Nota: alcune schermate mostrano ancora l'interfaccia in inglese; le etichette tradotte sono indicate nel testo.
Prima di iniziare:
Configuri almeno una valuta in "Proposte" [Proposals]/"Valute" [Currencies] — consulti 6. Aggiungere i servizi.
Se lo desidera, aggiunga i servizi e le imposte, in modo che prezzi e imposte vengano compilati automaticamente in ogni riga.
Se desidera che i clienti paghino online, colleghi Stripe (pagamenti con carta) e/o GoCardless (addebito diretto) in "Casa" [Home]/"Impostazioni" [Settings]/"Integrazioni" [Integrations].
Se lo desidera, configuri l'aspetto delle fatture — consulti la sezione 5.
1. Creare una nuova fattura
Faccia clic su "Proposte" nel menu in alto, poi su "Fatture" nel menu a sinistra.
Faccia clic sul pulsante "+". Si apre una nuova fattura con il numero di fattura successivo già compilato.
Da sapere: i numeri di fattura seguono lo schema da Lei impostato. Se modifica il numero, ad esempio in "MY-001", la fattura successiva avrà il numero "MY-002".
2. Compilare la fattura
a) Aggiungere il cliente e le date
Nel campo "Cliente" [Client], inizi a digitare il nome o l'indirizzo email del cliente e lo selezioni.
Se il cliente non è ancora presente nei contatti, digiti il suo indirizzo email e faccia clic su "Aggiungi nuovo contatto" [Add New Contact]. L'indirizzo email viene compilato automaticamente.
Imposti la "Data di emissione" [Issue date] e la "Scadenza" [Due date].
Se necessario, modifichi la "Valuta" [Currency].
b) Aggiungere le voci da fatturare
Nella prima riga, inizi a digitare nel campo "Articolo" [Item]. I servizi vengono visualizzati durante la digitazione, raggruppati per sezione.
Selezioni un servizio: il "Prezzo" [price] e l'"Imposta" [tax] vengono compilati automaticamente. In alternativa, digiti un nome per la voce e inserisca il prezzo manualmente.
Inserisca la "Quantità" [quantity].
Ripeta l'operazione per ogni riga. Il subtotale, le imposte e il totale vengono calcolati man mano.
Suggerimento: per applicare uno sconto, aggiunga una riga, ad esempio "Sconto", con un prezzo negativo (ad esempio -20)
c) Aggiungere note, se necessario
Aggiunga nel campo "Note" [Notes] le informazioni che desidera mostrare al cliente, ad esempio un riferimento o le istruzioni di pagamento. Compariranno nel PDF della fattura.
3. Salvare e inviare
Nella parte superiore della fattura, scelga una delle seguenti opzioni:
"Salva e invia" — salva la fattura e apre subito la finestra "Invia" [Send].
"Salva e chiudi" [Save & close] — salva la fattura come "Bozza" [Draft], così da poterla inviare in seguito.
"Annulla" [Cancel] — esce senza salvare nulla.
a) Scegliere il destinatario e le modalità di pagamento
Nella finestra "Invia fattura" [Send Invoice]:
Verifichi il "Destinatario" [Recipient]. Di solito è già impostato sul cliente della fattura; può scegliere un altro contatto.
Se lo desidera, scriva un "Messaggio personale" [Personal Message]. Comparirà nell'email sopra il riepilogo della fattura.
Se lo desidera, faccia clic su "Modelli" [Templates] per inserire un messaggio salvato, oppure su "Modelli" → "Salva come modello" [Save as a template] per riutilizzare il testo appena scritto.
Se lo desidera, selezioni le modalità con cui il cliente può pagare online:
"Carta di credito/debito (Stripe)" [Credit/Debit Card (Stripe)]
"Addebito diretto (GoCardless)" [Direct Debit (GoCardless)]
Vedrà solo le opzioni che ha collegato. Lasci entrambe deselezionate se il cliente pagherà in altro modo, ad esempio tramite bonifico bancario.
Faccia clic su "Invia fattura".
Da sapere: Stripe prevede un importo minimo di addebito (ad esempio $0.50 USD). Se il totale della fattura è inferiore a tale importo, l'opzione Stripe è disattivata.
Cosa vede il cliente
Il cliente riceve un'email con:
il numero della fattura, le date, tutte le righe, il subtotale, le imposte e il totale;
il Suo messaggio personale, se ne ha aggiunto uno;
la fattura allegata in formato PDF, denominata Invoice-[number].pdf;
un pulsante "Rivedi e paga" [Review and pay], se ha selezionato un metodo di pagamento.
Quando il cliente fa clic su "Rivedi e paga", si apre una pagina di pagamento con il Suo logo, la fattura e un pulsante "Paga" [Pay]. Non è necessario effettuare l'accesso.
Se ha offerto sia il pagamento con carta sia l'addebito diretto, il cliente deve prima scegliere una delle due modalità.
Da sapere:
Il link di pagamento è valido per 30 giorni.
Una volta effettuato il pagamento, il link mostra solo "Pagamento completato" [Payment completed], quindi il cliente non può pagare due volte.
4. Gestire le fatture
Troverà tutte le fatture in "Proposte"/"Fatture", con numero, date, totale e stato ("Bozza", "Inviato" [Sent], "Pagata" [Paid] o "Annullata" [Voided]). Faccia clic sul menu con i tre puntini accanto a una fattura, o al suo interno, per:
"Scarica PDF" [Download PDF] — apre il PDF della fattura nel browser.
"Duplica" [Duplicate] — crea una nuova bozza con lo stesso cliente, valuta, note e righe. È utile per correggere una fattura o per fatturare nuovamente lo stesso lavoro.
"Elimina" [Delete] — disponibile solo per le bozze. La bozza viene rimossa e il relativo numero di fattura torna disponibile.
"Annulla" [Void] — disponibile per le fatture inviate o pagate. La fattura rimane nell'elenco con lo stato "Annullata", a fini di registrazione. L'annullamento di una fattura inviata disattiva il relativo link di pagamento.
5. Configurare l'aspetto delle fatture, se necessario
Il PDF della fattura utilizza il logo e il colore del marchio della Sua azienda, l'indirizzo aziendale e, se li ha aggiunti, le coordinate bancarie, l'identificativo fiscale e il numero di registrazione. Il numero di telefono, il numero di registrazione dell'azienda e l'identificativo fiscale del cliente compaiono nella sezione "Fattura a" [Bill To] se sono presenti nella scheda del contatto.
Per aggiungere termini e condizioni in fondo a ogni fattura:
Vada in "Impostazioni"/"Impostazioni di fatturazione" [Invoice Settings].
Digiti i termini e le condizioni.
Faccia clic su "Salva" [Save].
