Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Les termes utilisés
Six termes reviennent régulièrement. Voici ce que chacun signifie.
Modèle
Un flux de travail que vous créez sur la page « Modèles de flux de travail » [Workflow templates] du groupe de portail.
Un modèle est la version de référence. Les clients ne remplissent jamais le modèle lui-même. Chaque client travaille sur sa propre copie.
Copie
Un flux de travail qui se trouve dans le portail d’un client.
Une copie est créée chaque fois que :
vous envoyez un flux de travail à un client ;
vous en créez un à partir d’un modèle dans son portail ;
ou un client démarre lui-même un flux de travail.
La copie appartient uniquement à ce portail. Aucun autre client ne peut la voir, l’ouvrir ni la remplir.
Chaque client travaillant sur sa propre copie, ses réponses et ses documents restent séparés de ceux des autres clients. Les modifications ultérieures du modèle ne changent pas les copies existantes.
« Visible » [Visible]
Un paramètre du modèle. « Visible » signifie que tous les clients du groupe de portail peuvent le voir.
Un modèle visible figure dans la section « Flux de travail » [Workflows] de chaque portail du groupe, et tout client peut le démarrer quand il le souhaite.
(visible dans le portail)
La visibilité s’applique à l’ensemble du groupe. Il n’est pas possible de rendre un modèle visible pour un client et de le masquer pour un autre.
« Invisible » [Invisible]
Le paramètre opposé. « Invisible » signifie qu’aucun client ne peut voir le modèle.
Le modèle existe toujours et vous pouvez continuer à l’utiliser. Un client n’y a accès que lorsque vous placez une copie dans son portail.
« Brouillon » [Draft]
Un flux de travail dont vous n’avez pas encore terminé la création.
Les clients ne voient jamais un brouillon, même s’il est défini comme visible. Vous ne pouvez pas non plus copier un brouillon dans un portail ni le définir par défaut. Terminez d’abord la création du flux de travail.
« Par défaut pour les nouveaux invités » [Default for new invitees]
Un paramètre que vous activez pour un seul modèle visible du groupe, à l’aide du menu à trois points de la page « Modèles de flux de travail ». Une étoile apparaît alors à côté de son nom.
Par défaut signifie « à terminer en premier ». Lorsqu’un nouveau client se connecte pour la première fois, ce flux de travail s’ouvre automatiquement. Le client ne peut accéder à aucune autre partie du portail tant qu’il ne l’a pas terminé.
1. Visibilité et paramètre par défaut : ce que chacun contrôle
Ces deux paramètres peuvent facilement être confondus. Voici leur différence en une phrase chacun :
« Visible » répond à la question « les clients peuvent-ils voir ce flux de travail ? »
« Défaut » [Default] répond à la question « les clients doivent-ils terminer ce flux de travail en premier ? »
| Effet |
« Visible » | Place le flux de travail dans la liste « Flux de travail » de chaque portail du groupe, où tout client peut le démarrer |
« Par défaut pour les nouveaux invités » | Ouvre automatiquement le flux de travail à la première connexion d’un nouveau client et bloque l’accès au reste du portail jusqu’à ce qu’il l’ait terminé |
Pourquoi le paramètre par défaut va au-delà de la visibilité
Un flux de travail visible est facultatif. Il figure dans la liste du client, qui peut le terminer quand il le souhaite, ou ne jamais le faire.
Un flux de travail par défaut est obligatoire. C’est la première chose que voit le client, et rien d’autre dans le portail n’est accessible tant qu’il ne l’a pas terminé.
Un flux de travail doit être visible pour pouvoir être défini par défaut
Vous ne pouvez pas définir un flux de travail invisible comme flux par défaut.
La raison : lorsqu’un client termine le flux de travail par défaut, celui-ci reste dans sa liste « Flux de travail » pour conserver une trace de ce qu’il vous a envoyé et de ce qu’il a signé. Votre portail doit permettre aux clients de retrouver tout ce qu’ils ont soumis. Masquer à nouveau le flux de travail leur retirerait cet historique.
