Os clientes perguntam por vezes onde a MyDocSafe está «sediada», onde os seus dados são armazenados e se se trata da mesma coisa. Não se trata.

DocSafe Limited, a empresa responsável pela MyDocSafe, é uma empresa do Reino Unido registada em Inglaterra e no País de Gales. A sua sede social é o endereço legal oficial da empresa e é utilizada para fins societários e legais.

A sede social não deve ser confundida com:

Para efeitos de proteção de dados e contratação de fornecedores, as questões mais relevantes são geralmente onde os dados dos clientes são armazenados e tratados, e não o endereço da sede social da empresa.

Ao criar uma conta MyDocSafe, os clientes podem selecionar a localização preferida para o armazenamento dos dados.

As opções padrão incluem atualmente:

Pode verificar a qualquer momento qual a localização utilizada pela sua conta — consulte Como verificar onde os seus dados são armazenados.

A MyDocSafe recomenda que escolha a região que melhor corresponde aos seus requisitos regulamentares e operacionais. Por exemplo, as organizações do Reino Unido selecionariam normalmente o Reino Unido, enquanto as organizações da UE selecionariam normalmente a União Europeia. Os clientes empresariais com requisitos específicos podem contactar a MyDocSafe para discutir outras soluções.

A MyDocSafe utiliza a Amazon Web Services (AWS) como infraestrutura principal de alojamento. Os ficheiros carregados para a MyDocSafe são cifrados com AES-256 e armazenados na infraestrutura regional da AWS. (MyDocSafe)

A residência dos dados refere-se geralmente à região geográfica em que os seus dados de cliente são armazenados. Por exemplo, se a sua organização selecionou a residência dos dados no Reino Unido, pretende-se que os dados de cliente em causa sejam armazenados na região de alojamento do Reino Unido configurada para a sua conta.

Isto é diferente da localização da sede social da MyDocSafe e pode também diferir dos locais a partir dos quais são realizadas determinadas atividades de suporte, de infraestrutura ou de subcontratação ulterior.

As informações publicadas pela MyDocSafe sobre o RGPD indicam que os clientes podem selecionar centros de dados no Reino Unido, na UE ou nos EUA e que o tratamento principal dos dados é realizado em Dublim, Irlanda.

Por isso, é útil distinguir entre:

Localização do armazenamento — a região selecionada para a sua conta, como o Reino Unido ou a UE.

Localização do tratamento — os locais a partir dos quais os sistemas ou os prestadores de serviços autorizados podem tratar dados para prestar o serviço.

Estas distinções podem ser importantes para organizações com requisitos de residência dos dados particularmente rigorosos, como empresas de serviços financeiros, organismos do setor público ou organizações sujeitas a requisitos contratuais de localização dos dados.

Tal como a maioria dos fornecedores de SaaS, a MyDocSafe recorre a prestadores de serviços terceiros especializados para assegurar partes do serviço. O seu Acordo de Tratamento de Dados publicado identifica subcontratantes ulteriores, incluindo a AWS para o alojamento e fornecedores especializados para funções como o envio de emails, os pagamentos e a verificação de identidade.

O facto de os seus dados principais na MyDocSafe serem armazenados numa determinada região não significa necessariamente que todos os dados associados a cada serviço opcional sejam tratados exclusivamente nessa região.

Por exemplo, a utilização de:

pode envolver subcontratantes e localizações adicionais.

Se esta questão for relevante para a sua organização, recomendamos que solicite uma declaração de residência dos dados que abranja os serviços específicos da MyDocSafe que pretende utilizar.

Sim.

Ao configurar uma conta MyDocSafe, escolha a localização de armazenamento dos dados adequada à sua organização.

A nossa orientação geral é a seguinte:

Consulte: Como escolher a localização de armazenamento dos seus dados.

Se a sua organização tiver requisitos contratuais ou regulamentares específicos, não se baseie apenas nestas orientações gerais. Peça-nos que confirmemos a configuração proposta.

Se a sua equipa de conformidade, segurança da informação ou contratação de fornecedores precisar de confirmação por escrito, contacte a MyDocSafe e solicite uma declaração de residência dos dados.

A forma mais simples é através do suporte na aplicação, com sessão iniciada na MyDocSafe, ou contactando a nossa equipa de suporte.

Inclua:

Poderemos então fornecer uma declaração adequada à sua conta e, quando necessário, identificar os subcontratantes ulteriores relevantes.

Para a maioria dos processos de contratação de fornecedores, a seguinte formulação é suficiente:

«Solicitamos uma declaração atualizada de residência dos dados para a nossa conta MyDocSafe, que confirme a localização do armazenamento principal dos dados de clientes, as localizações relevantes de tratamento e os principais subcontratantes ulteriores aplicáveis aos serviços que utilizamos.»

Para uma análise de diligência devida mais detalhada, poderá também solicitar:

A MyDocSafe tem certificação ISO 27001:2022; as informações atualizadas sobre a certificação estão disponíveis na nossa página de visão geral da segurança. (MyDocSafe)

Importante: Se a sua organização tiver um requisito rigoroso de que os dados não podem sair de um determinado país ou região em circunstância alguma, informe-nos antes da implementação, para que possamos confirmar se a configuração necessária da MyDocSafe e quaisquer serviços opcionais de terceiros são compatíveis com esse requisito.