Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
Liever kijken? Deze korte video laat u alle stappen zien.
1. Selecteer het document
Kies de werkwijze die u het beste uitkomt.
a) Vanuit "Bestanden" [Files] (een nieuw document uploaden)
Ga naar "Bestanden"/"Alle bestanden" [All Files].
Klik op de knop "+" naast "Bedrijfsbestanden" [Company files].
Selecteer "Stuur een document ter ondertekening" [Send a document for signing] en kies vervolgens het document op uw computer.
b) Vanuit "Bestanden" (een document dat u al hebt geüpload)
Klik met de rechtermuisknop op het document of klik op het menu met de drie puntjes aan het einde van de rij en selecteer "Verzenden ter ondertekening" [Send for signing].
U kunt ook het document openen en bovenaan in de werkbalk op "Verzenden ter ondertekening" klikken.
c) Vanuit "Handtekeningen" [Signatures]
Ga naar "Handtekeningen"/"Dashboard" [Dashboard].
Klik op de knop "+" naast "Dashboard".
Sleep op de pagina "Een document uploaden en ter ondertekening verzenden" [Upload a document and send for signing] uw document naar het vak of klik op de knop "+" om het op uw computer te selecteren
Goed om te weten: een document dat u op deze manier uploadt, wordt opgeslagen in uw map "Documenten" [Documents].
2. Voeg uw ondertekenaars toe
De ondertekeningspagina wordt geopend met uw document in het midden, "Ondertekenaars" [Signers] links en "Geavanceerde opties" [Advanced options] rechts. Het venster "Voeg een ondertekenaar toe" [Add a signer] wordt direct geopend.
Begin de naam of het e-mailadres van de eerste ondertekenaar te typen. Selecteer deze persoon uit uw contacten of typ een nieuw e-mailadres om een nieuw contact aan te maken.
Klik op "Voeg mij toe" [Add me] om het document zelf te ondertekenen.
U kunt ook op het tagpictogram naast het veld klikken en "Contacten zoeken op tag" [Find contacts by tag] gebruiken om iedereen met een bepaalde tag toe te voegen.
Schrijf desgewenst een "Welkomstbericht" [Welcome message] (dat wordt getoond wanneer de ondertekenaar het document opent) en een "Bedankbericht" [Thank you message] (dat wordt getoond na het ondertekenen). Klik op het pictogram met de drie puntjes in een van beide vakken om een van uw "Berichtsjablonen" [Message templates] in te voegen, of klik op "Opslaan als sjabloon" [Save as a template] om uw tekst opnieuw te kunnen gebruiken.
Kies het "Type elektronische handtekening (eIDAS)" [Electronic signature type (eIDAS)]:
"Eenvoudige elektronische handtekening (SES)" [Simple Electronic Signature (SES)] — de standaardkeuze voor de meeste documenten. Voeg desgewenst een "Extra authenticatiestap om het document te ontgrendelen" [Extra authentication step to unlock the document] toe:
"Verificatie via een eenmalige SMS-code" [Verification through a one-time SMS code] (SMS-kosten zijn van toepassing)
"KBA - Stuur een door het systeem gegenereerd wachtwoord naar het e-mailadres van de ondertekenaar" [KBA - Send a system generated password to signer's email address]
"KBA - Stuur een door het systeem gegenereerd wachtwoord naar een ander e-mailadres" [KBA - Send a system generated password to another email address]
"KBA - Wachtwoord vereist om het document te ontgrendelen" [KBA - Require a password to unlock the document]
"Geavanceerde elektronische handtekening (AES)" [Advanced Electronic Signature (AES)] — met identiteitsverificatie, slechts één ondertekenaar.
"Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES)" [Qualified Electronic Signature (QES)] — slechts één ondertekenaar
Voor AES en QES geldt een klein bedrag per handtekening. Dit wordt naast elke optie weergegeven.
Schakel desgewenst "De ondertekenaar toestaan het ondertekenverzoek door te sturen naar een andere persoon" [Allow the signer to forward the signature request to another person] in.
Klik op "Indienen" [Submit].
De ondertekenaar verschijnt nu in de lijst "Ondertekenaars". Klik op "Voeg een ondertekenaar toe" en herhaal de bovenstaande stappen om de volgende ondertekenaar toe te voegen. Klik op het potloodpictogram naast de naam van een ondertekenaar om diens gegevens te wijzigen.
Stel desgewenst de ondertekenvolgorde in. Klik op het tandwielpictogram naast "Ondertekenaars" om het venster "Ondertekenaars beheren" [Manage signers] te openen:
Sleep ondertekenaars met de gestippelde greep links naar de gewenste positie om de ondertekenvolgorde te wijzigen.
Klik op het prullenbakpictogram om een ondertekenaar te verwijderen.
Klik op "Wijzigingen opslaan" [Save changes] wanneer u klaar bent, of op "Annuleren" [Cancel] om de oorspronkelijke volgorde te behouden.
3. Plaats de handtekeningvelden
Onder de lijst "Ondertekenaars" ziet u "Sleep de relevante velden naar het document" [Please drag and drop relevant fields onto the document].
Klik op een ondertekenaar in de lijst "Ondertekenaars" om deze te selecteren. De velden die u vervolgens plaatst, horen bij die ondertekenaar.