Il n’est donc pas possible d’avoir par défaut = oui et visible = non. Si seuls certains de vos clients doivent voir un flux de travail, ne le définissez pas par défaut. Envoyez-le plutôt individuellement à ces clients.
Si vous souhaitez faire le tri dans la liste d’un client par la suite, vous pouvez supprimer sa copie terminée depuis son portail. Voir la section 7
2. Envoyer un flux de travail à un client
L’envoi d’un flux de travail à un client est simple et peut désormais se faire sans ouvrir son portail. Il existe deux méthodes.
2a. Depuis la page « Modèles de flux de travail » (le plus rapide)
Utilisez cette méthode pour envoyer un modèle tel quel. Elle fonctionne pour les modèles visibles comme pour les modèles invisibles.
Accédez à « Portails » [Portals], ouvrez votre groupe de portail et cliquez sur « Modèles de flux de travail » dans le menu de gauche.
Cliquez sur le menu à trois points à côté du modèle à envoyer.
Cliquez sur « Envoyer au client » [Send to client].
Dans la fenêtre « Envoyer au client », sélectionnez le portail client dans la liste. Si vous avez de nombreux portails, vous pouvez saisir du texte pour effectuer une recherche.
Cliquez sur « Continuer » [Continue].
Dans la fenêtre « Envoyer le flux de travail » [Send workflow], vérifiez le destinataire dans le champ « À » [To]. Ce champ présente les membres du portail choisi.
Si vous le souhaitez, ajoutez un message. Il apparaît dans l’e-mail d’invitation, au-dessus du bouton sur lequel votre client clique pour démarrer le flux de travail.
Cliquez sur « Envoyer » [Send].
Une confirmation de l’envoi de l’invitation s’affiche. Une copie du modèle est automatiquement placée dans le portail de ce client : vous n’avez donc pas besoin de le dupliquer au préalable.
À savoir :
« Envoyer au client » n’apparaît pas pour les modèles au statut « Brouillon ». Terminez d’abord le modèle.
Si « Envoyer au client » est grisé, un problème empêche l’exécution du modèle (par exemple, une étape qui n’est pas encore configurée). Survolez l’icône d’avertissement située à côté pour voir ce qui doit être corrigé.
Le destinataire doit déjà être membre de ce portail. Pour l’ajouter, cliquez sur « Gérer l’accès au portail » [Manage portal access] dans la fenêtre « Envoyer le flux de travail ».
2b. Depuis le portail du client
Utilisez cette méthode pour adapter le flux de travail à ce client avant de l’envoyer.
Accédez à « Portails » et ouvrez le portail du client.
Ouvrez l’onglet « Flux de travail » .
Choisissez le flux de travail :
Modèle visible : cliquez sur « Envoyer une invitation au workflow » [Send workflow invite] pour ce modèle dans la liste.
Modèle invisible : cliquez sur le bouton « + » → « Créer à partir d’un modèle » [Create from template], choisissez le flux de travail, apportez les modifications nécessaires pour ce client, puis cliquez sur « Envoyer le flux de travail ».
Choisissez le destinataire. Vous pouvez ajouter un message personnalisé.
Cliquez sur « Envoyer ».
Ce que voit votre client
Il reçoit un e-mail intitulé « Invitation à terminer le flux de travail : [nom du flux de travail] » [Invitation to Complete Workflow: [workflow name]]
Il clique sur le lien, se connecte et le flux de travail s’ouvre immédiatement.
Il peut fermer le flux de travail à tout moment et y revenir plus tard depuis la section « Flux de travail » de son portail ou le lien de l’e-mail. Un flux de travail envoyé manuellement ne bloque pas l’accès au reste du portail.
Si le flux de travail comporte un délai défini en jours, par exemple « 5 jours après l’envoi », le compte à rebours commence dès l’envoi. Le client voit la date limite avant même d’ouvrir le flux de travail.
