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1. Inviare un documento per la firma

Il nostro prodotto di firma elettronica consente di inviare documenti (in Word, pdf e altri formati) a una o più persone per la firma. Inviare un documento per la firma è molto semplice. Ecco come inviare il Suo primo documento.

Nota: alcune schermate mostrano ancora l'interfaccia in inglese; le etichette tradotte sono indicate nel testo.

Preferisce guardare un video? Questo breve video illustra tutti i passaggi.

1. Selezioni il documento

Scelga il metodo più adatto alle Sue esigenze.

a) Da "File" [Files] (caricare un nuovo documento)

  1. Vada su "File"/"Tutti i file" [All Files].

  2. Faccia clic sul pulsante "+" accanto a "File aziendali" [Company files].

  3. Selezioni "Invia un documento per la firma" [Send a document for signing], quindi scelga il documento sul Suo computer.

b) Da "File" (un documento già caricato)

  • Faccia clic con il tasto destro sul documento, oppure sul menu a tre punti alla fine della relativa riga, e selezioni "Invia per la firma" [Send for signing].

  • In alternativa, apra il documento e faccia clic su "Invia per la firma" nella barra degli strumenti in alto.

c) Da "Firme" [Signatures]

  1. Vada su "Firme"/"Pannello di controllo" [Dashboard].

  2. Faccia clic sul pulsante "+" accanto a "Pannello di controllo".

  3. Nella pagina "Carica un documento e invialo per la firma" [Upload a document and send for signing], trascini il documento nel riquadro oppure faccia clic sul pulsante "+" per sceglierlo dal Suo computer

Da sapere: un documento caricato in questo modo viene salvato nella cartella "Documenti" [Documents].

2. Aggiunga i firmatari

La pagina di firma si apre con il documento al centro, "Firmatari" [Signers] a sinistra e "Opzioni avanzate" [Advanced options] a destra. La finestra "Aggiungi un firmatario" [Add a signer] si apre subito.

  1. Inizi a digitare il nome o l'indirizzo email del primo firmatario. Lo selezioni dai Suoi contatti oppure digiti un nuovo indirizzo email per creare un nuovo contatto.

    • Per firmare personalmente il documento, faccia clic su "Aggiungimi" [Add me].

    • In alternativa, faccia clic sull'icona del tag accanto al campo e utilizzi "Trova contatti per tag" [Find contacts by tag] per aggiungere tutti i contatti con un determinato tag.

  2. Se lo desidera, scriva un "Messaggio di benvenuto" [Welcome message] (visualizzato quando il firmatario apre il documento) e un "Messaggio di ringraziamento" [Thank you message] (visualizzato al termine della firma). Faccia clic sull'icona a tre punti in uno dei due riquadri per inserire uno dei Suoi "Modelli di messaggio" [Message templates], oppure faccia clic su "Salva come modello" [Save as a template] per riutilizzare il testo scritto.

  3. Scelga il "Tipo di firma elettronica (eIDAS)" [Electronic signature type (eIDAS)]:

    • "Firma Elettronica Semplice (SES)" [Simple Electronic Signature (SES)] — la scelta standard per la maggior parte dei documenti. Se lo desidera, aggiunga un "Passaggio di autenticazione aggiuntivo per sbloccare il documento" [Extra authentication step to unlock the document]:

      • "Verifica tramite codice SMS monouso" [Verification through a one-time SMS code] (Si applicano le tariffe SMS)

      • "KBA - Invia una password generata dal sistema all'indirizzo email del firmatario" [KBA - Send a system generated password to signer's email address]

      • "KBA - Invia una password generata dal sistema a un altro indirizzo email" [KBA - Send a system generated password to another email address]

      • "KBA - Richiedi una password per sbloccare il documento" [KBA - Require a password to unlock the document]

    • "Firma Elettronica Avanzata (AES)" [Advanced Electronic Signature (AES)] — con verifica dell'identità, un solo firmatario.

    • "Firma Elettronica Qualificata (QES)" [Qualified Electronic Signature (QES)] — un solo firmatario

    AES e QES prevedono un piccolo costo per firma, indicato accanto a ciascuna opzione.

  4. Se lo desidera, attivi "Consenti al firmatario di inoltrare la richiesta di firma a un'altra persona" [Allow the signer to forward the signature request to another person].

  5. Faccia clic su "Invia" [Submit].

Il firmatario compare ora nell'elenco "Firmatari". Per aggiungere il firmatario successivo, faccia clic su "Aggiungi un firmatario" e ripeta i passaggi precedenti. Per modificare i dati di un firmatario, faccia clic sull'icona della matita accanto al suo nome.

Se lo desidera, imposti l'ordine di firma. Faccia clic sull'icona dell'ingranaggio accanto a "Firmatari" per aprire la finestra "Gestisci i firmatari" [Manage signers]:

  • Trascini i firmatari utilizzando la maniglia a puntini a sinistra per modificare l'ordine di firma.