Sleep velden naar de juiste plaatsen op het document. U kunt kiezen uit:
"Handtekening" [Signature]
"Datum" [Date]
"Tekst" [Text]
"Selectievakje" [Checkbox]
"Paragraaf" [Paragraph]
Herhaal dit voor elke ondertekenaar.
4. Kies desgewenst geavanceerde opties
Het paneel "Geavanceerde opties" rechts is van toepassing op het hele document. Klik op het tandwielpictogram rechtsonder in het document om het paneel te tonen of te verbergen.
"Stuur mij een e-mail telkens wanneer iemand ondertekent en wanneer iedereen het document heeft ondertekend." [E-mail me each time someone signs and when everyone signs the document.]
"Automatische herinnering versturen" [Send automatic reminder]
"Verwijder het originele document nadat iedereen heeft ondertekend." [Delete the original document after everyone signs.]
"Sla het ondertekende document op in een specifieke map die aan de ontvanger is gekoppeld." [File the signed document in a specific folder associated with the recipient.]
"Vereist dat gebruikers inloggen voordat ze kunnen ondertekenen." [Require user(s) to login before they can sign.]
"Schakel getypte handtekeningen uit" [Disable typed signatures] — ondertekenaars moeten hun handtekening tekenen.
"Vervaldatum" [Expiration period] — het aantal dagen dat het verzoek open blijft staan.
"Stuur een melding over verlopen handtekeningen naar ondertekenaars" [Send expired signatures notification to signees]
"Opslaan als standaard ondertekeningsopties." [Save as default signing options.] — vink dit aan om de volgende keer dezelfde instellingen te gebruiken.
5. Verstuur het document
Zodra elke ondertekenaar ten minste één veld op het document heeft, wordt de knop "Document verzenden" [Send document] rechtsboven actief. Klik op "Document verzenden".
Uw ondertekenaars ontvangen een e-mail met het verzoek om te ondertekenen.
6. Volg de ondertekening
Terug in "Bestanden" ziet u een penpictogram aan het einde van de rij van het document. Klik erop om de ondertekenverzoeken voor dat document te bekijken.
Ga naar "Handtekeningen"/"Dashboard" om alle documenten die u ter ondertekening hebt verstuurd op één plek te bekijken. Elke rij toont de verzenddatum, het document, de afzender, de ondertekenaars en de status ("Ondertekend" [Signed] of "Niet ondertekend" [Unsigned]). Een vinkje naast een ondertekenaar betekent dat deze heeft ondertekend; een pictogram van een papieren vliegtuigje betekent dat deze nog niet heeft ondertekend.
Klik op het pictogram "i" in de kolom "Acties" [Actions] om het statusrapport te openen.
De pagina "Acties voor het ondertekenen van documenten" [Document signing actions] toont de "Ondertekeningsstatus" [Signing status] van elke ondertekenaar en een "Transactielogboek" [Transaction log] van alles wat er is gebeurd. Hier kunt u:
op "Ondertekenaar bewerken" [Edit Signer] klikken om de gegevens van een ondertekenaar te wijzigen als deze nog niet heeft ondertekend;
op "Herinnering verzenden" [Send reminder] klikken om een ondertekenaar een herinnering te sturen, naast eventuele automatische herinneringen;
op "Contact openen" [Open contact] klikken om naar de contactgegevens van de ondertekenaar te gaan;
op "Annuleer documentondertekening" [Cancel document signing] klikken om het hele verzoek te annuleren.
Wat er gebeurt wanneer iedereen heeft ondertekend
Zodra alle ondertekenaars hebben ondertekend:
voegen we een handtekeningcertificaat toe aan het definitieve document, dat altijd een PDF is;
slaan we het op in dezelfde map als het origineel, met "- signed with MyDocSafe" toegevoegd aan de naam (tenzij u in "Geavanceerde opties" een andere map hebt gekozen);
sturen we elke ondertekenaar per e-mail een link om een eigen exemplaar te downloaden.
In "Handtekeningen"/"Dashboard" verandert de status van het document in "Ondertekend". Documenten die anderen u hebben gevraagd te ondertekenen, vindt u onder "Handtekeningen"/"Teken nu" [Sign now], en de documenten die u hebt ondertekend onder "Handtekeningen"/"Door u ondertekend" [Signed by you].
Geavanceerde scenario's
We ondersteunen ook verschillende complexere situaties. U kunt:
een document ter ondertekening versturen vanuit elke map in "Bestanden" of in een klantportaal;
een ondertekenstap toevoegen aan een "Voorstel" [Proposal] of een "Werkstroom" [Workflow] (zie Portaalworkflows: zichtbaarheid, delen en onboarding – wat uw klanten te zien krijgen);
één document naar veel personen sturen, waarbij iedereen een eigen exemplaar ondertekent (zie Een formulier of document in bulk naar klanten versturen om in te vullen of te ondertekenen);
een document omzetten in een herbruikbare sjabloon met "Maak een statische sjabloon aan" [Create static template];
een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening aanvragen voor documenten die een hoger betrouwbaarheidsniveau vereisen.
Volgende stap: 2. Maak uw eerste klantportaal aan