Chaque envoi crée une copie
L’envoi d’un flux de travail place toujours une copie dans le portail du client concerné. Ses réponses et ses documents restent séparés de ceux des autres clients, et les modifications ultérieures du modèle ne changent pas les copies déjà envoyées.
Deux caractéristiques des copies peuvent prêter à confusion dans la liste :
Une copie créée lors d’un envoi porte exactement le même nom que le modèle. Rien dans la liste n’indique qu’il s’agit d’une copie : elle ressemble donc à l’original. Ce n’est pourtant pas le cas. Elle appartient uniquement à ce portail.
Une copie créée avec « + » → « Créer à partir d’un modèle » porte le nom « [nom du flux de travail] (copie) » [[workflow name] (copy)].
Visible ou invisible : ce qui change
| Modèle visible | Modèle invisible |
Avant l’envoi | Tous les clients du groupe peuvent déjà le voir et le démarrer eux-mêmes | Aucun client ne peut le voir |
Après l’envoi | Le client reçoit l’e-mail d’invitation et sa propre copie, qui porte le même nom que le modèle | Le client reçoit l’e-mail d’invitation et le flux de travail apparaît uniquement dans son portail |
Autres clients | Ils voient toujours le modèle et peuvent le démarrer eux-mêmes | Ils ne le voient jamais |
3. Attribuer des flux de travail différents selon les clients
Pour cela, utilisez des copies, et non le paramètre de visibilité.
Une copie se trouve dans un seul portail et n’apparaît jamais dans la liste des autres clients. Les étapes ci-dessous vous permettent donc d’obtenir Client A → flux de travail A et Client B → flux de travail B, sans qu’aucun des deux clients puisse voir, ouvrir ou remplir le flux de travail de l’autre.
Créez chaque flux de travail sur la page « Modèles de flux de travail » et définissez-le comme « Invisible ». Assurez-vous que sa création est terminée et qu’il ne s’agit pas d’un brouillon, car les brouillons ne peuvent pas être copiés dans un portail.
Si un flux de travail doit réellement être terminé en premier par tous les nouveaux clients, gardez-le visible et définissez-le par défaut. Tous les autres restent invisibles.
Ouvrez le portail du client qui a besoin d’un flux de travail particulier.
Accédez à « Flux de travail » → « + » → « Créer à partir d’un modèle » et choisissez le flux de travail. Une copie nommée « [nom du flux de travail] (copie) » apparaît dans ce portail.
Adaptez les éléments propres à ce client, puis cliquez sur « Envoyer le flux de travail » et choisissez le destinataire.
Le client reçoit l’invitation et voit le flux de travail dans son portail. Aucun autre portail du groupe n’est modifié.
À savoir : une copie créée avec « + » → « Créer à partir d’un modèle » est accessible au client dès sa création, avant même que vous cliquiez sur « Envoyer le flux de travail ». Ne créez la copie que lorsque vous êtes prêt à l’envoyer.
Faire passer un client à l’étape suivante
Les flux de travail ne s’enchaînent pas automatiquement. Terminer un flux n’attribue ni ne démarre le suivant. Un membre de votre équipe doit créer et envoyer chaque nouveau flux de travail en suivant les étapes ci-dessus.
Si vous souhaitez que le client passe d’une étape à l’autre sans attendre votre intervention, regroupez les étapes dans un seul flux de travail et séparez-les par une étape de message, par exemple « Étape 1 terminée, veuillez passer à l’étape 2 ». Le client suit alors un parcours sans interruption, mais les étapes sont regroupées dans un seul historique au lieu de plusieurs.
4. Lorsqu’un client démarre lui-même un flux de travail
Un client peut démarrer lui-même un flux de travail si celui-ci est visible et n’est pas un brouillon.
Ce que voit votre client
Il ouvre la section « Flux de travail » de son portail, ou un onglet de navigation si vous avez ajouté le flux de travail comme onglet du portail.
Il clique sur le flux de travail. Celui-ci démarre immédiatement, sans invitation.
Sa propre copie est créée, exactement comme lorsque vous lui envoyez le flux de travail, et remplace le modèle dans sa liste. Ses réponses restent privées dans son portail.
