Примітка: деякі знімки екрана ще показують англійський інтерфейс; перекладені назви наведено в тексті.
ПОРТАЛИ
Група порталу — це набір порталів зі спільними налаштуваннями, зокрема вкладками, папками, формами та навчальними матеріалами. Використовуйте окремі групи для різних типів клієнтів або команд. Ще не працювали з порталами? Спочатку прочитайте статтю Як працюють клієнтські портали: почніть тут.
Налаштувати групу порталу можна швидко: усі параметри зібрано в одному місці — у меню ліворуч у групі порталу.
1. Відкрийте групу порталу
Перейдіть до розділу «Портали» (Portals). Ви побачите список «Групи порталів» (Portal Groups).
Натисніть назву групи порталу, яку потрібно налаштувати.
Ще не маєте групи? Натисніть кнопку «+» поруч із «Групи порталів», щоб створити її.
Після відкриття групи ви потрапите до розділу «Усі портали» (All Portals). Усі доступні дії для цієї групи порталу наведено в меню ліворуч.
2. Задайте налаштування
Прокрутіть меню ліворуч донизу й натисніть «Налаштування» (Settings), щоб розгорнути його. Ви побачите такі розділи:
2a. «Загальний» (General)
Перейдіть до «Налаштування»/«Загальний». Тут ви можете:
Відредагувати поле «Назва портальної групи» (Portal Group Name).
За потреби додати «Опис» (Description) — він відображатиметься як вітальний банер на вкладці «Панель керування» (Dashboard) кожного порталу в групі.
За потреби ввімкнути «Автоматичне видалення порталів» (Auto-delete portals).
Завершивши, натисніть «Зберегти» (Save).
2b. «Вкладки порталу» (Portal tabs)
Перейдіть до «Налаштування»/«Вкладки порталу», щоб вибрати вкладки, які ваші клієнти бачитимуть у кожному порталі.
«Вибрані елементи» (Selected items) праворуч — це вкладки, які бачать ваші клієнти. За замовчуванням це «Панель керування», «Робочі процеси» (Workflows), «Публічні документи» (Public Documents), «Документи» (Documents), «Підписані документи» (Signed Documents), «Форми» (Forms), «Повідомлення» (Messages) та «Завдання» (Tasks).
«Доступні елементи» (Available items) ліворуч — це вкладки, які можна додати, наприклад «Перевірки особи» (ID Verifications), «Внутрішні документи» (Internal Documents) та «Внутрішні форми» (Internal Forms). Натисніть «+» поруч із вкладкою, щоб додати її.
Перетягуйте вкладки, щоб змінити їхній порядок.
За потреби натисніть значок олівця, щоб перейменувати вкладку, або «x», щоб видалити її.
Натисніть «Зберегти». Щоб повернутися до налаштувань за замовчуванням, натисніть «Відновити» (Restore)
2c. «Домашня сторінка» (Home page)
Перейдіть до «Налаштування»/«Домашня сторінка», щоб вибрати віджети для домашньої сторінки порталу, наприклад «Оголошення» (Announcements), «Опис портала» (Portal description), «Сповіщення» (Notifications), «Коментарі» (Comments), «Безпечне посилання для завантаження» (Secure upload link) та «Стан порталу» (Portal status).
Натисніть «+» поруч із доступним віджетом, щоб показати його.
Перетягуйте віджети, щоб змінити їхній порядок, або натисніть «x», щоб приховати віджет.
Натисніть «Зберегти» або «Скинути до налаштувань за замовчуванням» (Restore defaults), щоб почати заново.
2d. «Нагадування» (Reminders)
Перейдіть до «Налаштування»/«Нагадування», щоб автоматично нагадувати клієнтам про необхідні дії. («Нагадування про запрошення» (Invitation reminders) перенесено до «Налаштування»/«Запрошення» (Invitations), див. 2j.)
«Нагадування про завдання» (Task reminders) — увімкніть «Надіслати автоматичне нагадування» (Send automatic reminder), щоб нагадувати клієнтам про невиконані завдання.
2e. «Навчання» (Tutorial)
Перейдіть до «Налаштування»/«Навчання», щоб додати кнопку довідки у верхній частині кожного порталу, поруч із його назвою.
Додайте «URL-адреса відео» (Video URL) або «URL-адреса статті» (Article URL).
За потреби змініть «Напис кнопки» (Button Label) (за замовчуванням — «Навчання»).
Натисніть «Зберегти». Для користувачів порталу посилання відкриватиметься в новій вкладці.
Ось як це виглядає в порталі:
2f. «Резервна копія та видалення» (Backup & deletion)
Перейдіть до «Налаштування»/«Резервна копія та видалення», щоб зберегти, повторно використати або видалити конфігурацію групи порталу.
«Резервна копія налаштувань» (Settings backup) — натисніть «Завантажити резервну копію налаштувань (ZIP)» (Download settings backup (ZIP)). До неї входять форми, внутрішні форми, робочі процеси, статуси, ролі, групи доступу, індивідуальні властивості, вкладки та віджети порталу, публічні документи й усі підгрупи порталів. Вона не містить самих порталів, запрошених до них осіб або документів усередині порталів.
«Відновити налаштування з файлу резервної копії» (Restore settings from a backup file) — виберіть файл резервної копії та натисніть «Відновити з файлу» (Restore from file). Відновлення перезапише налаштування цієї групи порталу, вкладки та віджети порталу; видалить групи доступу й записи форм, яких немає в резервній копії; а також додасть або оновить (але не видалить) форми, публічні документи та шаблони підписання. Порада: відновіть конфігурацію в новоствореній групі порталу, щоб скопіювати налаштування, які вам підходять.
