Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Avant de commencer
Un rappel n’est envoyé que si une échéance est définie pour le flux de travail. Si vous n’en avez pas encore défini, consultez d’abord Comment définir une échéance pour un flux de travail, puis revenez ici.
Le calendrier des rappels se configure une seule fois au niveau du compte et s’applique à tous les flux de travail des portails ayant une échéance.
1. Accédez aux paramètres des rappels
Accédez aux « Paramètres de l’entreprise » [Company Settings], ouvrez l’onglet « Flux de travail » [Workflows] et repérez la section « Rappels de workflow du portail » [Portal Workflow Reminders]
2. Choisissez quand envoyer les rappels
Cliquez sur le bouton « + » [+] et choisissez quand envoyer un e-mail au client :
« Deux semaines avant l’échéance » [Two weeks before the deadline]
« Une semaine avant » [A week before]
« Trois jours avant » [Three days before]
« La veille » [The day before]
« Le jour de l’échéance » [On the day it's due]
Ajoutez autant de rappels que vous le souhaitez : cliquez à nouveau sur « + » pour en ajouter plusieurs. Un client peut ainsi recevoir un rappel une semaine avant l’échéance, puis un autre la veille.
Si la date d’un rappel est déjà passée, celui-ci n’est pas envoyé. Par exemple, si l’échéance d’un flux de travail est fixée à 7 jours après son envoi, le rappel « Deux semaines avant l’échéance » ne peut pas être programmé et n’est pas envoyé. Les autres rappels sont envoyés normalement.
3. Ajoutez un message personnalisé (facultatif)
Saisissez votre texte dans le champ « Message personnalisé » [Custom message] pour que les rappels reflètent le ton de votre cabinet plutôt que celui d’un e-mail système générique.
4. « Enregistrer » [Save]
Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer votre calendrier de rappels. Il prend effet immédiatement pour tous les flux de travail ayant une échéance
Désactiver ou supprimer un rappel
Pour désactiver un rappel, revenez dans « Paramètres de l’entreprise » → « Flux de travail » → « Rappels de workflow du portail », désactivez le rappel concerné à l’aide de son interrupteur, puis cliquez sur « Enregistrer ».
Pour supprimer complètement le rappel, cliquez sur l’icône de corbeille. Les échéances restent applicables et visibles dans votre liste de flux de travail ; aucun e-mail ne sera simplement envoyé au client à leur sujet.