Ce que vous voyez
Le flux de travail et son avancement apparaissent dans le portail de ce client et sur votre tableau de bord « Flux de travail ».
Vous pouvez recevoir une notification lorsqu’un client termine un flux de travail. Activez cette option dans « Paramètres personnels » [Personal Settings] → « Notifications » [Notifications] → « Paramètres de notification du portail » [Portal notification settings] → « Flux de travail du portail terminé » [Portal workflow completed]. Les notifications dans l’application sont activées par défaut et celles par e-mail sont désactivées. Chaque membre de l’équipe choisit ses propres paramètres.
5. Flux de travail d’intégration par défaut (visible + par défaut)
Utilisez un flux de travail d’intégration par défaut lorsque chaque nouveau client doit effectuer certaines démarches avant de pouvoir utiliser son portail, par exemple remplir un formulaire d’accueil, effectuer des vérifications KYC ou signer vos conditions.
Comment le configurer
Ouvrez le groupe de portail et accédez à « Modèles de flux de travail ».
Cliquez sur le menu à trois points d’un flux de travail visible dont la création est terminée.
Sélectionnez « Définir par défaut pour les nouveaux invités » [Set as default for new invitees]. Une étoile apparaît à côté du nom du flux de travail.
Pour ne plus l’utiliser par défaut, ouvrez le même menu et sélectionnez « Ne plus définir par défaut » [Unset as default].
Clients que vous invitez manuellement
Lorsque vous créez un portail ou ajoutez un membre (« Gérer l’accès » [Manage Access] → « Ajouter un membre » [Add member]), le champ « Flux de travail d’intégration » [Onboarding workflow] est déjà renseigné avec le flux par défaut du groupe.
Conservez-le, choisissez un autre flux de travail ou sélectionnez « Aucun flux de travail » [No workflow] pour ce client.
L’invitation en attente affiche le flux de travail : vous pouvez ainsi vérifier ce que le client devra terminer.
Pour voir les invitations en attente, cliquez sur l’icône à côté du contact :
Clients qui s’inscrivent avec votre lien d’auto-inscription
Les clients qui s’inscrivent via le lien d’auto-inscription du groupe de portail reçoivent automatiquement le flux par défaut du groupe. Vous ne pouvez pas leur attribuer un autre flux de travail lors de l’inscription.
Si le groupe possède un flux par défaut, les nouveaux inscrits doivent le terminer.
Si le groupe ne possède pas de flux par défaut, ils accèdent directement à la page d’accueil du portail.
Pour recevoir une notification lorsqu’une personne s’inscrit, activez « Auto-inscription au portail » [Portal self-signup] dans « Paramètres personnels » → « Paramètres de notification » [Notification settings] → « Paramètres de notification du portail ». Chaque membre de l’équipe gère ce paramètre pour lui-même.
Ce que voit votre client (invité ou inscrit lui-même)
Il accepte l’invitation ou termine son inscription, puis se connecte.
Son portail s’ouvre directement sur le flux de travail d’intégration au lieu de la page d’accueil.
Tant qu’il ne l’a pas terminé, il ne peut pas fermer le flux de travail ni ouvrir une autre page du portail. À chaque retour, y compris après une déconnexion suivie d’une nouvelle connexion, il est redirigé vers le flux de travail.
Lorsqu’il termine la dernière étape, le portail devient accessible normalement et le reste. Il n’est plus redirigé vers le flux de travail, et sa copie terminée reste dans la liste « Flux de travail » pour conserver un historique.
Chaque nouveau client reçoit sa propre copie du flux de travail d’intégration : les réponses d’un client ne sont donc jamais présentées à un autre.
C’est le parcours qu’il est particulièrement important de tester vous-même avant la mise en service. L’article Comment tester le parcours en interne vous explique comment procéder et comment éviter l’erreur courante qui consiste à ouvrir l’invitation dans le navigateur où vous êtes déjà connecté en tant qu’administrateur.