«Небезпечна зона» (Danger zone) — натисніть «Видалити» (Delete), щоб видалити групу порталу. Усі портали групи та їхні документи перемістяться до кошика. Ви маєте 30 днів, щоб відновити їх у розділі «Файли» (Files)/«Кошик» (Bin).
2g. «Папки» (Folders)
Перейдіть до «Налаштування»/«Папки», щоб створити стандартну структуру папок для порталів цієї групи.
Натисніть «Додати папку» (Add folder) та задайте назви папок.
Виберіть спосіб застосування структури:
«Застосувати цю структуру лише до нових порталів» (Apply this structure to new portals only) — наявні портали залишаться без змін.
«Застосувати цю структуру до нових і наявних порталів» (Apply this structure to new and existing portals) — структура обов’язково застосовуватиметься до кожного порталу в групі.
2h. «Безпека» (Security)
Перейдіть до «Налаштування»/«Безпека», щоб керувати доступними клієнтам діями.
«Стандартні дозволи» (Default permissions) — виберіть рівень доступу для нових користувачів порталу (наприклад, «Повний доступ» (Full Access)).
«Вимагати двофакторну автентифікацію від користувачів порталу» (Force 2 Factor Authentication for portal users).
«Дозволити користувачам порталу надсилати повідомлення» (Allow portal users to send messages) — вимкніть цей параметр, щоб вимкнути чат для клієнтів.
«За замовчуванням: приховати текст повідомлення від електронної пошти» (Default: hide message text from email) — застосовується до повідомлень, написаних відтепер; уже надіслані повідомлення зберігають початкове налаштування.
«Заборонити користувачам порталу з доступом для читання завантажувати файли» (Prevent portal users with Read access from downloading files) — клієнти з рівнем доступу «Читати» (Read) і надалі можуть відкривати й переглядати документи, але параметри завантаження, експорту та друку приховано.
Натисніть «Зберегти».
2i. «Налаштування» (Customisation)
Доступність: лише в тарифних планах Enterprise. Щоб перейти на вищий тарифний план, зв’яжіться з нами за адресою support@mydocsafe.com.
Перейдіть до «Налаштування»/«Налаштування», щоб змінити формулювання, які ваша команда бачить під час додавання порталів і запрошення клієнтів.
«Додати параметри нової сторінки» (Add new page settings) — ці параметри визначають вигляд сторінки, яка відкривається після натискання «+» для додавання нового порталу:
За потреби ввімкніть «Пропустити запрошення (запросити клієнтів пізніше)» (Skip invite (invite clients later)), щоб ваша команда могла створити портал, не запрошуючи нікого відразу.
«Текст поля введення імені порталу» (Label for portal name input) — підпис над полем назви порталу (наприклад, «Ім’я клієнта» (Client name) або «Назва угоди» (Deal name)).
«Текст кнопки відправки без запрошення» (Label for submit button WITHOUT invite) — текст кнопки, що використовується під час створення порталу без запрошення користувачів.
«Текст кнопки відправки з запрошенням» (Label for submit button WITH invite) — текст кнопки, що використовується під час створення порталу з одночасним запрошенням клієнтів.
«Керувати користувачами порталу» (Manage portal users)
«Текст кнопки запрошення нового учасника» (Label for invite new member button) — текст кнопки для запрошення людей до порталу.
Натисніть «Зберегти». Нові формулювання з’являться, коли ви наступного разу додаватимете портал або запрошуватимете когось.
2j. «Запрошення»
Перейдіть до «Налаштування»/«Запрошення», щоб керувати способом запрошення клієнтів.
«Текст запрошення» (Invite message) — стандартний текст, який ваші клієнти отримують, коли ви запрошуєте їх до порталу.
«Видаляти запрошення, що очікують прийняття, через (днів)» (Remove pending invitations after (days)) — неприйняті запрошення автоматично видаляються через зазначену кількість днів (за замовчуванням 60), відлік яких починається з моменту надсилання запрошення або останнього нагадування про нього. Це стосується всіх запрошень у групі, які очікують прийняття.
«Нагадування про запрошення» — увімкніть «Надіслати автоматичне нагадування», щоб нагадувати клієнтам, які ще не прийняли запрошення.
Натисніть «Зберегти». Докладніше див. у статті Запрошення клієнтів до порталів.
3. «Аудиторський журнал» (Audit Trail)
Перейдіть до «Аудиторський журнал», щоб переглянути журнал дій у цій групі порталу.
4. За потреби додайте шаблони форм
Натисніть «Шаблони форм» (Form templates) у меню ліворуч. Щойно в цьому розділі з’явиться хоча б одна форма, у ваших клієнтських порталах стане доступною вкладка «Форми». Докладніше див. у статті Вбудовування вебформ у клієнтські портали.
Що ще можна зробити?
Після базового налаштування ви також можете:
Використовувати «Оголошення», щоб показувати повідомлення всім, хто входить до порталу, — зручно для інформування про терміни та події.
Використовувати «Публічні документи», щоб публікувати звіти або супровідні матеріали, доступні всім користувачам порталу.
Ознайомитися з розділами «Ролі порталу» (Portal Roles), «Групи доступу» (Access groups), «Статуси» (Statuses) та «Шаблони робочих процесів» (Workflow Templates) для розширеного налаштування.
Наступний крок: Вбудовування вебформ у клієнтські портали