Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Wiadomości w portalu pozwalają prowadzić korespondencję z klientem w jednym bezpiecznym miejscu, obok jego dokumentów, zamiast za pośrednictwem e-maili.
1. Włączanie karty „Wiadomości” (Messages)
Otwórz grupę portali i kliknij „Ustawienia” (Settings) > „Karty portalu” (Portal tabs). Upewnij się, że pozycja „Wiadomości” znajduje się w sekcji „Wybrane elementy” (Selected items). Jeśli znajduje się w sekcji „Dostępne pozycje” (Available items), kliknij „+” obok niej, a następnie „Zapisz” (Save).
2. Określanie, czy klienci mogą wysyłać wiadomości
Kliknij „Ustawienia” > „Bezpieczeństwo” (Security):
„Zezwól użytkownikom portalu na wysyłanie wiadomości” (Allow portal users to send messages) pozwala klientom rozpoczynać korespondencję i odpowiadać na wiadomości. Pozostaw tę opcję wyłączoną, jeśli chcesz wysyłać tylko powiadomienia bez możliwości odpowiedzi.
„Domyślnie: ukryj treść wiadomości w e-mailu” (Default: hide message text from email) sprawia, że każda nowa wiadomość jest domyślnie poufna (patrz poniżej).
3. Wysyłanie wiadomości
Otwórz portal klienta i kliknij „Wiadomości”, a następnie „Wyślij wiadomość” (Send a message).
Wybierz typ:
„Prosta wiadomość” (Simple message): wiadomość do klienta.
„Poproś o dokumenty” (Request documents): prośba do klienta o przesłanie plików do portalu.
„Poproś o informacje” (Request information): prośba do klienta o wypełnienie formularza.
W sekcji „Powiadom użytkowników” (Notify users) zaznacz osoby, które mają otrzymać powiadomienie e-mail.
Napisz wiadomość lub kliknij „Szablony” (Templates), aby użyć zapisanej wiadomości, a następnie kliknij „Wyślij” (Send).
Ukrywanie poufnej treści w e-mailach
Przed wysłaniem włącz opcję „Ukryj tekst z emaila” (Hide text from email). Powiadomienie e-mail informuje wtedy o nowej wiadomości, ale nie zawiera jej treści; klient musi się zalogować, aby ją przeczytać. Wysłane wiadomości, których treść została ukryta, są oznaczone ikoną kłódki.
Co widzi klient
Wiadomości są widoczne na karcie „Wiadomości” w portalu klienta. Jeśli udzielono klientowi odpowiednich uprawnień, może on tam odpowiadać i rozpoczynać nową korespondencję.
Wysyłanie wiadomości do wielu klientów jednocześnie
Użyj funkcji „Wysłane transmisje wiadomości” (Broadcasts), aby wysłać tę samą wiadomość, prośbę o dokumenty lub prośbę o wypełnienie formularza do wielu portali jednocześnie.