Qui n’est pas tenu de le terminer
Les clients existants. Les clients qui ont rejoint le portail avant la définition d’un flux par défaut, ou qui ont été invités avec l’option « Aucun flux de travail », ne sont pas concernés. Ils voient le flux de travail dans leur liste, mais rien ne les invite à le terminer. Pour l’imposer à l’un d’eux, attribuez-le dans « Gérer l’accès » (voir la section 6).
Votre propre équipe. Les utilisateurs de l’entreprise que vous ajoutez à un portail ne sont jamais tenus de terminer le flux de travail d’intégration.
Les groupes sans flux par défaut. Les nouveaux clients accèdent directement à la page d’accueil du portail.
6. Modifier ou retirer le flux de travail d’intégration d’un client
Si un client est bloqué ou si vous avez choisi le mauvais flux de travail, vous pouvez le modifier sans supprimer le client ni le réinviter :
Ouvrez le groupe de portail et recherchez le portail du client.
Cliquez sur le menu à trois points → « Gérer l’accès » (ou cliquez sur l’icône à côté du contact)
Sur la ligne du client, remplacez le « Flux de travail d’intégration » par un autre flux de travail, ou sélectionnez « Aucun flux de travail ».
Cliquez sur « Enregistrer » [Save].
Si vous choisissez « Aucun flux de travail », le client pourra utiliser son portail normalement dès sa prochaine ouverture.
7. Supprimer des modèles et des copies
Rendre un modèle invisible ne supprime pas les flux de travail que les clients ont déjà commencés ou terminés. Il s’agit de copies présentes dans leurs portails, où elles restent pour conserver l’historique du client.
Lorsque vous souhaitez supprimer un élément, il est important de distinguer ce que vous supprimez.
Vous supprimez | Conséquence |
Une copie dans le portail d’un client (« Portails » → le portail → « Flux de travail ») | Seul ce client perd ce flux de travail. Tous les autres portails restent inchangés. C’est la méthode à utiliser pour faire le tri dans la liste d’un client. |
Le modèle sur la page « Modèles de flux de travail » | L’historique de ce flux de travail est supprimé de tous les portails qui en contiennent une copie. Utilisez cette option uniquement si vous n’avez plus besoin de conserver cet historique pour aucun client. |
Aide-mémoire
Situation | Ce que voit le client |
Vous envoyez un flux de travail visible | Un e-mail d’invitation. Sa propre copie, portant le même nom que le modèle, remplace celui-ci dans sa liste. Il peut la fermer et y revenir plus tard. |
Vous envoyez un flux de travail invisible | Un e-mail d’invitation. Le flux de travail apparaît uniquement dans son portail. Il peut le fermer et y revenir plus tard. |
Vous utilisez « + » → « Créer à partir d’un modèle » | La copie, nommée « [nom] (copie) », apparaît immédiatement dans ce portail, avant même que vous l’envoyiez |
Le client consulte « Flux de travail » | Tous les modèles visibles dont la création est terminée, ainsi que les copies présentes dans son portail. Un clic sur l’un d’eux le démarre. |
Le client est invité avec un flux de travail d’intégration | Il accède directement au flux de travail et ne peut pas utiliser le portail tant qu’il ne l’a pas terminé |
Le client est invité avec « Aucun flux de travail » | La page d’accueil du portail, comme d’habitude |
Le client s’inscrit lui-même et le groupe possède un flux par défaut | Il accède directement au flux de travail par défaut et ne peut pas utiliser le portail tant qu’il ne l’a pas terminé |
Le client s’inscrit lui-même et le groupe ne possède pas de flux par défaut | La page d’accueil du portail, comme d’habitude |
Un utilisateur de l’entreprise est ajouté à un portail | Le portail s’ouvre normalement ; il n’est jamais tenu de terminer le flux d’intégration |
FAQ
Puis-je définir un flux de travail par défaut sans le rendre visible ?
Non. Un flux de travail doit être visible pour pouvoir être défini par défaut, et il reste visible ensuite afin que le client conserve une trace de ce qu’il a terminé. Si un flux de travail est réservé à certains clients, ne le définissez pas par défaut. Envoyez-le individuellement à ces clients.
