Nota: algunas capturas de pantalla aún muestran la interfaz en inglés; las etiquetas traducidas aparecen en el texto.
Antes de empezar:
Configure al menos una moneda en «Propuestas» [Proposals]/«Monedas» [Currencies]; consulte 6. Añada sus servicios.
Si lo desea, añada sus servicios e impuestos para que los precios y los impuestos se rellenen automáticamente en cada línea.
Si desea que sus clientes paguen en línea, puede conectar Stripe (pagos con tarjeta) y/o GoCardless (domiciliación bancaria) en «Inicio» [Home]/«Ajustes» [Settings]/«Integraciones» [Integrations].
Si lo desea, configure el aspecto de sus facturas; consulte la sección 5.
1. Cree una factura nueva
Haga clic en «Propuestas» en el menú superior y, después, en «Facturas» en el menú de la izquierda.
Haga clic en el botón «+». Se abrirá una factura nueva con el siguiente número de factura ya rellenado.
Conviene saber: los números de factura siguen su propio patrón. Si cambia el número a, por ejemplo, «MY-001», la siguiente factura será «MY-002».
2. Rellene la factura
a) Añada el cliente y las fechas
En el campo «Cliente» [Client], empiece a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de su cliente y selecciónelo.
Si el cliente aún no está en sus contactos, escriba su dirección de correo electrónico y haga clic en «Añadir nuevo contacto» [Add New Contact]. El correo electrónico se rellenará automáticamente.
Establezca la «Fecha de emisión» [Issue date] y la «Fecha de vencimiento» [Due date].
Si lo desea, cambie la «Divisa» [Currency].
b) Añada los conceptos que desea facturar
En la primera línea, empiece a escribir en el campo «Artículo» [Item]. Sus servicios aparecerán a medida que escriba, agrupados por sección.
Seleccione un servicio: su «precio» [price] y su «impuesto» [tax] se rellenarán automáticamente. También puede escribir su propio nombre de artículo e introducir el precio manualmente.
Introduzca la «cantidad» [quantity].
Repita el proceso en cada línea. El subtotal, los impuestos y el total se calculan a medida que avanza.
Consejo: para aplicar un descuento, añada una línea como «Descuento» con un precio negativo (por ejemplo, -20)
c) Añada notas si lo desea
Añada las «Notas» [Notes] que desee mostrar a su cliente, como una referencia o instrucciones de pago. Aparecerán en el PDF de la factura.
3. Guarde y envíe
En la parte superior de la factura, elija una de estas opciones:
«Guardar y enviar» — guarda la factura y abre inmediatamente la ventana «Enviar» [Send].
«Guardar y cerrar» [Save & close] — la guarda como «Borrador» [Draft] para que pueda enviarla más adelante.
«Cancelar» [Cancel] — sale sin guardar nada.
a) Elija quién la recibe y cómo puede pagar
En la ventana «Enviar factura» [Send Invoice]:
Compruebe el «Destinatario» [Recipient]. Normalmente se rellena con el cliente de la factura; puede elegir otro contacto.
Si lo desea, escriba un «Mensaje personal» [Personal Message]. Aparecerá en el correo electrónico, encima del resumen de la factura.
Si lo desea, haga clic en «Plantillas» [Templates] para insertar un mensaje guardado, o en «Plantillas» → «Guardar como plantilla» [Save as a template] para reutilizar lo que acaba de escribir.
Si lo desea, marque las opciones de pago en línea que ofrecerá a su cliente:
«Tarjeta de crédito/débito (Stripe)» [Credit/Debit Card (Stripe)]
«Domiciliación bancaria (GoCardless)» [Direct Debit (GoCardless)]
Solo verá las opciones que haya conectado. Deje ambas sin marcar si su cliente va a pagar de otra forma, por ejemplo, mediante transferencia bancaria.
Haga clic en «Enviar factura».
Conviene saber: Stripe tiene un importe mínimo de cobro (por ejemplo, $0.50 USD). Si el total de su factura es inferior, la opción de Stripe aparecerá deshabilitada.
Qué verá su cliente
Su cliente recibirá un correo electrónico con:
el número de factura, las fechas, todas las líneas, el subtotal, los impuestos y el total;
su mensaje personal, si ha añadido uno;
la factura como archivo PDF adjunto, con el nombre Invoice-[number].pdf;
un botón «Revisar y pagar» [Review and pay], si ha marcado un método de pago.
Al hacer clic en «Revisar y pagar», se abrirá una página de pago con su logotipo, la factura y un botón «Pagar» [Pay]. No es necesario iniciar sesión.
Si ha ofrecido tanto el pago con tarjeta como la domiciliación bancaria, su cliente deberá elegir primero una de las dos opciones.
Conviene saber:
El enlace de pago funciona durante 30 días.
Una vez pagada la factura, el enlace solo muestra «Pago completado» [Payment completed], por lo que su cliente no podrá pagar dos veces.
4. Gestione sus facturas
Encontrará todas las facturas en «Propuestas»/«Facturas», con su número, fechas, total y estado («Borrador», «Enviado» [Sent], «Pagado» [Paid] o «Anulado» [Voided]). Haga clic en el menú de tres puntos junto a una factura, o dentro de ella, para:
«Descargar PDF» [Download PDF] — abre el PDF de la factura en su navegador.
«Duplicado» [Duplicate] — crea un borrador nuevo con el mismo cliente, divisa, notas y líneas. Resulta útil para corregir una factura o volver a facturar el mismo trabajo.
«Eliminar» [Delete] — solo para borradores. El borrador se elimina y su número de factura queda disponible.
«Anular» [Void] — para facturas enviadas o pagadas. La factura permanece en la lista, marcada como «Anulado», para que quede constancia. Al anular una factura enviada, su enlace de pago deja de funcionar.
5. Configure el aspecto de sus facturas si lo desea
El PDF de la factura utiliza el logotipo, el color corporativo y la dirección de su empresa y, si los ha añadido, sus datos bancarios, su número de identificación fiscal y su número de registro. El teléfono, el número de registro de la empresa y el número de identificación fiscal de su cliente aparecen en la sección «Facturar a» [Bill To] si figuran en el contacto.
Para añadir términos y condiciones al pie de todas las facturas:
Vaya a «Ajustes»/«Configuración de facturas» [Invoice Settings].
Escriba sus términos y condiciones.
Haga clic en «Guardar» [Save].
