MyDocSafe zawiera narzędzia do zarządzania kancelarią, które pomagają zespołowi zarządzać pracą wewnętrzną, zadaniami klientów i codziennymi działaniami w jednym miejscu.

Funkcja ta pomaga śledzić, kto za co odpowiada, jakie są kolejne kroki oraz którego klienta lub której sprawy dotyczy dane zadanie.

Narzędzia do zarządzania kancelarią umożliwiają organizowanie i monitorowanie takich działań jak:

Zamiast śledzić zadania w oddzielnych arkuszach kalkulacyjnych, wiadomościach e-mail lub notatkach, zespół może zarządzać pracą bezpośrednio w MyDocSafe, w powiązaniu z odpowiednimi klientami, portalami, dokumentami i przepływami pracy.

Zadania są podstawowym elementem zarządzania kancelarią.

Dla konkretnej pracy można utworzyć zadanie i przypisać je członkowi zespołu. Każde zadanie może zawierać przydatne informacje, takie jak:

Ułatwia to ustalenie, co należy zrobić, kto za to odpowiada i czy zadanie nadal oczekuje na wykonanie.

Zadania można przypisywać konkretnym użytkownikom w Państwa organizacji.

Pomaga to kierownikom i członkom zespołu jasno określić zakres odpowiedzialności. Zamiast polegać na nieformalnej korespondencji e-mail lub ustnych poleceniach, każde zadanie ma wyraźnie wskazaną osobę odpowiedzialną.

Członkowie zespołu mogą korzystać ze swojej listy zadań, aby sprawdzać przypisane im zadania i ustalać priorytety pracy.

Do zadań można dodawać uwagi, dzięki czemu członkowie zespołu mogą omawiać postępy, zadawać pytania lub zapisywać decyzje.

Dyskusja pozostaje w ten sposób powiązana z samym zadaniem, zamiast być rozproszona w wiadomościach e-mail lub komunikatorach. Powstaje też przydatna historia działań i ich uzasadnień.

Jeśli zespół regularnie wykonuje ten sam rodzaj pracy, można korzystać z szablonów zadań, aby oszczędzać czas.

Szablony pomagają ujednolicić typowe procesy, takie jak wdrażanie nowego klienta do współpracy, przygotowanie dokumentów do podpisu czy przeprowadzanie kontroli wewnętrznych.

Korzystanie z szablonów pomaga uniknąć pomijania ważnych kroków i zapewnia spójny sposób wykonywania pracy w całym zespole.

Narzędzia do zarządzania kancelarią mogą również obejmować ewidencję czasu pracy, umożliwiającą użytkownikom rejestrowanie czasu poświęconego na zadania.

Może to być przydatne do:

Zadania można również przypisywać klientom i publikować w ich portalu klienta.

Jest to przydatne, gdy klient ma wykonać określoną czynność, na przykład przesłać dokument, wypełnić formularz, zapoznać się z informacjami, podpisać dokument lub potwierdzić wykonanie danej czynności.

Po opublikowaniu zadania w portalu klienta klient widzi w swoim widoku portalu, co musi zrobić. Pomaga to uporządkować działania po stronie klienta i ogranicza potrzebę wysyłania oddzielnych przypomnień e-mail lub ręcznego monitorowania postępów.

Zadania klientów można wykorzystywać równolegle z zadaniami wewnętrznymi, dzięki czemu zespół ma lepszy wgląd w obie strony procesu: w to, co musi wykonać sam zespół, oraz w to, co obecnie czeka na działanie klienta.

Zarządzanie kancelarią pomaga połączyć operacyjną stronę pracy z narzędziami do współpracy z klientami, które są już dostępne w MyDocSafe.

Oznacza to, że zespół może zarządzać zadaniami, portalami, dokumentami, formularzami, przepływami pracy i podpisami elektronicznymi w jednym systemie.

Główne korzyści to:

Typowy proces wdrażania klienta może obejmować kilka kroków:

W ramach zarządzania kancelarią każdą z tych czynności można ująć jako zadanie, przypisać odpowiedniej osobie, śledzić do momentu ukończenia i w razie potrzeby omawiać wewnętrznie.

Aby rozpocząć, należy otworzyć sekcję „Zarządzanie kancelarią” (Practice Management) lub „Operacje” (Operations) w MyDocSafe i utworzyć pierwsze zadanie.

Następnie można przypisać zadanie członkowi zespołu, dodać termin wykonania i odpowiednie instrukcje oraz aktualizować status w miarę postępu prac.

W przypadku powtarzalnych procesów warto rozważyć utworzenie szablonów, aby zespół mógł za każdym razem wykonywać te same kroki.