  • Faccia clic sull'icona del cestino per rimuovere un firmatario.

  • Al termine, faccia clic su "Salva le modifiche" [Save changes], oppure su "Annulla" [Cancel] per lasciare invariato l'ordine.

3. Posizioni i campi di firma

Sotto l'elenco "Firmatari" vedrà "Trascini i campi pertinenti sul documento" [Please drag and drop relevant fields onto the document].

  1. Faccia clic su un firmatario nell'elenco "Firmatari" per selezionarlo. I campi che posizionerà successivamente saranno assegnati a quel firmatario.

  2. Trascini i campi nelle posizioni appropriate sul documento. Può scegliere tra:

    • "Firma" [Signature]

    • "Data" [Date]

    • "Testo" [Text]

    • "Casella di controllo" [Checkbox]

    • "Paragrafo" [Paragraph]

  3. Ripeta l'operazione per ciascun firmatario.

4. Scelga, se necessario, le opzioni avanzate

Il pannello "Opzioni avanzate" a destra si applica all'intero documento. Faccia clic sull'icona dell'ingranaggio in basso a destra del documento per mostrarlo o nasconderlo.

  • "Inviami un'email ogni volta che qualcuno firma e quando tutti hanno firmato il documento." [E-mail me each time someone signs and when everyone signs the document.]

  • "Invia promemoria automatico" [Send automatic reminder]

  • "Dopo che tutti hanno firmato, eliminare il documento originale." [Delete the original document after everyone signs.]

  • "Archivia il documento firmato in una cartella specifica associata al destinatario." [File the signed document in a specific folder associated with the recipient.]

  • "Richiedi agli utenti di effettuare l'accesso prima di poter firmare." [Require user(s) to login before they can sign.]

  • "Disabilita le firme digitate" [Disable typed signatures] — i firmatari devono tracciare la propria firma.

  • "Periodo di scadenza" [Expiration period] — il numero di giorni per cui la richiesta rimane aperta.

  • "Invia una notifica di firme scadute ai firmatari" [Send expired signatures notification to signees]

  • "Salva come opzioni di firma predefinite." [Save as default signing options.] — selezioni questa opzione per utilizzare le stesse impostazioni la prossima volta.

5. Invii il documento

Quando a ciascun firmatario è assegnato almeno un campo sul documento, il pulsante "Invia documento" [Send document] in alto a destra diventa attivo. Faccia clic su "Invia documento".

I firmatari ricevono un'email con la richiesta di firmare.

6. Monitori la firma

Tornando in "File", noterà un'icona a forma di penna alla fine della riga del documento. Faccia clic su di essa per visualizzare le richieste di firma relative a quel documento.

Per visualizzare in un unico punto tutti i documenti che ha inviato per la firma, vada su "Firme"/"Pannello di controllo". Ogni riga mostra la data di invio, il documento, il mittente, i firmatari e lo stato ("Firmato" [Signed] o "Non firmato" [Unsigned]). Un segno di spunta accanto a un firmatario indica che ha firmato; un'icona a forma di aeroplanino di carta indica che non ha ancora firmato.

Per aprire il rapporto sullo stato, faccia clic sull'icona "i" nella colonna "Azioni" [Actions].

La pagina "Azioni di firma del documento" [Document signing actions] mostra lo "Stato di firma" [Signing status] di ciascun firmatario e un "Registro delle transazioni" [Transaction log] con tutte le attività svolte. Da qui può:

  • fare clic su "Modifica firmatario" [Edit Signer] per modificare i dati di un firmatario che non ha ancora firmato;

  • fare clic su "Invia promemoria" [Send reminder] per sollecitare un firmatario, oltre agli eventuali promemoria automatici;

  • fare clic su "Apri contatto" [Open contact] per accedere al contatto del firmatario;

  • fare clic su "Annulla la firma del documento" [Cancel document signing] per annullare l'intera richiesta.

Cosa succede quando tutti hanno firmato

Una volta che tutti i firmatari hanno firmato:

  • alleghiamo un certificato di firma al documento finale, che è sempre in formato PDF;

  • lo salviamo nella stessa cartella dell'originale, aggiungendo "- signed with MyDocSafe" al nome (a meno che non abbia scelto una cartella diversa in "Opzioni avanzate");

  • inviamo a ciascun firmatario un'email con un link per scaricare la propria copia.

In "Firme"/"Pannello di controllo", lo stato del documento passa a "Firmato". I documenti che altre persone hanno chiesto a Lei di firmare si trovano in "Firme"/"Firma adesso" [Sign now], mentre quelli che ha firmato si trovano in "Firme"/"Firmato da te" [Signed by you].

Scenari avanzati

Sono supportate anche diverse situazioni più complesse. Può:

Passaggio successivo: 2. Creare il Suo primo Portale cliente

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