Siège social, activités et résidence des données
Les clients nous demandent parfois où MyDocSafe est « établi », où leurs données sont stockées et s’il s’agit du même endroit. Ce n’est pas le cas.
Siège social et lieu d’activité
DocSafe Limited, l’entreprise qui exploite MyDocSafe, est une société britannique immatriculée en Angleterre et au pays de Galles. Son siège social est son adresse juridique officielle, utilisée pour les formalités de la société et ses obligations légales.
Le siège social ne doit pas être confondu avec :
le lieu d’hébergement de l’application MyDocSafe ;
le lieu de stockage des fichiers des clients ;
le lieu où se trouve l’infrastructure cloud ; ou
les lieux où certains fournisseurs ou sous-traitants ultérieurs exercent leurs activités.
En matière de protection des données et d’achats, les questions les plus pertinentes portent généralement sur les lieux de stockage et de traitement des données des clients, plutôt que sur l’adresse du siège social de l’entreprise.
Où les données des clients de MyDocSafe sont-elles stockées ?
Lors de la création d’un compte MyDocSafe, les clients peuvent sélectionner leur lieu de stockage des données préféré.
Les options standard comprennent actuellement :
« Royaume-Uni » [United Kingdom]
« Union européenne (Irlande) » [European Union (Ireland)]
« États-Unis » [United States]
Vous pouvez vérifier à tout moment le lieu utilisé pour votre compte : consultez Comment vérifier où vos données sont stockées.
MyDocSafe recommande de choisir la région qui correspond le mieux à vos exigences réglementaires et opérationnelles. Par exemple, les organisations britanniques choisissent normalement le Royaume-Uni, tandis que les organisations de l’UE choisissent normalement l’Union européenne. Les clients grands comptes ayant des exigences particulières peuvent contacter MyDocSafe pour étudier d’autres dispositions.
MyDocSafe utilise Amazon Web Services (AWS) pour son infrastructure d’hébergement principale. Les fichiers téléversés sur MyDocSafe sont chiffrés avec AES-256 et stockés sur l’infrastructure régionale d’AWS. (MyDocSafe)
Que signifie « résidence des données » ?
La résidence des données désigne généralement la région géographique dans laquelle vos données client sont stockées. Par exemple, si votre organisation a choisi la résidence des données au Royaume-Uni, les données client concernées sont destinées à être stockées dans la région d’hébergement britannique configurée pour votre compte.
Cette région ne correspond pas nécessairement au lieu du siège social de MyDocSafe et peut également différer des lieux depuis lesquels certaines activités d’assistance, d’infrastructure ou de sous-traitance ultérieure sont réalisées.
Traitement au Royaume-Uni et dans l’UE
Les informations publiées par MyDocSafe concernant le RGPD indiquent que les clients peuvent choisir des centres de données au Royaume-Uni, dans l’UE ou aux États-Unis, et que ses principales activités de traitement des données sont réalisées à Dublin, en Irlande.
Il est donc utile de distinguer :
Le lieu de stockage — la région sélectionnée pour votre compte, par exemple le Royaume-Uni ou l’UE.
Le lieu de traitement — les lieux depuis lesquels des systèmes ou des prestataires de services autorisés peuvent traiter des données pour fournir le service.
Ces distinctions peuvent être importantes pour les organisations soumises à des exigences de résidence particulièrement strictes, telles que les entreprises de services financiers, les organismes du secteur public ou les organisations soumises à des exigences contractuelles de localisation.
Qu’en est-il des fournisseurs tiers ?
Comme la plupart des fournisseurs SaaS, MyDocSafe fait appel à des prestataires tiers spécialisés pour assurer certaines composantes du service. Son accord de traitement des données publié répertorie des sous-traitants ultérieurs, notamment AWS pour l’hébergement, ainsi que des prestataires spécialisés dans des fonctions telles que l’envoi d’e-mails, les paiements et la vérification d’identité.
Le fait que vos données MyDocSafe principales soient stockées dans une région donnée ne signifie pas nécessairement que chaque donnée associée à chaque service facultatif est traitée exclusivement dans cette région.
Par exemple, le recours aux fonctionnalités suivantes :
vérification d’identité ;
traitement des paiements ;
envoi d’e-mails ;
intégrations ; ou
autres services tiers
peut faire intervenir des sous-traitants et des lieux supplémentaires.
Si ce point est important pour votre organisation, nous vous recommandons de demander une attestation de résidence des données couvrant les services MyDocSafe précis que vous prévoyez d’utiliser.
Puis-je choisir ma région de stockage des données ?
Oui.
Lors de la configuration d’un compte MyDocSafe, choisissez le lieu de stockage des données adapté à votre organisation.
Voici nos recommandations générales :
Organisation | Choix habituel |
Organisation britannique | Royaume-Uni |
Organisation de l’UE | Union européenne (Dublin, Irlande) |
Organisation américaine | États-Unis |
Organisation ayant des exigences particulières de résidence des données | Contactez MyDocSafe |
Consultez : Comment choisir votre lieu de stockage des données.
Si votre organisation a des exigences contractuelles ou réglementaires particulières, ne vous fiez pas uniquement à ces recommandations générales. Demandez-nous de confirmer la configuration que vous envisagez.
Comment demander une attestation de résidence des données
Si votre équipe chargée de la conformité, de la sécurité de l’information ou des achats a besoin d’une confirmation écrite, contactez MyDocSafe et demandez une attestation de résidence des données.
Le plus simple est de passer par l’assistance intégrée à l’application lorsque vous êtes connecté à MyDocSafe, ou de contacter notre équipe d’assistance.
Veuillez préciser :
le nom de votre organisation ;
le nom ou l’identifiant de votre compte MyDocSafe ;
la région de stockage des données dont vous avez besoin ;
si votre question porte uniquement sur le stockage ou également sur le traitement ;
les services MyDocSafe que vous utilisez ou prévoyez d’utiliser, en particulier les intégrations, les paiements ou les services de vérification d’identité facultatifs ;
si vous avez besoin de cette attestation pour une finalité réglementaire, contractuelle ou liée aux achats en particulier.
Nous pourrons alors vous fournir une attestation adaptée à votre compte et, si nécessaire, identifier les sous-traitants ultérieurs concernés.
Que dois-je demander ?
Pour la plupart des procédures d’achat, la formulation suivante suffit :
« Veuillez nous fournir une attestation à jour de résidence des données pour notre compte MyDocSafe, confirmant le lieu de stockage des principales données client, les lieux de traitement concernés et les principaux sous-traitants ultérieurs intervenant dans les services que nous utilisons. »
Pour des vérifications préalables plus approfondies, vous pouvez également demander :
l’accord de traitement des données de MyDocSafe ;
les informations à jour sur les sous-traitants ultérieurs ;
les informations relatives à la sécurité ;
les détails de la certification ISO 27001 ; et
les informations relatives aux transferts internationaux.
MyDocSafe est certifié ISO 27001:2022 ; les informations à jour sur la certification sont disponibles sur notre page Présentation de la sécurité. (MyDocSafe)
Informations complémentaires
Important : Si votre organisation exige strictement que les données ne quittent en aucun cas un pays ou une région donnés, veuillez nous en informer avant la mise en œuvre afin que nous puissions confirmer si la configuration MyDocSafe requise et les éventuels services tiers facultatifs sont compatibles avec cette exigence.