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5. Adicione os seus contactos

A secção Contactos é o seu mini CRM: um único local para guardar os dados dos seus clientes, potenciais clientes e colaboradores, ver a que portais têm acesso e registar as relações entre eles.

Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.

Prefere ver um vídeo? Este breve vídeo explica todos os passos. Em alternativa, leia as instruções abaixo.

Adicionar um contacto é muito simples — pode adicionar contactos individualmente ou importar vários de uma só vez a partir de um ficheiro CSV. Tudo se encontra em "Contactos" [Contacts], no menu superior.

Existem dois tipos de contacto:

  • "Particulares" [Individuals] - pessoas. Cada contacto precisa de um "Primeiro nome" [First name], um "Apelido" [Last name] e um endereço de e-mail único.

  • "Organizações" [Organisations] - empresas e outras entidades. Cada contacto precisa de um "Nome da empresa" [Company name], um "Número da empresa" [Company Number] e um "Tipo" [Type].

1. Abra "Contactos"

Clique em "Contactos" no menu superior. Será apresentada a vista "Todos os contactos" [All contacts].

  • Utilize os separadores "Todos" [All], "Particulares" e "Organizações" para alternar entre tipos de contacto.

  • Pesquise por nome ou restrinja a lista com os filtros "Estado" [Status], "Tipo de organização" [Organisation type] e "Etiquetas" [Tags]. Clique em "+ Filtro" [+ Filter] para adicionar mais filtros.

  • Se pretender, clique no ícone das colunas à direita para escolher as colunas apresentadas.

2. Adicione um contacto

Clique no botão "+" junto a "Todos os contactos" e escolha uma das opções:

  • "Criar um novo contacto individual" [Create a new individual contact]

  • "Criar um novo contacto de organização" [Create a new organisation contact]

  • "Importar contactos individuais" [Import individual contacts] (consulte a secção 3)

2a. Contacto individual

  1. Preencha "Primeiro nome", "Apelido" e "E-mail" [Email].

  2. Se pretender, adicione "Telefone" [Phone], "Nome da empresa", "Identificador" [Id] (a sua referência interna), "Estado" ("Ativo" [Active], "Cliente em potencial" [Prospect], "Perdido" [Lost] ou "Eliminado" [Deleted]) e "Língua" [Language].

  3. Se pretender, defina uma "Palavra-passe predefinida para assinatura de documentos" [Default password for signing documents]. Os signatários precisarão dela para abrir os documentos que lhes enviar.

  4. Se pretender, adicione os "Detalhes fiscais do Reino Unido" [UK tax details] — "Número de Seguro Nacional (NINO)" [National Insurance Number (NINO)] e "Referência Exclusiva do Contribuinte (UTR)" [Unique Taxpayer Reference (UTR)].

  5. Se pretender, clique no "+" junto a "Endereços" [Addresses] para adicionar um endereço.

  6. Se pretender, clique em "Selecione uma pasta" [Select a folder] para escolher onde são arquivados os documentos que este contacto assina. Consulte Arquivamento de documentos assinados.

  7. Se pretender, preencha os seus "Campos personalizados" [Custom Fields] na parte inferior do formulário.

  8. Clique em "Guardar" [Save].

2b. Contacto de organização

  1. Preencha "Nome da empresa", "Número da empresa" e "Tipo".

  2. Se pretender, adicione "Setor empresarial" [Business sector], "Estado", "Língua", "E-mail", "Número de Identificação Fiscal" [Tax ID], endereços e campos personalizados.

  3. Clique em "Guardar".

3. Importe contactos a partir de um ficheiro CSV

  1. Clique no botão "+" junto a "Todos os contactos" e, em seguida, em "Importar contactos individuais".

  2. Se pretender, clique em "Exemplo CSV" [Example CSV] para descarregar um modelo.

  3. Arraste e largue o ficheiro CSV na caixa ou clique na caixa para escolher o ficheiro.

  4. Associe as suas colunas aos nossos campos e conclua a importação.

O ficheiro tem de incluir as colunas firstName, lastName e email (os endereços de e-mail têm de ser únicos). Se pretender, inclua phone, companyName e id. As suas colunas podem ter nomes diferentes - a correspondência é feita após o carregamento.

Nota: a importação só está disponível para particulares. Adicione as organizações individualmente.

4. Trabalhe com um contacto

Clique no nome de um contacto para o abrir. Verá quatro separadores — "Detalhes do contacto" [Contact details], "Ficheiros" [Files], "Preços personalizados" [Custom pricing] e "Atividade" [Activity] — e, à direita:

  • "Verificações de identidade" [ID Verifications] — as verificações de identidade do contacto.

  • "Ligações" [Links] — clique no "+" para associar este contacto a outro e escolha o "Tipo" de relação (por exemplo, "Diretor" [Director], "Acionista" [Shareholder], "Proprietário" [Owner], "Família" [Family] ou "Parceiro" [Partner]). Os contactos associados aparecem aqui para facilitar a navegação.

  • "Portais" [Portals] — todos os portais a que o contacto tem acesso.

  • "Etiquetas" — escreva em "Adicionar uma etiqueta" [Add a tag] para atribuir uma etiqueta ao contacto.

  • "Comentários" [Comments] — notas para a sua equipa.

Clique em "Editar" [Edit] para alterar os dados do contacto. O menu de três pontos ao lado disponibiliza as opções "Registo de atividades" [Activity Log], "Exportar para CSV" [Export to CSV] e "Eliminar" [Delete].

Cenários avançados

A lista de contactos permite realizar várias outras operações. Pode:

  • selecionar vários contactos e clicar em "Enviar mensagem aos contactos selecionados" [Message selected contacts] para lhes enviar um e-mail de uma só vez;

  • exportar um contacto a partir do menu de três pontos da respetiva linha ("Exportar para CSV") ou todos os contactos a partir do menu de três pontos no canto superior direito ("Exportar todos os contactos" [Export all contacts]);

  • acompanhar estruturas complexas - diretores, acionistas, familiares - através de ligações entre particulares e organizações.

Próximo passo: 6. Adicione os seus serviços

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