Nota: alcune schermate mostrano ancora l'interfaccia in inglese; le etichette tradotte sono indicate nel testo.
Preferisce guardare un video? Questo breve video La guida in ogni passaggio; in alternativa, legga le istruzioni qui sotto.
Configurare i servizi e i prezzi è un passaggio importante per semplificare le attività di vendita. Una volta configurata, la sezione "Servizi" [Services] diventerà l'archivio centrale delle informazioni su ciò che vende, a quali prezzi e in quali pacchetti.
Dove trovarla: faccia clic su "Proposte" [Proposals] nel menu in alto.
Il menu a sinistra comprende:
"Servizi" - un elenco dei Suoi servizi con descrizioni dettagliate e prezzi
"Fatture" [Invoices]
"Valute" [Currencies] - un elenco delle valute utilizzate nella Sua attività
"Tassazione" [Taxation] - le tasse da aggiungere ai Suoi servizi
"Pacchetti di servizi" [Service Packages] - le combinazioni di servizi più richieste
Consigliamo di procedere in questo ordine: prima le valute, poi le tasse e infine i servizi, in modo che ogni servizio possa utilizzarle.
1. Configuri le valute
Vada su "Valute".
Faccia clic sul pulsante "+" e aggiunga tutte le valute che utilizza.
Se lo desidera, trascini una valuta usando l'apposita maniglia per cambiarne l'ordine. La prima valuta è quella predefinita.
Faccia clic su "Salva" [Save].
Per rimuovere una valuta, faccia clic sulla "x" rossa accanto ad essa, poi su "Salva".
2. Configuri le tasse
Vada su "Tassazione".
Faccia clic sul pulsante "+" accanto a "Tasse" [Taxes].
Compili "Nome fiscale" [Tax name] (ad esempio "VAT") e "Aliquota fiscale" [Tax rate] (%).
Scelga se la tassa è inclusa nel prezzo alla voce "Le tasse sono incluse nel prezzo?" [Is tax included in price?]. È la scelta più importante: "Sì" [Yes] significa che i prezzi inseriti comprendono già la tassa; "No" [No] significa che la aggiungiamo al prezzo.
Faccia clic su "Salva".
Ripeta l'operazione per ogni aliquota necessaria, ad esempio una ordinaria e una ridotta. Per rimuovere una tassa, faccia clic sull'icona del cestino nella relativa riga.
Alcune aziende avranno più di una tassa, poiché alcuni dei servizi che vendono possono richiedere un'aliquota diversa o essere esenti.
3. Aggiunga i servizi
I servizi sono raggruppati in sezioni (ad esempio "Contabilità" o "Elaborazione paghe"), per mantenere il listino facilmente consultabile. Può aggiungere i servizi uno alla volta oppure importarli tutti da un file CSV.
3a. Aggiunga i servizi uno alla volta
Vada su "Servizi".
Se non ha ancora una sezione, scorra fino in fondo e faccia clic su "Aggiungi una nuova sezione" [Add a new section], quindi le assegni un nome.
Sotto la sezione, faccia clic su "+ Aggiungi un nuovo servizio" [+ Add a new service].
Compili:
"Nome del servizio" [Service name]
"Prezzo unitario" [Unit price], uno per ogni valuta configurata al passaggio 1
"Frequenza di fatturazione" [Billing frequency]: "Una tantum" [One-off], "Ogni ora" [Hourly], "Mensile" [Monthly], "Trimestrale" [Quarterly], "Semestrale" [Semiannual] o "Annuale" [Annual]
"Tassa" [Tax]: una delle tasse configurate, oppure "Nessuno" [None]
Se lo desidera, aggiunga un'"Etichetta dell'unità" [Unit label] (ad esempio "ore" o "utenti") e una "Descrizione del servizio" [Service description]. La descrizione è visibile ai Suoi clienti.
Faccia clic su "OK" [OK].
Il servizio compare nella propria sezione con il prezzo, la tassa e il totale. Faccia clic sull'icona della matita accanto al nome di una sezione per rinominarla, oppure sull'icona del cestino nella riga di un servizio per eliminarlo.
3b. Importi i servizi da un file CSV
Vada su "Servizi".
Faccia clic su "..." accanto a "Servizi" e scelga "Importa da CSV" [Import from CSV].
Trascini il file CSV nel riquadro oppure faccia clic sul riquadro per scegliere il file.
Associ le colonne ai nostri campi, quindi completi l'importazione.
Il file deve contenere una colonna "nome" [name] e una colonna "sezione" [section]. Se una sezione non esiste ancora, la creiamo per Lei.
Suggerimento: per eseguire un backup del listino o modificarlo in blocco, faccia clic su "..." e scelga "Esporta in CSV" [Export to CSV].
Passaggio 4 (opzionale) - raggruppi i servizi in pacchetti:
I pacchetti sono insiemi di servizi che vende spesso insieme, ad esempio "Contabilità di base". Aggiunga un pacchetto a un preventivo con un clic, anziché selezionare ogni servizio.
Questo passaggio opzionale consente di raggruppare i singoli servizi in pacchetti.
Crei innanzitutto un elenco dei pacchetti che desidera offrire.
Una volta definiti i pacchetti, può aggiungere rapidamente i singoli servizi a ciascuno di essi.
Al termine, potrà importare rapidamente un pacchetto durante la configurazione di un preventivo per risparmiare tempo.
Ora è pronto a inviare un preventivo o una proposta.
Nota per gli utenti della versione precedente del modulo "Proposte":
Il modulo "Flussi di vendita" [SalesFlows] non sarà visibile finché non avrà disinstallato "Proposte". Salvi prima tutti i dati che desidera conservare, poiché la disinstallazione del modulo non può essere annullata. Per disinstallare "Proposte", vada su "Proposte" e selezioni "disinstalla" [uninstall] dal menu a sinistra.
Passaggio successivo: 7. Invii il Suo primo preventivo