MyDocSafe incluye herramientas de gestión del despacho que ayudan a su equipo a gestionar el trabajo interno, las tareas de los clientes y las operaciones diarias en un solo lugar.
Esta función está diseñada para ayudarle a controlar quién se encarga de cada actividad, cuál es el siguiente paso y con qué cliente o asunto está relacionada cada tarea.
¿Para qué puede utilizar la gestión del despacho?
Puede utilizar la gestión del despacho para organizar y supervisar trabajos como los siguientes:
incorporación de clientes
recopilación de documentos
revisiones internas
acciones de seguimiento
comprobaciones de cumplimiento normativo
preparación para la firma electrónica
tareas de atención al cliente
procesos operativos recurrentes
En lugar de llevar el seguimiento de las tareas en hojas de cálculo, correos electrónicos o notas independientes, su equipo puede gestionar el trabajo directamente en MyDocSafe, junto con los clientes, portales, documentos y flujos de trabajo correspondientes.
"Tareas" [Tasks]
Las tareas son el elemento fundamental de la gestión del despacho.
Puede crear una tarea para un trabajo concreto y asignarla a un miembro del equipo. Cada tarea puede incluir datos útiles como los siguientes:
"Título de la tarea" [task title]
"Descripción" [description]
"Responsable" [assignee]
"Fecha de vencimiento" [due date]
"Estado" [status]
"Cliente o portal relacionado" [related client or portal]
"Comentarios" [comments]
"Información de apoyo" [supporting information]
Esto facilita ver qué hay que hacer, quién es responsable y si sigue pendiente.
Asignación de trabajo a los miembros del equipo
Las tareas pueden asignarse a usuarios concretos de su organización.
Esto ayuda a los responsables y a los miembros del equipo a tener claras las responsabilidades. En lugar de depender de cadenas informales de correos electrónicos o de instrucciones verbales, cada tarea tiene un responsable definido.
Los miembros del equipo pueden utilizar su lista de tareas para ver qué tienen asignado y priorizar su trabajo.
"Comentarios" y colaboración
Las tareas pueden incluir comentarios para que los miembros del equipo puedan comentar los avances, plantear preguntas o dejar constancia de las decisiones.
Así, la conversación queda vinculada a la propia tarea, en lugar de dispersarse entre correos electrónicos o herramientas de mensajería. También se crea un historial útil de lo que ha ocurrido y por qué.
"Plantillas" [Templates]
Si su equipo realiza habitualmente el mismo tipo de trabajo, puede utilizar plantillas de tareas para ahorrar tiempo.
Las plantillas ayudan a estandarizar procesos habituales, como incorporar a un nuevo cliente, preparar documentos para su firma o completar comprobaciones internas.
El uso de plantillas ayuda a garantizar que no se omitan pasos importantes y que todo el equipo trabaje de forma uniforme.
Registro del tiempo
La gestión del despacho también puede incluir herramientas de registro del tiempo que permiten a los usuarios registrar el tiempo dedicado a las tareas.
Esto puede resultar útil para:
saber cuánto tiempo lleva realizar el trabajo
revisar la carga de trabajo del equipo
facilitar la facturación o la elaboración de informes internos
mejorar la eficiencia operativa
Asignación de tareas a los clientes
Las tareas también pueden asignarse a los clientes y publicarse en su portal de cliente.
Esto resulta útil cuando necesita que un cliente realice una acción, como subir un documento, rellenar un formulario, revisar información, firmar un documento o confirmar que algo se ha completado.
Cuando se publica una tarea en el portal de cliente, el cliente puede ver lo que debe hacer desde su propia vista del portal. Esto ayuda a mantener organizadas las acciones que corresponden al cliente y reduce la necesidad de enviar recordatorios por correo electrónico por separado o de realizar un seguimiento manual.
Las tareas de los clientes pueden utilizarse junto con las tareas internas, lo que proporciona a su equipo una visión más clara de ambas partes del proceso: lo que debe hacer su equipo y lo que está pendiente de que haga el cliente.
¿Por qué utilizar la gestión del despacho en MyDocSafe?
La gestión del despacho ayuda a integrar la parte operativa de su trabajo con las herramientas de interacción con los clientes ya disponibles en MyDocSafe.
Esto significa que su equipo puede gestionar tareas, portales, documentos, formularios, flujos de trabajo y firmas electrónicas desde el mismo sistema.
Entre las principales ventajas se incluyen:
responsabilidades mejor definidas
menos acciones de seguimiento olvidadas
mayor visibilidad del trabajo de todo el equipo
procesos más uniformes
menor dependencia de hojas de cálculo y bandejas de entrada
un registro de auditoría más completo de la actividad interna
Ejemplo de uso: incorporación de clientes
Un proceso de incorporación habitual puede incluir varios pasos:
Crear un portal de cliente.
Solicitar documentos al cliente.
Revisar la información presentada.
Preparar una carta de encargo profesional.
Enviar documentos para su firma electrónica.
Completar las comprobaciones internas de cumplimiento normativo.
Marcar el proceso de incorporación como completo.
Con la gestión del despacho, cada una de estas acciones puede representarse como una tarea, asignarse a la persona adecuada, supervisarse hasta su finalización y comentarse internamente cuando sea necesario.
Primeros pasos
Para empezar, abra el área "Gestión del despacho" u "Operaciones" en MyDocSafe y cree su primera tarea.
A continuación, puede asignar la tarea a un miembro del equipo, añadir una fecha de vencimiento, incluir las instrucciones pertinentes y actualizar el estado a medida que avance el trabajo.
Para los procesos que se repiten, considere la posibilidad de crear plantillas para que su equipo pueda seguir los mismos pasos cada vez.