Nota: algunas capturas de pantalla aún muestran la interfaz en inglés; las etiquetas traducidas aparecen en el texto.
¿Prefiere ver un vídeo? Este breve vídeo le guía paso a paso. Si lo prefiere, lea las instrucciones que aparecen a continuación.
Añadir un contacto es muy sencillo: puede añadirlos de uno en uno o importar varios a la vez desde un archivo CSV. Todo se encuentra en "Contactos" [Contacts], en el menú superior.
Hay dos tipos de contacto:
"Particulares" [Individuals]: personas. Cada una debe tener un "Primer nombre" [First name], un "Apellido" [Last name] y una dirección de correo electrónico única.
"Organizaciones" [Organisations]: empresas y otras entidades. Cada una debe tener un "Nombre de empresa" [Company name], un "Número de registro de la empresa" [Company Number] y un "Tipo" [Type].
1. Abra "Contactos"
Haga clic en "Contactos" en el menú superior. Se abrirá "Todos los contactos" [All contacts].
Utilice las pestañas "Todos" [All], "Particulares" y "Organizaciones" para cambiar entre los tipos de contacto.
Busque por nombre o reduzca la lista con los filtros "Estado" [Status], "Tipo de organización" [Organisation type] y "Etiquetas" [Tags]. Haga clic en "+ Filtro" [+ Filter] para añadir más.
Si lo desea, haga clic en el icono de columnas de la derecha para elegir qué columnas se muestran.
2. Añada un contacto
Haga clic en el botón "+" junto a "Todos los contactos" y elija una de estas opciones:
"Crear un nuevo contacto individual" [Create a new individual contact]
"Crear un nuevo contacto de la organización" [Create a new organisation contact]
"Importar contactos individuales" [Import individual contacts] (consulte la sección 3)
2a. Contacto individual
Rellene "Primer nombre", "Apellido" y "Correo electrónico" [Email].
Si lo desea, añada "Teléfono" [Phone], "Nombre de empresa", "Identificador" [Id] (su propia referencia), "Estado" ("Activo" [Active], "Prospecto" [Prospect], "Perdido" [Lost] o "Eliminado" [Deleted]) e "Idioma" [Language].
Si lo desea, establezca una "Contraseña predeterminada para firmar documentos" [Default password for signing documents]. Los firmantes la necesitarán para abrir los documentos que les envíe.
Si lo desea, añada los "Detalles fiscales del Reino Unido" [UK tax details]: "Número de Seguro Nacional (NINO)" [National Insurance Number (NINO)] y "Referencia de Contribuyente Única (UTR)" [Unique Taxpayer Reference (UTR)].
Si lo desea, haga clic en "+" junto a "Direcciones" [Addresses] para añadir una dirección.
Si lo desea, haga clic en "Seleccionar una carpeta" [Select a folder] para elegir dónde se archivan los documentos que firme este contacto. Consulte Archivo de documentos firmados.
Si lo desea, rellene sus "Campos personalizados" [Custom Fields] al final del formulario.
Haga clic en "Guardar" [Save].
2b. Contacto de organización
Rellene "nombre de empresa", "Número de registro de la empresa" y "Tipo".
Si lo desea, añada "Sector empresarial" [Business sector], "Estado", "Idioma", "Correo electrónico", "Número de identificación fiscal" [Tax ID], direcciones y campos personalizados.
Haga clic en "Guardar".
3. Importe contactos desde un archivo CSV
Haga clic en el botón "+" junto a "Todos los contactos" y, a continuación, en "Importar contactos individuales".
Si lo desea, haga clic en "CSV de ejemplo" [Example CSV] para descargar una plantilla.
Arrastre y suelte su archivo CSV en el recuadro o haga clic en él para elegir el archivo.
Asocie sus columnas con nuestros campos y, a continuación, complete la importación.
Su archivo debe incluir las columnas firstName, lastName y email (las direcciones de correo electrónico deben ser únicas). Si lo desea, incluya phone, companyName e id. Sus columnas pueden tener nombres diferentes: podrá asociarlas después de subir el archivo.
Tenga en cuenta que la importación solo admite particulares. Añada las organizaciones de una en una.
4. Trabaje con un contacto
Haga clic en el nombre de un contacto para abrir su ficha. Verá cuatro pestañas: "Detalles de contacto" [Contact details], "Archivos" [Files], "Precios personalizados" [Custom pricing] y "Actividad" [Activity]. A la derecha encontrará:
"Verificaciones de identidad" [ID Verifications]: las comprobaciones de identidad del contacto.
"Enlaces" [Links]: haga clic en "+" para vincular este contacto con otro y elija el "Tipo" de relación (por ejemplo, "Administrador" [Director], "Accionista" [Shareholder], "Dueño" [Owner], "Familia" [Family] o "Pareja" [Partner]). Los contactos vinculados aparecen aquí para acceder a ellos rápidamente.
"Portales" [Portals]: todos los portales a los que tiene acceso el contacto.
"Etiquetas": escriba en "Añadir una etiqueta" [Add a tag] para etiquetar al contacto.
"Comentarios" [Comments]: notas para su equipo.
Haga clic en "Editar" [Edit] para modificar los datos del contacto. El menú de tres puntos situado al lado ofrece las opciones "Registro de actividad" [Activity Log], "Exportar a CSV" [Export to CSV] y "Eliminar" [Delete].
Casos avanzados
Desde la lista de contactos puede realizar más acciones. Puede:
marcar varios contactos y hacer clic en "Enviar mensaje a contactos seleccionados" [Message selected contacts] para enviarles un correo electrónico de una sola vez;
exportar un contacto desde el menú de tres puntos de su fila ("Exportar a CSV"), o todos desde el menú de tres puntos de la esquina superior derecha ("Exportar todos los contactos" [Export all contacts]);
llevar un seguimiento de estructuras complejas —administradores, accionistas, familiares— mediante vínculos entre particulares y organizaciones.
Siguiente paso: 6. Añada sus servicios