Puis-je rendre un flux de travail visible pour un seul client ?
Pas avec le paramètre de visibilité, qui s’applique toujours à l’ensemble du groupe de portail. Placez plutôt une copie dans le portail du client concerné (section 3). Une copie n’apparaît jamais dans la liste des autres clients.
Un flux de travail envoyé à un seul client est apparu dans le portail d’un autre client. Que s’est-il passé ?
Les copies ne passent pas d’un portail à l’autre. Il existe trois explications courantes :
le flux de travail a également été envoyé à ce client, ce qui crée automatiquement une copie portant le même nom que le modèle ;
quelqu’un l’a créé à partir du modèle dans ce portail ;
le modèle est visible et figure donc dans tous les portails du groupe.
Vérifiez si la ligne correspond au modèle ou à une copie, et si un envoi a été effectué depuis ce portail.
Pourquoi deux portails d’un même client affichent-ils des flux de travail différents ?
Chaque portail conserve ses propres copies et cesse d’afficher le modèle dès qu’il possède sa propre copie. Les listes de deux portails deviennent donc différentes dès que l’un d’eux reçoit un flux de travail. Si vos portails portent des noms presque identiques, renommez-les pour pouvoir les distinguer clairement.
Que signifie le + à côté du nom d’un flux de travail ?
Il indique que le client peut exécuter ce flux de travail plusieurs fois. Il provient des paramètres du flux de travail lui-même. Cette option est toujours désactivée lors de la création d’une copie : une copie n’affiche donc jamais ce symbole.
(Il ne s’agit pas du bouton « + » de la section « Flux de travail », qui permet d’ajouter un flux de travail à un portail.)
Le flux de travail suivant peut-il démarrer automatiquement lorsqu’un client termine le précédent ? Pas pour le moment. Chaque flux de travail est envoyé par un membre de votre équipe. Si vous souhaitez que le client poursuive sans interruption, regroupez les étapes dans un seul flux de travail, avec une étape de message entre elles.
Un client indique qu’il est « bloqué » dans un flux de travail et ne peut pas accéder à ses documents. Il doit terminer un flux de travail d’intégration. Une fois toutes les étapes terminées, le portail devient accessible normalement. S’il ne doit pas être tenu de le terminer, définissez son « Flux de travail d’intégration » sur « Aucun flux de travail » dans « Gérer l’accès ».
Un client a cliqué sur son invitation et s’est retrouvé dans le portail d’une autre personne.
Cela se produit lorsque le lien d’invitation s’ouvre dans un navigateur déjà connecté à un autre compte MyDocSafe. Le lien utilise la session existante au lieu d’en ouvrir une nouvelle. Demandez au client de se déconnecter d’abord ou d’ouvrir l’invitation dans une fenêtre de navigation privée. Aucune donnée n’a été partagée entre les deux comptes. Le même problème survient lors des tests de votre propre configuration : consultez donc l’article Comment tester le parcours en interne.
J’ai rendu un flux de travail invisible et il a disparu des portails de tous mes clients. Est-ce normal ?
Oui. La visibilité s’applique à tous les portails du groupe. Les copies que les clients possèdent déjà, y compris celles qui sont terminées, restent dans leurs portails.
Les clients peuvent-ils voir les flux de travail à l’état de brouillon ?
Non. Les brouillons ne figurent pas dans les listes des clients, même s’ils sont définis comme visibles, et ne peuvent pas être copiés dans un portail. Seul un flux de travail visible dont la création est terminée peut être défini par défaut.
Je souhaite supprimer le flux de travail défini par défaut. Que dois-je faire ?
Sélectionnez d’abord « Ne plus définir par défaut », puis supprimez-le. N’oubliez pas que la suppression du modèle retire également ce flux de travail de tous les portails qui en contiennent une copie. Si vous souhaitez conserver les historiques terminés de vos clients, supprimez plutôt les copies individuellement (section 7).