « Envoyer un rappel » n'apparaît pas ?
Vérifiez les points suivants :
La colonne « Actions » est masquée. Cliquez sur « Paramètres de colonne » [Column settings] sur la page « Tableau de bord » et assurez-vous que « Actions » est activé. Vos choix de colonnes sont mémorisés : une colonne masquée le reste.
Un filtre masque votre document. Vos filtres sont également mémorisés. Effacez les filtres « Statut », « Expéditeur » et « Date », puis recherchez à nouveau le document.
Le document ne peut plus être signé. Les rappels ne sont disponibles que lorsqu'une signature est encore en attente. Vous ne pouvez pas envoyer de rappel à un signataire pour un document signé, expiré, annulé ou refusé.
Vous venez de modifier le signataire. Si « Envoyer un rappel » est grisé après la modification des coordonnées d'un signataire, actualisez la page et réessayez.
Bon à savoir
L'e-mail de rappel est rédigé par notre système : vous ne pouvez pas en modifier le texte.