Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
Liever kijken? Deze korte video leidt u door alle stappen. U kunt ook de instructies hieronder lezen.
Een contact toevoegen is eenvoudig: u kunt contacten één voor één toevoegen of meerdere tegelijk importeren vanuit een CSV-bestand. U vindt alles onder "Contacten" (Contacts) in het bovenste menu.
Er zijn twee soorten contacten:
"Particulieren" (Individuals) - personen. Voor elke persoon zijn een "Voornaam" (First name), "Achternaam" (Last name) en een uniek e-mailadres vereist.
"Organisaties" (Organisations) - bedrijven en andere entiteiten. Voor elke organisatie zijn een "Bedrijfsnaam" (Company name), "Bedrijfsnummer" (Company Number) en "Type" (Type) vereist.
1. Open "Contacten"
Klik op "Contacten" in het bovenste menu. U komt op "Alle contacten" (All contacts).
Gebruik de tabbladen "Alle" (All), "Particulieren" en "Organisaties" om tussen contacttypen te schakelen.
Zoek op naam of beperk de lijst met de filters "Status" (Status), "Organisatietype" (Organisation type) en "Tags" (Tags). Klik op "+ Filter" (+ Filter) om meer filters toe te voegen.
Klik desgewenst op het kolommenpictogram rechts om te kiezen welke kolommen u ziet.
2. Voeg een contact toe
Klik op de knop "+" naast "Alle contacten" en kies een van de volgende opties:
"Een nieuw individueel contact aanmaken" (Create a new individual contact)
"Een nieuw organisatiecontact aanmaken" (Create a new organisation contact)
"Importeer individuele contacten" (Import individual contacts) (zie onderdeel 3)
2a. Individueel contact
Vul "Voornaam", "Achternaam" en "E-mail" (Email) in.
Voeg desgewenst "Telefoon" (Phone), "Bedrijfsnaam", "Id" (Id) (uw eigen referentie), "Status" ("Actief" (Active), "Prospect" (Prospect), "Kwijt" (Lost) of "Verwijderd" (Deleted)) en "Taal" (Language) toe.
Stel desgewenst een "Standaardwachtwoord voor het ondertekenen van documenten" (Default password for signing documents) in. Ondertekenaars hebben dit nodig om documenten te openen die u hun stuurt.
Voeg desgewenst "VK-belastinggegevens" (UK tax details) toe: "Socialeverzekeringsnummer (NINO)" (National Insurance Number (NINO)) en "Unieke belastingplichtige referentie (UTR)" (Unique Taxpayer Reference (UTR)).
Klik desgewenst op de "+" naast "Adressen" (Addresses) om een adres toe te voegen.
Klik desgewenst op "Selecteer een map" (Select a folder) om te kiezen waar documenten worden opgeslagen die dit contact ondertekent. Zie Archivering van ondertekende documenten.
Vul desgewenst uw "Aangepaste velden" (Custom Fields) onderaan het formulier in.
Klik op "Opslaan" (Save).
2b. Organisatiecontact
Vul "Bedrijfsnaam", "Bedrijfsnummer" en "Type" in.
Voeg desgewenst "Bedrijfssector" (Business sector), "Status", "Taal", "E-mail", "Belastingnummer" (Tax ID), adressen en aangepaste velden toe.
Klik op "Opslaan".
3. Importeer contacten vanuit een CSV-bestand
Klik op de knop "+" naast "Alle contacten" en vervolgens op "Importeer individuele contacten".
Klik desgewenst op "Voorbeeld-CSV" (Example CSV) om een sjabloon te downloaden.
Sleep uw CSV-bestand naar het vak of klik op het vak om het bestand te kiezen.
Koppel uw kolommen aan onze velden en voltooi de import.
Uw bestand moet de kolommen firstName, lastName en email bevatten (e-mailadressen moeten uniek zijn). U kunt ook phone, companyName en id opnemen. Uw kolommen mogen andere namen hebben: u koppelt ze na het uploaden aan de juiste velden.
Goed om te weten: de importfunctie is alleen voor particulieren. Voeg organisaties één voor één toe.
4. Werk met een contact
Klik op de naam van een contact om het te openen. U ziet vier tabbladen — "Contactgegevens" (Contact details), "Bestanden" (Files), "Aangepaste prijzen" (Custom pricing) en "Activiteit" (Activity) — en rechts:
"ID-verificaties" (ID Verifications) — de identiteitscontroles van het contact.
"Koppelingen" (Links) — klik op de "+" om dit contact aan een ander contact te koppelen en kies het "Type" relatie (bijvoorbeeld "Directeur" (Director), "Aandeelhouder" (Shareholder), "Eigenaar" (Owner), "Familie" (Family) of "Partner" (Partner)). Gekoppelde contacten verschijnen hier, zodat u ze snel kunt openen.
"Portalen" (Portals) — alle portalen waartoe het contact toegang heeft.
"Tags" — typ in "Tag toevoegen" (Add a tag) om een tag aan het contact toe te voegen.
"Opmerkingen" (Comments) — notities voor uw team.
Klik op "Bewerking" (Edit) om de gegevens van het contact te wijzigen. Het menu met de drie puntjes ernaast bevat "Activiteitenlogboek" (Activity Log), "Exporteren naar CSV" (Export to CSV) en "Verwijderen" (Delete).
Geavanceerde scenario's
Vanuit de contactenlijst kunt u nog meer doen. U kunt:
meerdere contacten aanvinken en op "Geselecteerde contacten berichten" (Message selected contacts) klikken om ze in één keer een e-mail te sturen;
één contact exporteren via het menu met de drie puntjes in de betreffende rij ("Exporteren naar CSV"), of alle contacten via het menu met de drie puntjes rechtsboven ("Alle contacten exporteren" (Export all contacts));
complexe structuren — directeuren, aandeelhouders, familieleden — bijhouden met koppelingen tussen particulieren en organisaties.
Volgende stap: 6. Voeg uw diensten toe