Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Die sichere Dokumentenverteilung ist eine integrierte Funktion, mit der Sie einzelne Dokumente automatisch in den jeweils zugehörigen Portalen oder Unterportalen bereitstellen können. Diese Funktion spart Ihnen viel Zeit bei der Verteilung von Gehaltsabrechnungen, Provisionsschreiben oder individuellen Berichten, die Sie aus regulatorischen oder datenschutzrechtlichen Gründen nicht per unverschlüsselter E-Mail versenden möchten.
Sehen Sie sich dieses Video an oder lesen Sie den folgenden Artikel, um zu erfahren, wie Sie dabei vorgehen:
▶ Videoanleitung ansehen (auf Englisch)
Stellen Sie vor Beginn Folgendes sicher:
1. Jedes Portal hat eine eindeutige Bezeichnung.
2. Jedes zu verteilende Dokument enthält im Dateinamen dieselbe Bezeichnung, eingeschlossen in runde oder eckige Klammern.
Hier ein Beispiel:
Dokumentenverteilung ausführen
Sie können nun die Dokumentenverteilung starten. Wählen Sie die Option „Sichere Dokumentenverteilung“ (Secure Document Distribution).
Ziehen Sie Ihre Gehaltsabrechnungen in den vorgesehenen Bereich oder laden Sie sie hoch. Geben Sie an, welche Art von Klammern die eindeutigen Mitarbeiterkennungen umschließt, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Sichere Dokumentenverteilung ausführen“ (Run secure document distribution):
Wenn alle Dateien erfolgreich verteilt wurden, ist der Ordner wieder leer. Dateien, die nicht verteilt werden konnten, verbleiben mit einer zugehörigen Fehlermeldung im Ordner.