Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
Elke portaalgebruiker heeft een van de drie machtigingsniveaus. Deze bepalen wat die persoon met documenten in het portaal kan doen.
Wat gebruikers met documenten kunnen doen | "Lezen" | "Lezen/schrijven" | "Volledige toegang" |
Openen en bekijken | Ja | Ja | Ja |
"Downloaden" (Download) | Ja (tenzij u dit blokkeert, zie hieronder) | Ja | Ja |
"Uploaden" (Upload) | Nee | Ja | Ja |
"Hernoemen" (Rename) | Nee | Ja | Ja |
"Verplaatsen naar prullenbak" (Move to Bin) | Nee | Nee | Ja |
Zo ziet elk niveau eruit voor de cliënt op het tabblad "Documenten" (Documents):
"Lezen": geen knop "Uploaden"; alleen "Bekijk document" (View document) en "Downloaden".
"Lezen/schrijven": de knop "Uploaden", plus "Hernoemen".
"Volledige toegang": alles, inclusief "Verplaatsen naar prullenbak".
Het niveau van één persoon wijzigen
Open de portaalgroep, klik op het pictogram "Gebruikers" (Users) naast de naam van het portaal, kies een niveau in de lijst "Rechten" (Permissions) naast de persoon en klik op "Opslaan" (Save).
Het standaardniveau voor nieuwe portaalgebruikers instellen
Open de portaalgroep en klik op "Instellingen" (Settings) > "Beveiliging" (Security). "Standaardmachtigingen" (Default permissions) bepaalt welk niveau personen krijgen wanneer u hen uitnodigt.
Op dezelfde pagina verbergt "Voorkomen dat portaalgebruikers met leestoegang bestanden downloaden" (Prevent portal users with Read access from downloading files) de knoppen voor downloaden, exporteren en afdrukken voor gebruikers met "Lezen". Zij kunnen documenten nog steeds openen en bekijken. Gebruik deze optie voor documenten die cliënten wel mogen inzien, maar niet mogen bewaren, zoals conceptrapporten.
Welk niveau moet ik gebruiken?
De meeste cliënten: "Lezen/schrijven", zodat zij de gevraagde bestanden kunnen uploaden zonder uw documenten naar de prullenbak te kunnen verplaatsen.
Personen die alleen inzage nodig hebben (bijvoorbeeld een adviseur van een cliënt die alleen de jaarrekening hoeft in te zien): "Lezen".
"Volledige toegang" alleen voor personen aan wie u het beheer van de documenten in het portaal toevertrouwt, zoals de financieel directeur van een cliënt.