Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Pour commencer, accédez à « Portails » [Portals] -> « Sélectionner » [Select] un portail précis -> « Flux de travail » [Workflows], puis ouvrez un flux de travail existant ou créez-en un nouveau.
1. Ouvrir les paramètres d’échéance
Dans l’« Éditeur de flux de travail » [Workflow Editor], repérez l’onglet « Rappels et échéances » [Reminders & Deadlines]
2. Choisir le mode de définition de l’échéance
Vous pouvez définir l’échéance de deux façons :
Une date fixe dans le calendrier — choisissez le jour exact auquel le flux de travail doit être terminé.
Un nombre de jours après l’envoi — par exemple, « à terminer 7 jours après l’envoi ». Le décompte démarre automatiquement au moment de l’envoi, que ce soit aujourd’hui ou mardi prochain.
Après avoir sélectionné le format, cliquez sur le bouton « Enregistrer l'échéance » [Save deadline] pour enregistrer les modifications.
3. Envoyer le flux de travail
Envoyez le flux de travail comme d’habitude. Si vous avez choisi « jours après l’envoi » [days after sending], l’échéance est calculée à partir du moment de l’envoi.
Vous n’avez pas besoin de définir la date définitive à ce stade : vous pouvez modifier l’échéance ultérieurement (voir ci-dessous).
Ce qui s’affiche ensuite
Une fois une échéance définie pour un flux de travail, les éléments « en retard » [overdue], « à échéance aujourd’hui » [due-today] et « à échéance demain » [due-tomorrow] sont mis en évidence directement dans vos listes de flux de travail, afin que vous puissiez repérer d’un coup d’œil ceux qui nécessitent votre attention.
Modifier une échéance ultérieurement
Vous n’avez pas besoin de rouvrir la fiche complète pour modifier une date. Vous pouvez le faire directement depuis le menu du flux de travail : cliquez sur le menu à 3 points du flux de travail, sélectionnez l’option « Modifier l'échéance » [Edit deadline], puis modifiez la date. C’est tout.
